Thuê mặt bằng văn phòng là bước đầu đánh dấu sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Một địa điểm mặt bằng phù hợp không chỉ giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp củng cố hình ảnh và vị thế trên thị trường. Tuy nhiên, để chọn được mặt bằng văn phòng lý tưởng, doanh nghiệp cần nắm rõ một số yếu tố quan trọng trước khi ra quyết định. Những điểm quan trọng đó là gì? Hãy cùng khám phá bài viết sau đây.
Mặt bằng văn phòng là gì?
Mặt bằng văn phòng là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ diện tích sàn đã được quy hoạch, thiết kế và bố trí chức năng phù hợp cho các tổ chức và doanh nghiệp dùng làm nơi làm việc. Khi đưa vào sử dụng, mặt bằng văn phòng trở thành không gian, nơi nhân viên và các bộ phận của công ty thực hiện hoạt động họp mặt, tiếp khách, kinh doanh,… Trong thiết kế và xây dựng, mặt bằng văn phòng thường được thể hiện chi tiết thông qua bản vẽ (hay còn gọi là Sơ đồ mặt bằng hoặc Floor Layout).
Sơ đồ mặt bằng là gì và vai trò của Sơ đồ mặt bằng?
Sơ đồ mặt bằng (Floor Layout/ Floor Plan)
Sơ đồ mặt bằng là một bản vẽ mô tả toàn bộ cấu trúc, thiết kế tổng thể của một ngôi nhà, công trình xây dựng, không gian văn phòng,… Sơ đồ mặt bằng giúp người đọc có cái nhìn tổng quan, rõ ràng nhất về công trình, hình dung được vị trí và độ lớn của từng không gian theo một tỷ lệ quy ước nhất định.
Phân loại Sơ đồ mặt bằng
Mỗi loại sơ đồ sẽ có đặc điểm bố trí cũng như công năng khác nhau, sau đây là các dạng sơ đồ mặt bằng thường gặp:
- Sơ đồ mặt bằng tổng thể là bản vẽ thể hiện toàn bộ bố trí của một tòa nhà hoặc công trình. Bản vẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng tầng, các phân khu chức năng, tiện ích, hệ thống giao thông nội bộ và khu vực cây xanh.
- Sơ đồ mặt bằng tầng điển hình là bản vẽ chi tiết từng tầng của công trình. Nó thể hiện số lượng phòng, kích thước cụ thể, chiều dài, chiều rộng và chiều cao của từng tầng, giúp nắm rõ cách bố trí không gian bên trong từng tầng.
- Sơ đồ mặt bằng bố trí văn phòng là bản vẽ chi tiết được sử dụng để mô tả cách bố trí văn phòng, phòng họp, khu vực tiếp khách hay các khu vực tiện ích khác trong một văn phòng hoặc tòa nhà.
- Bản vẽ phối cảnh 3D là bản vẽ được dựng trên không gian ba chiều, thể hiện một cách chân thực và sinh động không gian văn phòng sau khi hoàn thiện, giúp người xem dễ dàng hình dung cách bố trí nội thất, phong cách thiết kế, lựa chọn chất liệu và phối màu tổng thể.
- Bản vẽ kết cấu 2D và MEP là những tài liệu kỹ thuật chi tiết, chúng cung cấp các thông số về kích thước, diện tích và vị trí lắp đặt của từng thành phần từ căn phòng đến đồ nội thất. Bản vẽ MEP là một phần của thiết kế 2D, dùng để mô tả hệ thống cơ điện của văn phòng, bao gồm: Hệ thống thông gió và điều hòa không khí, hệ thống cấp thoát nước và thiết bị vệ sinh, hệ thống điện và mạng điện, hệ thống báo cháy và chữa cháy.
Vai trò của Sơ đồ mặt bằng
Sơ đồ mặt bằng là công cụ giúp người đọc hình dung, đánh giá và tối ưu hoá không gian. Việc sử dụng sơ đồ mặt bằng đem lại nhiều giá trị và được thể hiện rõ qua những khía cạnh dưới đây:
- Sơ đồ mặt bằng giúp dự án được thiết kế đúng với mong muốn của chủ đầu tư, đồng thời đảm bảo tính khoa học và tiện ích khi sử dụng thực tế. Qua đó, các không gian được bố trí hợp lý, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Sơ đồ mặt bằng đóng vai trò nền tảng để triển khai các bản vẽ kỹ thuật khác. Nó cung cấp các hướng dẫn cụ thể cho việc thi công xây dựng và sửa chữa, giúp các kỹ sư và nhà thầu thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.
- Sơ đồ mặt bằng giúp kiến trúc sư và nhà thiết kế nội thất có thể hình dung rõ ràng không gian làm việc trong tương lai. Từ đó, họ dễ dàng lên kế hoạch thiết kế và bố trí nội thất một cách khoa học, hợp lý, tối ưu hóa không gian của từng khu vực.
- Sơ đồ mặt bằng giúp việc đánh giá các phương án xây dựng và theo dõi tiến độ thi công trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, cho phép dự trù chính xác vật liệu, nhân công và thời gian thi công, từ đó kiểm soát ngân sách hiệu quả và tối ưu chi phí xây dựng.
Hướng dẫn lựa chọn mặt bằng văn phòng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
Lựa chọn mặt bằng văn phòng là việc làm cần có sự cân nhắc, tính toán cẩn thận. Để chọn được mặt bằng văn phòng lý tưởng doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau:
Vị trí mặt bằng
Vị trí là tiêu chí quan trọng ảnh hưởng đến việc di chuyển và khả năng tiếp cận của nhân viên, đối tác, khách hàng. Nên ưu tiên những mặt bằng nằm gần tuyến giao thông chính hoặc ở khu vực trung tâm để tiết kiệm thời gian di chuyển, tạo sự thuận lợi trong kinh doanh, giao dịch và kết nối với đối tác.
Nên chọn mặt bằng ở nơi thoáng đãng, có ánh sáng tốt, có nhiều cây xanh để tạo không khí trong lành, thư giãn cho nhân viên. Các tiện ích khác như dịch vụ ăn uống, ngân hàng, và giao thông công cộng cũng là yếu tố không thể bỏ qua, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận các dịch vụ thiết yếu và thuận tiện cho các hoạt động ngoài giờ.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần phải xác định mức ngân sách hàng tháng có thể chi trả cho việc thuê mặt bằng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về giá thuê, tránh các đơn vị báo giá mập mờ có thể tự ý đẩy giá lên sau khi đặt cọc. Nên so sánh giá và dịch vụ đi kèm của các loại mặt bằng khác nhau, hợp đồng thuê dài hạn thường có mức giá ưu đãi hơn so với hợp đồng ngắn hạn, sẽ giúp tiết kiệm một phần chi phí.
Quy mô và thiết kế của mặt bằng
Mặt bằng văn phòng cần đủ rộng để phục vụ số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến trong tương lai. Đối với công ty có quy mô nhỏ, nên chọn diện tích vừa phải để tối ưu chi phí, tránh lãng phí không gian. Ngược lại, đối với những doanh nghiệp lớn, với lượng nhân viên đông đảo và thường có khách hàng hoặc đối tác ghé thăm, doanh nghiệp nên chọn mặt bằng văn phòng có diện tích lớn, nằm trong những tòa nhà chuyên cho doanh nghiệp thuê.
Doanh nghiệp nên ưu tiên mặt bằng vuông vức giúp dễ dàng trong việc sắp xếp nội thất và hệ thống ánh sáng, điều hoà. Bên cạnh đó, mặt bằng nên có thiết kế mở, ít cột chắn nhằm giữ cho tầm nhìn được thông suốt và tạo sự hài hoà về thẩm mỹ. Ngoài ra, chiều rộng của các lối đi, hành lang cần đủ rộng để nhân viên thuận tiện trong việc di chuyển, tránh chen chúc đặc biệt trong các giờ cao điểm.
Chất lượng hạ tầng và hệ thống đảm bảo an toàn
Doanh nghiệp cần quan sát và đánh giá kỹ về hiện trạng của các thiết bị sẵn có trong mặt bằng bao gồm: Sàn; hệ thống điện, nước, chiếu sáng; cửa ra vào, cửa sổ; thang máy và khu vực vệ sinh để đảm bảo các hạng mục còn hoạt động tốt, hạn chế phát sinh chi phí sửa chữa trong quá trình sử dụng.
An toàn PCCC cũng là yếu tố hàng đầu cần được quan tâm, mặt bằng văn phòng cần phải có đầy đủ các thiết bị cảnh báo cháy: Đầu báo khói, báo nhiệt, bình chữa cháy và hệ thống phun nước tự động. Đồng thời, các lối thoát hiểm phải luôn được thông thoáng, được bố trí với số lượng, kích thước và vị trí phù hợp với diện tích văn phòng và quy mô nhân sự, nhằm đảm bảo an toàn tối đa khi xảy ra sự cố.
Những câu hỏi thường gặp
Giá thuê mặt bằng phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Giá thuê mặt bằng văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí tòa nhà, chất lượng cơ sở hạ tầng, diện tích và thiết kế mặt bằng, tiện ích đi kèm cũng như mức độ hoàn thiện khi bàn giao. Bên cạnh đó, thời gian thuê cũng tác động đến giá, hợp đồng dài hạn thường có mức giá ưu đãi hơn.
Tìm kiếm mặt bằng văn phòng cho thuê bằng cách nào?
Sử dụng dịch vụ môi giới chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, nhờ kinh nghiệm hiểu rõ thị trường và tìm được mặt bằng phù hợp với nhu cầu, ngân sách. Ngoài ra, các website cho thuê cũng có cung cấp thông tin chi tiết về hình ảnh, giá cả và tiện ích, đồng thời cho phép so sánh và đặt lịch xem trực tiếp, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn mặt bằng phù hợp.
Việc lựa chọn mặt bằng phù hợp không những đem lại những giá trị về mặt thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin, sự chuyên nghiệp thúc đẩy sự phát triển bền vững, giúp kết nối và nuôi dưỡng những thành công. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hoàn trả mặt bằng chuyên nghiệp, liên hệ với LephongMoving qua hotline 1800 00 68 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.
