Đối với nhiều doanh nghiệp, vận chuyển di dời kho xưởng là một công việc vô cùng khó khăn và phức tạp. Nếu như không có sự chuẩn bị chu đáo thì rất có thể dẫn đến tình trạng mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa đồ đạc, đồng thời còn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Để giúp bạn giải quyết nỗi lo này, hôm nay LephongMoving sẽ chia sẻ từ A đến Z những thứ cần chuẩn bị trước khi vận chuyển, di dời kho xưởng.
Trước khi vận chuyển di dời kho xưởng doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Khác với chuyển nhà hay văn phòng, thông thường các kho xưởng có quy mô và diện tích lớn hơn nhiều, kèm theo đó là khối lượng lớn đồ đạc và máy móc. Do đó, khi có dự định vận chuyển kho xưởng, bạn cần chú ý những điều sau để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả:
Chọn thời điểm vận chuyển phù hợp
Việc đầu tiên mà cần lên kế hoạch và chuẩn bị trước là chọn thời điểm vận chuyển kho xưởng phù hợp. Điều này vô cùng quan trọng, đặc biệt là những xưởng chuyên sản xuất và gia công hàng hóa. Nếu như chọn thời gian di dời không đúng lúc, rất có thể xưởng sẽ phải đối mặt với tình trạng gián đoạn sản xuất, ảnh hưởng đến doanh thu.
Doanh nghiệp nên ưu tiên chọn thời gian ít ảnh hưởng nhất đến hoạt động sản xuất và kinh doanh, chẳng hạn như vào cuối tuần, ngày lễ hoặc những thời điểm không có quá nhiều đơn hàng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các yếu tố khác như thời tiết, tình trạng giao thông. Nên tránh chuyển kho xưởng trong điều kiện thời tiết xấu hoặc mùa mưa bão để hạn chế rủi ro hư hỏng hàng hóa và trang thiết bị quan trọng. Bạn cũng nên chọn thời điểm có lưu lượng giao thông thấp để có thể di chuyển nhanh chóng hơn, chẳng hạn như vào sáng sớm hoặc sau giờ cao điểm và hành chính.
Tìm hiểu kỹ thông tin và đánh giá kho xưởng mới
Trước khi vận chuyển di dời kho xưởng, một điều bạn bắt buộc phải làm là tìm kiếm kho xưởng mới phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm kiếm thông tin về kho xưởng thông qua nhiều nguồn như trên Internet, công ty môi giới hoặc từ người quen đã có nhiều kinh nghiệm.
Nếu như bạn đang tìm kiếm nhà kho mới thì nên đến tận nơi để khảo sát diện tích và sức chứa, sao cho đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ hàng hóa hiện tại và có thể mở rộng trong tương lai. Hơn nữa, bạn cũng cần xem xét hệ thống an ninh và PCCC cũng như nhiệt độ và độ ẩm của nhà kho để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn.
Trong khi đó, nếu như doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm nhà xưởng mới, điều đầu tiên cần quan tâm cũng là quy mô và diện tích của nhà xưởng. Nên đảm bảo có đủ không gian để lắp đặt máy móc cũng như phần khu vực làm việc của nhân viên. Bạn cũng nên hỏi chủ mặt bằng rõ ràng về hệ thống cơ sở hạ tầng, ví dụ như hệ thống điện, nước, thông gió hay lối thoát hiểm, hệ thống báo cháy,…
Một lưu ý chung khác cần nhớ khi chọn kho xưởng mới nói chung là điều kiện giao thông xung quanh. Nên chọn những kho xưởng nằm ở vị trí thuận lợi, gần các tuyến đường lớn hoặc các khu vực phát triển giao thương. Ngược lại, không nên chọn những kho xưởng ở các cung đường thường xuyên kẹt xe hoặc quá xa, khó tiếp cận vì điều này có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, đặc biệt là nếu như doanh nghiệp của bạn có nhu cầu vận chuyển hàng hóa thường xuyên với số lượng lớn.
Kiểm tra hiện trạng kho xưởng cũ
Để đảm bảo cho quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, không bị thất thoát đồ đạc, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ tình trạng của kho xưởng hiện tại.
Bạn nên sắp xếp một ngày đến kho xưởng để kiểm kê và lên danh sách tất cả hàng hóa, máy móc và các thiết bị kèm theo số lượng, vị trí đặt hiện tại và tình trạng của từng món đồ. Quan trọng hơn, bạn cũng nên kiểm tra tình trạng của hệ thống điện nước trong kho xưởng, tốt hơn hết bạn nên ngắt kết nối để tránh nguy cơ cháy nổ trong quá trình di dời về sau.
Tháo dỡ và phân loại đồ đạc, hàng hóa
Sau khi đã kiểm tra xong tình trạng của kho xưởng hiện tại, tiếp theo bạn cần tiến hành tháo dỡ cũng như phân loại đồ đạc, hàng hóa để quá trình vận chuyển về sau có thể diễn ra thuận lợi và trơn tru hơn.
Đối với nhà kho, bạn cần phân loại hàng hóa theo từng nhóm cụ thể, ví dụ như nhóm hàng hóa có giá trị cao, nhóm hàng cồng kềnh, nhóm hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ cần bảo quản đặc biệt hoặc nhóm dễ vỡ,… Bạn cũng có thể dán nhãn chú thích tên và tình trạng cho từng thùng hàng để nhân viên có thể dễ dàng nhận diện và sắp xếp vị trí hợp lý khi vận chuyển, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa.
Khác với kho, nhà xưởng không chí chứa hàng hóa mà còn có cả các loại máy móc, thiết bị cồng kềnh và phức tạp hơn rất nhiều. Do đó, bạn cần phải hết sức cẩn thận để đảm bảo chúng không bị va chạm hay hư hỏng. Trước tiên, bạn nên lập danh sách phân loại theo kích thước hoặc chức năng, sắp xếp vào các thùng hàng có chứa lớp lót nilong hoặc khung bảo vệ chuyên dụng. Nếu cần thiết, bạn có thể xem xét sử dụng dịch vụ tháo dỡ từ các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để máy móc, thiết bị được an toàn 100%.
Chuẩn bị dụng cụ đóng gói
Để việc di dời kho xưởng suôn sẻ và thuận lợi, bạn cũng nên chuẩn bị các vật liệu, dụng cụ đóng gói như thùng carton, băng keo, màng bọc nilon, xốp chống sốc, khung bảo vệ hay pallet,… Chúng sẽ giúp bảo vệ hàng hóa của bạn khỏi va chạm và trầy xước. Bạn có thể hỏi mượn nhân viên hoặc người quen để tiết kiệm chi phí tuy nhiên LephongMoving khuyên bạn nên đầu tư mua mới các vật liệu, dụng cụ này để yên tâm hơn.
Lên kế hoạch vận chuyển cụ thể và phân công rõ ràng
Quá trình vận chuyển kho xưởng về sau có nhanh chóng và hiệu quả không phụ thuộc rất lớn vào sự tỉ mỉ và chi tiết của kế hoạch di dời. Sau khi đã tháo dỡ và phân loại đồ đạc và hàng hóa, bạn nên bắt tay vào việc xây dựng một kế hoạch di dời cụ thể.
Nếu như bạn chọn sử dụng dịch vụ chuyển kho xưởng trọn gói thì kế hoạch của bạn sẽ đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều, việc của bạn cần làm chỉ là chọn đơn vị cung cấp dịch vụ này uy tín và phân công nhân viên làm việc, trao đổi với bên đơn vị vận chuyển. Ngược lại, nếu như bạn muốn tự mình thực hiện thì khối lượng công việc cần chuẩn bị, lên kế hoạch sẽ nhiều hơn.
Đầu tiên, bạn sẽ phải phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong công ty, sao cho mỗi người đều nắm được vai trò, công việc của mình. Để đảm bảo an toàn cho nhân viên, cũng nên cần trang bị cả đồ bảo hộ, găng tay và mũ bảo hiểm. Việc quan trọng tiếp theo bạn cần làm là chuẩn bị phương tiện vận chuyển và các thiết bị hỗ trợ như thang nâng, thùng carton, băng keo, bọc nilon, khung bảo vệ,…
Chuẩn bị ngân sách cho việc vận chuyển di dời
Một bước quan trọng không nên bỏ qua trước khi vận chuyển kho xưởng là tính toán và dự trù ngân sách. Sau đây LephongMoving sẽ liệt kê một số hạng mục bạn cần xem xét khi chuẩn bị chi phí:
- Chi phí nhân công: Nếu như có sự hỗ trợ từ nhân viên nội bộ công ty, bạn có thể tiết kiệm được chi phí cho hạng mục này. Tuy nhiên, bạn cũng nên tính chi phí làm ngoài giờ cho nhân viên hoặc các khoản phụ cấp khác để tạo động lực và nâng cao tinh thần. Trong trường hợp nhân viên công ty không có kinh nghiệm, bạn nên cân nhắc thuê nhân công bên ngoài hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển kho xưởng trọn gói để đảm bảo an toàn tối đa cho đồ đạc, hàng hóa.
- Chi phí vận chuyển: Tùy vào quy mô của kho xưởng, số lượng đồ đạc và máy móc cũng như khoảng cách di dời mà chi phí này sẽ thay đổi. Bạn cũng nên chuẩn bị một khoản ngân sách nhỏ chi phí cầu đường hay phí lưu kho tạm thời nếu như thời gian di chuyển kéo dài ngoài dự kiến.
- Chi phí vật liệu đóng gói: Hạng mục này bao gồm phí cho thùng carton, băng keo, bọc nilon, giấy bọc chống sốc, khung bảo vệ chuyên dụng,… Số lượng của vật liệu đóng gói cần mua và chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào số lượng cũng như tính chất đồ đạc, hàng hóa doanh nghiệp, do đó bạn nên thực hiện bước kiểm tra hiện trạng kho xưởng cũ đã nêu ở trên thật kỹ để tính được chi phí chính xác, tránh lãng phí.
- Chi phí dự phòng: Ngoài ba khoản phí đã nêu ở trên, bạn cũng nên nới rộng một khoản phí dự phòng khoảng 5-10% tổng ngân sách để phòng cho những trường hợp phát sinh bất ngờ.
Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Nếu như doanh nghiệp của bạn không có đủ nhân viên giàu kinh nghiệm vận chuyển và có quá nhiều hàng hóa, máy móc cồng kềnh dễ vỡ thì có thể xem xét chọn dịch vụ vận chuyển trọn gói. Bạn nên tìm hiểu kỹ và lựa chọn đơn vị uy tín, chất lượng dựa vào các yếu tố sau: số năm hoạt động và các dự án đã thực hiện; đánh giá từ khách hàng cũ; dịch vụ chăm sóc khách hàng hoặc hệ thống xe tải, taxi vận chuyển. LephongMoving tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển, di dời kho xưởng đáng tin cậy được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.
Bàn giao mặt bằng cũ và thông báo cho đối tác
Việc cuối cùng cần chuẩn bị trước khi vận chuyển kho xưởng là bàn giao mặt bằng cũ và thông báo với đối tác, khách hàng. Trước khi bàn giao, hãy dành thời gian kiểm tra lại một lần nữa kho xưởng cũ để xem có đồ đạc, hàng hóa hay máy móc nào còn sót không. Nếu có hợp đồng thuê, hãy xem xét lại các điều khoản để tránh vi phạm làm phát sinh thêm phí hoặc rắc rối về sau.
Về phía đối tác và khách hàng, hãy nhanh chóng thông báo với họ về việc vận chuyển kho xưởng và thời gian hoạt động lại. Bạn cũng có thể đăng thông báo di chuyển đến địa điểm mới trên website, fanpage công ty để các bên liên quan nắm rõ tình hình.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của LephongMoving về câu hỏi “Trước khi vận chuyển di dời kho xưởng doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?”. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình vận chuyển di dời kho xưởng. Nếu như bạn có nhu cầu thuê dịch vụ vận chuyển kho xưởng trọn gói, hãy liên hệ ngay với LephongMoving thông qua hotline 1800.0068 để được tư vấn và báo giá chi tiết nhanh chóng.
