Không giống với chuyển chung cư hay nhà ở, chuyển văn phòng là một quá trình khó khăn và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo hơn nhiều. Bạn không chỉ phải xử lý các món đồ nội thất lớn mà còn cả các thiết bị điện tử cồng kềnh, dễ hư hỏng. Để quá trình chuyển địa điểm làm việc diễn ra suôn sẻ, bạn nên lên kế hoạch cẩn thận và dự trù cả những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Trong bài viết này, LephongMoving sẽ cung cấp cho bạn những việc cần lưu ý trước khi chuyển văn phòng để suôn sẻ, thuận lợi.
Những việc cần lưu ý trước khi chuyển văn phòng làm việc mới
Địa điểm văn phòng mới
Trước khi chuyển văn phòng, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định địa điểm văn phòng mới. Bạn nên lưu ý về diện tích, vị trí địa lý cũng như các tiện ích đi kèm của văn phòng mới. Nên chọn văn phòng có vị trí ở các quận trung tâm, có diện tích vừa phải, phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp. Nếu như bạn có dự định mở rộng quy mô công ty thì cũng có thể cân nhắc chọn những văn phòng có diện tích lớn hơn.
Một điều đáng chú ý khi xác định địa điểm văn phòng mới là các tiện ích đi kèm của văn phòng đó, chẳng hạn như thang máy, bãi đậu xe, an ninh và đặc biệt là hệ thống phòng cháy chữa cháy, thang thoát hiểm. Ngoài ra, bạn cũng nên lưu tâm về yếu tố phong thủy của văn phòng mới. Nên ưu tiên chọn những văn phòng thông thoáng, không bị chắn bởi các công trình lớn như tòa nhà hay cột điện để đảm bảo luồng khí lưu thông tốt. Hơn nữa, ướng văn phòng cũng cần phù hợp với tuổi và mệnh của chủ công ty.
Thời gian chuyển văn phòng mới
Xác định thời gian chuyển văn phòng cũng là một việc phải làm trước khi thực hiện di dời văn phòng. Một yếu tố cần lưu ý là khung giờ chuyển, nên tránh những giờ cao điểm như 7 giờ sáng đến 9 giờ sáng, 4h30 chiều đến 6.30 chiều vì lúc này là giờ mọi người đi làm và tan ca, lưu lượng xe cộ rất đông, thậm chí còn có thể xảy ra tình trạng tắc nghẽn giao thông. LephongMoving khuyên bạn nên chuyển vào ngày cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc để vừa giảm thiểu được tình trạng tắc đường, lại vừa giảm gián đoạn công việc.
Nếu bạn quan tâm đến phong thủy, cần lưu ý chọn ngày hoàng đạo hoặc ngày hợp tuổi và mệnh chủ công ty. Hơn nữa, bạn cũng nên tránh chuyển văn phòng vào ngày sát chủ, tam nương hoặc ngày xung vì chúng được coi là những ngày xấu, không tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Phương pháp chuyển văn phòng và đơn vị phù hợp
Để chọn được phương pháp chuyển văn phòng phù hợp, bạn nên dựa vào quy mô công ty, khối lượng đồ đạc cần vận chuyển cũng như khoảng cách giữa văn phòng cũ và mới. Nếu như công ty có quy mô nhỏ, đồ đạc ít và cách văn phòng mới không quá xa thì bạn có thể cân nhắc tự sắp xếp và đóng gói đồ đạc, chỉ thuê xe tải hoặc taxi để vận chuyển. Tuy nhiên, nếu như doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn, nhiều tài sản giá trị thì nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để tiết kiệm thời gian và công sức.
Khi chọn đơn vị vận chuyển, ngoài giá cả thì bạn cũng nên lưu ý cả yếu tố uy tín cũng như kinh nghiệm chuyển văn phòng. Nên chọn những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận chuyển, từng thực hiện nhiều dự án chuyển văn phòng. Bạn cũng có thể xem xét các đánh giá từ những khách hàng trước trên website hoặc fanpage của đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng.
Danh sách đầu việc cần thực hiện
Việc lên kế hoạch và chuẩn bị danh sách đầu việc cần thực hiện là một điều nhất định phải làm để quá trình chuyển văn phòng về sau được suôn sẻ và thuận lợi. Bạn nên lưu ý chỉ định rõ người phụ trách cụ thể cho từng hạng mục công việc để mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình, chuẩn bị kỹ lưỡng tránh những lúng túng, thiếu sót về sau.
Một điều khác mà bạn cần lưu tâm là kiểm kê lại tất cả đồ đạc, thiết bị của công ty và ghi chú rõ ràng về tình trạng của chúng. Khi đó, bạn sẽ có thể quyết định được nên vận chuyển hay thanh lý bớt những món đồ đã cũ không dùng đến hoặc đã bị hư hỏng.
Lưu ý về sự an toàn của nhân viên
Trước khi chuyển văn phòng, bạn cũng nên lưu ý cả yếu tố an toàn của nhân viên. Bạn nên cân nhắc tổ chức một buổi họp nhỏ để thông báo cho toàn bộ nhân viên về kế hoạch cũng như quy trình chuyển văn phòng. Nếu được, nên hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện để nhân viên hiểu và tuân thủ, tránh những sự cố không mong muốn có thể bất ngờ phát sinh.
Nếu như công ty bạn lớn và có nhiều đồ đạc, thiết bị cồng kềnh khó di chuyển thì hãy hỏi và lắng nghe ý kiến của nhân viên, xem họ có cần cung cấp các công cụ hỗ trợ như xe đẩy hay không. Bạn cũng nên chú ý đến thể lực của nhân viên để phân công công việc sao cho hợp lý, đồng thời nhắc nhở nhân viên mặc trang phục thỏa mái vào ngày vận chuyển, chẳng hạn như nên mang giày thể thao thay vì giày da hoặc cao gót, áo phông thay vì sơ mi gò bó.
Ngoài ra, để tiết kiệm công sức và bảo đảm an toàn cho nhân viên, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của các đơn vị vận chuyển. Công ty vận chuyển sẽ thay bạn thực hiện tất cả quá trình từ phân loại, đóng gói cho đến vận chuyển, lắp đặt tại văn phòng mới, do đó bạn không cần phải huy động nhân viên, để họ có thời gian tập trung vào những công việc chuyên môn quan trọng hơn.
Lưu ý về bảo mật thông tin công ty
Đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng hay bảo hiểm thì việc bảo mật thông tin công ty cũng là một yếu tố quan trọng đáng chú ý. Trước khi chuyển văn phòng, hãy kiểm kê và phân loại những giấy tờ, hồ sơ hoặc trang thiết bị có chứa thông tin mật của công ty và nên vận chuyển cẩn thận.
Để chắc chắn hơn, bạn có thể nên thực hiện sao lưu tất cả dữ liệu quan trọng trên máy tính, laptop, máy chủ công ty,… để phòng ngừa sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển. Hoặc, bạn cũng phân công cho một người giám sát quy trình vận chuyển tài liệu, thiết bị có chứa thông tin nhạy cảm. Điều này sẽ giúp ngăn chặn những hành vi rò rỉ thông tin không mong muốn.
Thông báo về việc chuyển văn phòng
Trước khi chuyển văn phòng, ngoài thông báo với nhân viên trong nội bộ công ty thì bạn cũng nên báo với các khách hàng và đối tác. Nếu được, bạn có thể thông báo chi tiết ngày chuyển văn phòng và thời gian doanh nghiệp sẽ hoạt động trở lại. Nếu như công ty của bạn có website hay fanpage thì bạn cũng nên cập nhật lại địa chỉ chính xác của văn phòng mới. Bạn cũng có thể viết một bài cập nhật trên trang cá nhân công ty để các đối tác, khách hàng có thể kịp thời nắm được thông tin.
Bàn giao mặt bằng cũ
Việc cuối cùng cần làm trước khi chuyển văn phòng là bàn giao mặt bằng cũ. Bạn nên lưu ý kiểm tra lại toàn bộ không gian một lần nữa xem còn sót đồ đạc, thiết bị không. Bạn cũng có thể quay video hoặc chụp hình lại để làm bằng chứng và gửi cho chủ cũ.
Hơn nữa, nếu có bất kỳ khu vực nào bị hư hỏng, bạn cũng nên thông báo rõ ràng với chủ mặt bằng hoặc quản lý tòa nhà để tránh những tranh chấp không đáng có về sau. Cuối cùng, đừng quên yêu cầu ký thỏa thuận bàn giao lại mặt bằng.
Một số câu hỏi thường gặp trước khi chuyển văn phòng
Nên tự chuyển văn phòng hay thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói?
Tùy vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể cân nhắc thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hoặc tự chuyển. Nếu như doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn, có nhiều đồ đạc hoặc thiết bị cồng kềnh thì bạn nên sử dụng dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói để tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản của công ty.
Cần chuẩn bị trước bao lâu để chuyển văn phòng?
Thời gian chuẩn bị trước khi chuyển văn phòng của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau, thùy thuộc vào quy mô và khối lượng đồ đạc, tài sản. Thông thường, bạn nên lên kế hoạch và chuẩn bị ít nhất từ 1 tháng đối với văn phòng nhỏ và 2 đến 3 tháng đối với văn phòng lớn. Tuy nhiên, nếu như bạn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì các nhân viên của đơn vị vận chuyển sẽ thay bạn lên kế hoạch chuyển dọn, giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Chi phí chuyển văn phòng trung bình là bao nhiêu?
Cũng giống như thời gian chuẩn bị, chi phí chuyển văn phòng phụ thuộc vào quy mô và khối lượng đồ đạc, tài sản của doanh nghiệp và cả khoảng cách giữa văn phòng cũ và địa điểm làm việc mới. Trung bình, chi phí chuyển có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng. Để nhận được báo giá chi tiết miễn phí, bạn có thể liên hệ với LephongMoving thông qua hotline 1800.0068.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về những việc cần lưu ý trước khi chuyển văn phòng. Hy vọng rằng với những thông tin này, bạn có thể chuẩn bị thật tốt cho quá trình chuyển văn phòng về sau. Nếu như bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn, hãy liên hệ ngay với LephongMoving, đội ngũ tư vấn luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/24 và báo giá chi tiết miễn phí.
