Vận chuyển hàng hóa đi liên tỉnh cần những giấy tờ gì?

25/02/2024

Vận chuyển hàng hóa liên tỉnh là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa, góp phần thúc đẩy giao thương và phát triển kinh tế. Tuy nhiên, việc vận chuyển hàng hóa qua nhiều địa phương khác nhau cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về an ninh, trật tự. Do đó, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh là vô cùng quan trọng.

Nếu bạn đang có nhu cầu trên, bài viết này sẽ là cẩm nang hữu ích, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh. Theo dõi ngay để tránh vi phạm pháp luật, tiết kiệm thời gian và chi phí nhé.

Tại sao cần chuẩn bị các loại giấy tờ, chứng từ khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh?

Khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh, không riêng gì đơn vị vận chuyển mà khách gửi hàng cũng phải đáp ứng đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết bởi những lý do sau:

Đối với đơn vị vận chuyển:

- Là điều kiện cần về mặt pháp lý, giúp vượt qua các trạm kiểm soát, xử lý nhanh chóng khi gặp sự cố.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín.

Đối với khách hàng:

- Giấy tờ là bằng chứng xác minh nguồn gốc, xuất xứ và chất lượng hàng hóa, giúp tuân thủ các quy định của pháp luật về vận tải và kinh doanh.
- Giúp vận chuyển trơn tru, đúng kế hoạch.
- Thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không hợp lệ có thể dẫn đến việc bị phạt tiền, tịch thu hàng hóa hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Bảo vệ quyền lợi của chủ hàng bởi đây cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển như hư hỏng, mất mát hàng hóa và yêu cầu bồi thường.
- Các loại hóa đơn, chứng từ, phiếu xuất kho là căn cứ để kê khai và hạch toán hàng hóa. Sử dụng các giấy tờ này giúp việc kiểm soát hàng hóa và chi phí trở nên thuận tiện hơn.

Vì những lý do trên, chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh trong nước là điều kiện tiên quyết cho một hành trình suôn sẻ và an toàn.

*Tại sao cần chuẩn bị các loại giấy tờ, chứng từ khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh?*

Đơn vị vận chuyển hàng hóa đi liên tỉnh cần những giấy tờ, chứng từ gì?

1. Các giấy tờ, chứng từ của người trực tiếp điều khiển phương tiện vận chuyển hàng hóa liên tỉnh

Là một tài xế vận chuyển hàng hóa liên tỉnh, bạn luôn cần đảm bảo sự an toàn và tuân thủ luật giao thông. Một phần quan trọng trong việc đó là chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết. Hãy cùng điểm qua những “vật bất ly thân” của mỗi tài xế:

Giấy phép lái xe:

- - Giấy phép lái xe phải phù hợp với loại phương tiện bạn đang điều khiển.
  - Kiểm tra hạn sử dụng thường xuyên để đảm bảo tính hợp lệ.

Giấy chứng nhận tập huấn lái xe taxi hoặc giấy tờ tương tự:

- - Áp dụng cho tài xế lái xe taxi tải, xe tải liên tỉnh.
  - Cần mang theo khi làm nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa.

Giấy chứng nhận sức khỏe định kỳ:

- - Thể hiện tình trạng sức khỏe phù hợp để lái xe đường dài.
  - Cần được cập nhật theo đúng thời hạn quy định.

Căn cước công dân:

- Giấy tờ tùy thân chính thức để xác minh danh tính.
- Mang theo để trình báo khi có yêu cầu của cơ quan chức năng khi bị kiểm tra.

Việc mang theo các loại giấy tờ trên giúp tài xế thể hiện trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của mình trong quá trình làm việc. Đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra cũng như bảo vệ quyền lợi của tài xế nếu không may gặp phải sự cố khi vận chuyển hàng hóa trong nước.

2. Các giấy tờ, chứng từ của đơn vị kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa liên tỉnh

Là một doanh nghiệp vận tải hàng hóa liên tỉnh, bạn luôn mong muốn di chuyển suôn sẻ thì cần chuẩn bị các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết sau:

Giấy chứng nhận kinh doanh vận tải

Nếu các doanh nghiệp kinh doanh hợp pháp trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bắt buộc phải có giấy chứng nhận kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.

Giấy tờ của phương tiện vận chuyển hàng hóa

Mỗi một phương tiện ô tô tham gia vận chuyển hàng hóa đều bắt buộc phải có các giấy tờ đầy đủ sau:

Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô.
Giấy chứng nhận bảo hiểm phương tiện ô tô.
Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (giấy chứng nhận kiểm định). Xe được dán tem kiểm định trên góc trên bên phải cửa kính xe ô tô.
Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải nếu có.
Sổ nhật trình chạy xe.
Phù hiệu xe chạy theo diện hợp đồng.

3. Các giấy tờ, chứng từ vận tải cần thiết khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh

Hàng hóa đi đường cần những loại giấy tờ gì? Khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh, có một số giấy tờ và chứng từ quan trọng mà bạn cần chuẩn bị để tuân thủ quy định về vận tải. Dưới đây là một số giấy tờ và chứng từ cần thiết cho hàng hóa đi đường:

Biên bản giao nhận

Vận đơn, hay còn gọi là biên bản giao nhận, là chứng từ thiết yếu khi vận chuyển hàng hóa trong nước. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh:

Hàng hóa đã được tiếp nhận: Vận đơn là bằng chứng cho việc đơn vị vận chuyển đã nhận hàng từ bạn.
Hành trình vận chuyển: Vận đơn ghi rõ thông tin về điểm đến, người nhận, giúp theo dõi hành trình hàng hóa.
Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra sự cố, vận đơn là cơ sở để xác minh và giải quyết.

Biên bản giao nhận sẽ được đơn vị vận chuyển giao cho khách hàng sau khi tiếp nhận hàng hóa. Khách hàng phải giữ gìn vận đơn cẩn thận để đảm bảo quyền lợi trong suốt quá trình vận chuyển.

Giấy tờ đi đường

Giấy tờ đi đường được xem là giấy dùng để ủy quyền cho xe vận chuyển hàng đi liên tỉnh. Nội dung trên giấy tờ đi đường thể hiện: nơi đi, nơi đến, số ngày công tác, lý do lưu trú, phương tiện sử dụng,… Công dụng của giấy đi đường là xác thực tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Các loại hóa đơn chứng từ

Các loại hóa đơn (đã gồm VAT) liên quan đến lô hàng vận chuyển là một trong những giấy tờ quan trọng, nó liên quan mật thiết đến quá trình kê khai trong chi phí vận chuyển. Nó đóng vai trò xác minh nguồn gốc, giá trị và thông tin chi tiết về lô hàng. Đồng thời là cơ sở pháp lý để bạn đối chiếu với đơn vị vận chuyển trong trường hợp xảy ra sự cố. Nhờ đó, bạn có thể bảo vệ quyền lợi của mình và yêu cầu bồi thường nếu cần thiết.

Giấy tờ xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ kế toán quan trọng kèm theo hàng hóa được sử dụng với mục đích chứng minh nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa trong việc lưu thông trên thị trường.

Khi hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ kho của doanh nghiệp, cần phải có phiếu xuất kho để việc kê khai và hạch toán trở nên dễ dàng hơn. Phiếu này do khách hàng cung cấp.

Hợp đồng vận chuyển hàng hóa

Hợp đồng vận chuyển là chứng từ thể hiện đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan. Đây cũng là loại giấy tờ giúp giải quyết những tranh chấp pháp lý nếu có tình huống không may xảy ra.

Quy định các loại giấy tờ, chứng từ hàng hóa đi đường cần thiết của bên gửi hàng?

Ngoài đơn vị vận chuyển, khách hàng gửi hàng hóa vận chuyển liên tỉnh cũng phải đáp ứng đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ thiết yếu để đảm bảo quá trình vận chuyển suôn sẻ và thuận lợi. Các loại giấy tờ, chứng từ hàng hóa đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xác minh tính hợp pháp của lô hàng. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, quy định về chứng từ sẽ có những điểm khác biệt (Được quy định tại Thông tư số 94/2003/TTLT). Dưới đây là thông tin về một số trường hợp thường gặp:

– Trường hợp 1: Hàng hóa chuyển theo hình thức nội bộ từ cơ sở kinh doanh này đến chi nhánh, cửa hàng; hàng hóa xuất kho để bán, trao đổi, biếu tặng,…; hàng hóa xuất giao cho đại lý; hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động; cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ:

Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
Phiếu xuất kho.
Phiếu vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ, ghi rõ thông tin về nguồn gốc, điểm đến, số lượng và thông tin liên quan khác.

– Trường hợp 2: Hàng hóa được xuất giao cho đại lý bán theo giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng cần phải có ít nhất một trong 2 chứng từ sau:

Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng: Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng cung cấp thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị và các điều khoản giao dịch, bao gồm cả thông tin về hoa hồng được hưởng.
Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ: Trên phiếu cung cấp thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa và thông tin vận chuyển, trong khi lệnh điều động nội bộ ghi rõ thông tin về nguồn gốc, điểm đến và các chi tiết khác liên quan đến việc giao hàng cho đại lý.

– Trường hợp 3: Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ cần có các loại giấy tờ, chứng từ cung cấp thông tin chính xác về giao dịch mua bán và giá trị hàng hóa sau:

Hóa đơn GTGT.
Hợp đồng bán hàng đúng số lượng và giá trị của hàng đã xuất bán.

– Trường hợp 4: Hàng hóa đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải đảm bảo quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa với đầy đủ các chứng từ:

Lệnh điều động nội bộ: Trên chứng từ có thông tin về nguồn gốc, điểm đến, số lượng và các chi tiết khác liên quan đến việc chuyển hàng.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cung cấp thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa, thông tin vận chuyển và các chi tiết khác liên quan đến việc giao hàng cho người vận chuyển.

– Trường hợp 5: Cơ sở hoặc chủ kinh doanh muốn xuất hàng hóa là nguyên liệu hay đưa sản phẩm đi gia công cần có:

Phiếu xuất kho.
Hợp đồng gia công hàng hóa.

Ngoài ra, khi sản phẩm đã được gia công và trả lại, cơ sở gia công cần có phiếu xuất kho ghi rõ việc xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.

– Trường hợp 6: Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa hoặc hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng bị trả lại hoặc trường hợp xuất khẩu hàng hóa – kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu khi xuất khẩu cần phải có đầy đủ chứng từ:

Hóa đơn GTGT.
Hợp đồng bán hàng.
Hợp đồng tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường.

– Trường hợp 7: Các sản phẩm hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hợp đồng bán hàng gồm:

Cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi phải lập bảng kê, nhận hàng gửi bán.
Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa có giá trị thấp cung cấp bảng kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán, từng loại hàng,…
Cơ sở mua sản lâm, thủy – hải sản do người dân sản xuất, khai thác cần cung cấp hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thủy hải sản, nông sản theo mẫu số 06/TMH-3LL.

– Trường hợp 8: Nếu là cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định cần cung cấp các loại giấy tờ, chứng từ sau:

Lập bảng kê bán lẻ hàng hóa để ghi chép và quản lý thông tin về từng lần bán hàng và từng loại hàng hóa.
Thông tin bảng kê cần có: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, ngày bán hàng và thông tin khách hàng (nếu có).

Quy định thủ tục vận chuyển hàng hóa đường bộ

1. Các quy định vận chuyển hàng hóa đường bộ

Khi tham gia vận chuyển hàng hóa đường bộ, các đơn vị kinh doanh phải đảm bảo thực hiện đầy đủ và chính xác những quy định về quy trình, thiết bị, sắp xếp hàng hóa. Cụ thể:

Quy định về việc thực hiện quy trình đảm bảo an toàn giao thông trong hoạt động kinh doanh vận tải

- Biện pháp kiểm tra, bảo dưỡng phương tiện.
- Biện pháp đào tạo, tập huấn lái xe.
- Biện pháp quản lý hành trình, thời gian lái xe.

Quy định về thiết bị camera giám sát hành trình:

- Xe kinh doanh vận tải hành khách, hàng hóa phải lắp đặt camera giám sát hành trình theo quy định.
- Camera phải đảm bảo chất lượng hình ảnh, âm thanh rõ ràng, hoạt động liên tục trong suốt hành trình.
- Dữ liệu camera được lưu trữ tối thiểu 30 ngày.

*Xe kinh doanh vận tải hành khách, hàng hóa phải lắp đặt camera giám sát hành trình theo quy định*

Quy định về xếp hàng hóa trên phương tiện:

- Tổng tải trọng trục xe, tổng trọng lượng của xe.
- Chiều rộng, chiều dài, chiều cao xếp hàng hóa được phép.
- Hàng hóa phải được xếp gọn gàng, ngăn nắp, buộc chắc chắn.
- Hàng hóa không được cản trở tầm nhìn, thao tác của người lái xe.

Quy định về chằng buộc hàng hóa:

- Hàng hóa phải được chằng buộc bằng dây chằng, dây buộc phù hợp.
- Dây chằng, dây buộc phải đảm bảo độ bền, chắc chắn.
- Phương pháp chằng buộc phải phù hợp với từng loại hàng hóa.

2. Vận chuyển xe máy bằng xe tải cần giấy tờ, chứng từ gì?

Để tránh bị phạt, khi vận chuyển xe máy bằng xe tải cần chuẩn bị các loại giấy tờ:

Giấy đăng ký xe.
Bảo hiểm trách nhiệm dân sự.
Giấy chứng nhận đảm bảo an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.

3. Xe tải đi liên tỉnh cần những giấy tờ gì?

Đối với các phương tiện xe tải muốn đi liên tỉnh thì các lái xe cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết như sau:

Giấy đăng ký xe ô tô.
Sổ nhật trình chạy xe.
Phù hiệu xe chạy.
Giấy chứng nhận đảm bảo an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.
Bảo hiểm trách nhiệm dân sự.

Vận chuyển hàng hóa đi liên tỉnh thiếu giấy tờ đầy đủ bị xử phạt như thế nào?

Hành vi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh thiếu giấy tờ đầy đủ sẽ bị xử phạt theo quy định của Nghị định 100/2019/NĐ-CP:

– Mức phạt tiền:

Đối với cá nhân: Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu thiếu một trong các giấy tờ sau:

- Giấy đăng ký xe;
- Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển;
- Giấy phép kinh doanh vận tải (đối với xe kinh doanh vận tải);
- Hợp đồng vận chuyển (đối với xe kinh doanh vận tải);
- Vận đơn (đối với xe kinh doanh vận tải);
- Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới.

Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu thiếu hai hoặc nhiều hơn hai trong các giấy tờ trên.

Đối với tổ chức:

- Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu thiếu một trong các giấy tờ trên.
- Phạt tiền từ 12.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu thiếu hai hoặc nhiều hơn hai trong các giấy tờ trên.

– Hình thức xử phạt bổ sung:

Tịch thu tang vật vi phạm.
Buộc khôi phục tình trạng ban đầu của vi phạm.

Lưu ý:

Mức phạt cụ thể sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm và giá trị hàng hóa.
Cán bộ Thanh tra giao thông có quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính.
Chủ xe có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa đi liên tỉnh là vô cùng quan trọng và cần thiết. Hy vọng bài viết này cung cấp cho bạn thông tin hữu ích.

*LephongMoving đơn vị vận chuyển hàng hóa đi liên tỉnh uy tín, chuyên nghiệp*

LephongMoving tự hào là đơn vị cho thuê xe tải chở hàng đi tỉnh uy tín, giá rẻ, chuyên nghiệp trên địa bàn TPHCM và cả nước. Cam kết vận chuyển hàng hóa an toàn – nhanh chóng – chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, giúp khách hàng an tâm khi sử dụng dịch vụ. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề, LephongMoving đã được rất nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn, đặc biệt là các dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi liên tỉnh như: