Bạn đang muốn thực hiện hoàn trả mặt bằng văn phòng một cách nhanh chóng, tiết kiệm và an toàn nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Bạn không biết khi hợp tác với dịch vụ hoàn trả mặt bằng thì họ sẽ làm gì? Bài viết sau sẽ chia sẻ về “Quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng chuyên nghiệp TPHCM”. Đây là quy trình chi tiết, đầy đủ và mới nhất của các công ty dịch vụ chuyên nghiệp top đầu hiện nay.
Tìm hiểu về quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng chuyên nghiệp TPHCM
Hoàn trả mặt bằng văn phòng là gì?
Hoàn trả mặt bằng văn phòng là việc khôi phục lại hiện trạng ban đầu của mặt bằng nhằm trả cho chủ nhà sau khi kết thúc hợp đồng thuê. Điều này có thể được ghi rõ và quy định trách nhiệm hoàn trả thuộc về ai trong hợp đồng cho thuê ban đầu. Đa phần là do bên thuê văn phòng thực hiện.
Thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng là gì?
Thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng là quá trình thực hiện tháo dỡ, sửa chữa, thay thế lại các hạng mục trong mặt bằng cho đến khi đạt đến hiện trạng như ban đầu trước khi cho thuê. Sau đó sẽ bàn giao lại cho chủ nhà hoặc đơn vị cho thuê.
Quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng chuyên nghiệp là như thế nào?
Quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng là tất cả các bước được thực hiện nhằm giúp bên thuê đưa mặt bằng về lại trạng thái ban đầu trước khi thuê. Đây là quy trình do đội ngũ dịch vụ thi công hoàn trả đề ra nhằm hoàn tất công trình trong thời gian sớm nhất, không làm trễ hạn thanh lý hợp đồng. Quy trình này cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp, đúng theo quy định để đảm bảo chất lượng và tránh tranh chấp với bên cho thuê hay vi phạm luật xây dựng.
Các bước trong quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng chuyên nghiệp gồm những gì? Dưới đây là sáu bước trong một quy trình thi công hoàn trả mặt văn phòng thực sự chuyên nghiệp, uy tín:
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Nhân viên nhận yêu cầu hoàn trả mặt bằng từ khách hàng qua điện thoại hay trực tiếp tại địa chỉ công ty và ghi nhận lại toàn bộ thông tin. Sau đó sẽ đặt thêm các câu hỏi nhằm làm rõ mong muốn và nhu cầu của quý khách. Tiếp theo họ sẽ hẹn thời gian để đội khảo sát đến mặt bằng xem xét hiện trạng một cách cụ thể và kỹ càng. Trước khi đến, nhân viên sẽ gọi trước cho quý khách để thông báo lại một lần nữa về thời gian.
Khảo sát hiện trạng mặt bằng và định giá các hạng mục
Khảo sát hiện trạng mặt bằng là gì?
Đây là một cách thức khảo sát được thực hiện nhằm đánh giá tình trạng và ghi nhận lại tình hình thực tế các hạng mục, trang thiết bị, hệ thống kỹ thuật hiện tại của mặt bằng. Điều này nhằm hỗ trợ tính toán khối lượng công việc, lên danh sách những hạng mục cần sửa chữa hay thay thế về sau. Thông qua bước này sẽ giúp định giá chính xác hơn các khoản chi phí cần bỏ ra, những vật tư, trang thiết bị cần mua.
Cách thức thực hiện khảo sát hiện trạng mặt bằng
Theo lịch hẹn, đội ngũ khảo sát và bên thuê dịch vụ sẽ đến địa điểm hẹn trước để cùng nhau xem xét hiện trạng mặt bằng. Đồng thời để phía thầu thi công nắm được các yêu cầu cụ thể của phía khách hàng. Một số việc sẽ làm tại bước khảo sát này đó là:
Chuẩn bị trước khi khảo sát
- Thu thập thông tin ban đầu về mặt bằng: Bản vẽ thiết kế tòa nhà và văn phòng, bản vẽ hiện trạng văn phòng trước khi cho thuê, biên bản bàn giao mặt bằng và các tài liệu liên quan.
- Xác định phạm vi khảo sát và lập danh sách các hạng mục cần khảo sát.
- Chuẩn bị dụng cụ, phương tiện hỗ trợ và các thiết bị cần thiết cho công tác khảo sát.
Khảo sát thực tế
- Ghi chép chi tiết tình trạng, số lượng, chủng loại, kích thước, vị trí lắp đặt của từng hạng mục. Sắp xếp và phân loại danh sách hạng mục để tiện cho việc báo giá và lên trình tự thi công về sau.
- Chụp ảnh hoặc quay video để lưu giữ làm bằng chứng hoặc đối chiếu về sau.
- Phỏng vấn những người có liên quan để thu thập thêm thông tin một cách chính xác nhất.
- So sánh hiện trạng thực tế mới ghi nhận với các dữ liệu, hình ảnh trước khi thuê.
- Tìm và liệt kê ra những sai sót, hư hỏng hoặc thay đổi so với hiện trạng ban đầu vào bảng danh sách các hạng mục cần sửa chữa, thay thế.
Lập báo cáo khảo sát và thống nhất kết quả
Báo cáo cần bao gồm một số thông tin sau:
- Mục đích và phạm vi khảo sát.
- Thời gian và địa điểm thực hiện khảo sát.
- Danh sách các thành viên tham gia khảo sát.
- Phương pháp khảo sát được sử dụng và phương tiện hỗ trợ.
- Tổng kế các kết quả khảo sát, bao gồm mô tả chi tiết tình trạng của từng hạng mục, hình ảnh, video và các bằng chứng khác.
Kết quả khảo sát cần được thẩm định và thống nhất bởi các bên liên quan trước khi sử dụng để định giá các hạng mục hoặc chi phí cho các vật tư, trang thiết bị cần mua mới.
Báo giá
Dựa trên các kết quả khảo sát ở trên, nhân viên công ty sẽ lên bảng chi phí dự trù trọn gói cho toàn bộ công trình, bao gồm các thông tin như: Danh sách các hạng mục cần thi công hoàn trả, phạm vi công việc cần thực hiện và chi phí sửa chữa cho mỗi hạng mục. Ngoài ra còn chi phí mua vật tư mới để thay thế nếu cần,…
Sau đó, công ty sẽ báo giá trọn gói cùng các diễn giải chi tiết cho mỗi mục để khách hàng dễ dàng tham khảo. Nếu có thêm thắc mắc gì, bên dịch vụ sẽ giải thích rõ ràng cho đến khi bạn đã minh bạch mọi thứ để tiến tới bước tiếp theo của quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng.
Thỏa thuận, ký hợp đồng và lên kế hoạch thi công
Thỏa thuận, ký hợp đồng
Sau khi khách hàng đã đồng ý với báo giá, công ty dịch vụ sẽ soạn hợp đồng thi công hoàn trả mặt bằng. Một số điều khoản sẽ có trong hợp đồng như sau:
- Bên giao thầu (thuê thi công), bên nhận thầu (thi công).
- Mục đích và phạm vi công việc cần thực hiện.
- Tiến độ thi công dự án hoàn trả mặt bằng.
- Giá trị hợp đồng, các loại chi phí, các giai đoạn thanh toán, cách thức, thời điểm thanh toán.
- Tiêu chuẩn chất lượng công trình.
- Quy định khi vi phạm hợp đồng: Chậm trễ tiến độ, sai sót, hư hỏng, thanh toán không đúng đợt,…
- Điều khoản giải quyết tranh chấp.
Hai bên thỏa thuận và nếu đồng ý sẽ cùng ký hợp đồng thi công và đặt cọc theo quy định.
Lên kế hoạch thi công
Bên dịch vụ sẽ lên kế hoạch chi tiết cho quá trình thi công hoàn trả mặt bằng.
- Đầu tiên là xin giấy phép thi công (nếu cần).
- Xem xét lại danh sách các hạng mục cần hoàn trả để chuẩn bị vật tư, trang thiết bị thi công cần thiết.
- Phân công nhiệm vụ cho các nhân sự một cách rõ ràng.
- Đề ra thời gian bắt đầu và hoàn tất của mỗi hạng mục.
- Chuẩn bị bộ tài liệu gồm các giấy tờ cần thiết như: Hợp đồng thi công, biên bản hoàn trả mặt bằng, bản vẽ hiện trạng, hình ảnh chụp thực tế mặt bằng,…
- …
Tiến hành thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng
Đây là công đoạn chính của toàn bộ quá trình hoàn trả mặt bằng. Có rất nhiều việc lớn nhỏ phải thực hiện cho mỗi hạng mục trong văn phòng. Một số đầu việc sẽ được thực hiện trong bước này như sau:
Tháo dỡ các hạng mục công trình
Tháo dỡ các hạng mục công trình đã cũ, hư hỏng hoặc không còn sử dụng theo đúng quy trình kỹ thuật, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường. Ví dụ: Tháo dỡ trần thạch cao, tường, vách ngăn thạch cao hoặc vách kính, sàn nhà gỗ, thảm trải sàn. Ngoài ra còn tháo gỡ các hệ thống điện nước, vệ sinh, internet, thông gió, máy lạnh, phòng cháy chữa cháy,…
Phục hồi hiện trạng mặt bằng
Phục hồi hiện trạng mặt bằng về như ban đầu là việc sửa chữa, thay thế và lắp đặt lại các hạng mục, chẳng hạn:
- Trả lại mặt bằng sàn, tường, trần nhà về trạng thái ban đầu.
- Lắp đặt lại các thiết bị vệ sinh, hệ thống điện nước, hệ thống chiếu sáng.
- Sơn bả, quét vôi lại mặt bằng tường, trần nhà.
Thu dọn phế thải và làm vệ sinh tổng thể mặt bằng
Phân loại rác thải rồi thu dọn và vận chuyển phế thải sinh ra trong quá trình thi công đến nơi tập kết hoặc xử lý theo quy định. Lau dọn vệ sinh tổng thể mặt bằng, khử khuẩn nếu cần để làm trống mặt bằng đúng như yêu cầu.
Nghiệm thu thanh toán hợp đồng
Phía dịch vụ sẽ xác nhận dự án đã hoàn tất và đã kiểm tra xong một lượt. Bên công ty thi công sẽ cùng bên thuê dịch vụ đi nghiệm thu công trình. Dựa trên danh sách hạng mục cần sửa chữa thay thế đã đề ra trước đó để xem xét lại kết quả thi công. Nếu mọi thứ đã đạt tiêu chuẩn và yêu cầu đặt ra, hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng, thanh toán hóa đơn và nhận lại toàn bộ giấy tờ liên quan.
Sau bước này, phía công ty dịch vụ sẽ có các chính sách bảo hành công trình, hỏi ý kiến và đánh giá phản hồi của khách hàng về quá trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng của mình. Từ đó đón nhận, cải tiến dịch vụ của mình ngày một tốt hơn để phục vụ khách hàng một cách hoàn chỉnh nhất.
Các bước trên đây là quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng chuyên nghiệp và phổ biến nhất hiện nay. Đa phần các công ty sẽ thuê bên thầu thi công uy tín để hỗ trợ tất cả các bước này. Bởi nếu bạn là người tự làm, bạn có thể không cần giao tiếp với bên dịch vụ hoàn trả này, nhưng bạn sẽ phải lên kế hoạch chi tiết hơn nữa, phân công từng hạng mục nhỏ và giám sát chặt chẽ. Và chắc chắn rằng, bạn sẽ rất mệt mỏi và khó khăn để thực hiện được. Chưa kể rất nhiều rủi ro có thể xảy ra vì thiếu kinh nghiệm và chuyên môn.
Các lưu ý khi thực hiện quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng
Ngoài việc nắm được quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng ở trên, bạn cũng cần chú ý được một số điều dưới đây để đảm bảo cả quá trình suôn sẻ, thuận lợi nhất:
- Nên lên kế hoạch và tiến hành việc hoàn trả mặt bằng văn phòng sớm nhất có thể để chủ động hơn cũng như giảm chi phí và không bị trễ hạn thanh lý hợp đồng.
- Nên thương lượng với chủ sở hữu văn phòng để có các hỗ trợ tốt nhất về mặt chi phí hoặc giảm bớt số hạng mục phải sửa chữa bằng việc giữ lại cho người thuê sau.
- Nên lựa chọn công ty thi công uy tín, có kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng công trình và tiến độ hoàn thành công việc. Đồng thời cũng giúp việc giảm bớt những vấn đề phát sinh không đáng có.
- Cần cử người giám sát chặt chẽ quá trình thi công để đảm bảo tiến độ, sự an toàn và chất lượng của dự án.
- Luôn mang theo đầy đủ giấy tờ, thông tin về mặt bằng, các giấy phép hay quy định thi công. Đồng thời giữ lại toàn bộ biên lai, hóa đơn, biên bản để tiện đối chiếu, tránh xảy ra tranh chấp không đáng có.
Như vậy bạn đã có được đầy đủ thông tin về quy trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng chuyên nghiệp TPHCM. Và LephongMoving chính là công ty đang thực hiện theo quy trình này và đảm bảo quá trình thi công hoàn trả mặt bằng văn phòng hiệu quả, nhanh chóng, an toàn và minh bạch nhất. Nếu bạn cần thực hiện hoàn trả mặt bằng văn phòng, đừng ngần ngại cho chúng tôi biết mọi mong muốn của mình nhé! Chúng tôi sẽ dùng hết khả năng để đáp ứng và mang đến sự hài lòng cho bạn.
