Chuyển nhà và chuyển văn phòng đòi hỏi những chuyên môn khác nhau. Nếu doanh nghiệp không tìm hiểu trước các việc cần làm trước khi chuyển văn phòng sẽ vướng phải nhiều khó khăn, khiến việc quá trình vận chuyển bị chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, hơn hết là những rủi ro đồ dùng, trang thiết bị công ty bị thất lạc hay hư hỏng. Hãy cùng LephongMoving tìm hiểu những kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết giúp doanh nghiệp di dời đồ đạc nhanh chóng, dễ dàng, an toàn và hiệu quả qua bài viết dưới đây.
Những sai lầm khi chuyển văn phòng
Có những sai lầm nào doanh nghiệp thường gặp khi chuyển văn phòng? Tránh những lỗi phổ biến khi thực hiện chuyển văn phòng để đảm bảo kế hoạch di dời diễn ra hiệu quả về chi phí và đúng theo tiến độ. Dưới đây là 10 sai lầm thường gặp nhất:
- Không xác định rõ về ngân sách chuyển văn phòng.
- Quên cập nhật thông tin địa chỉ liên hệ mới cho đối tác và khách hàng.
- Không kiểm tra tình trạng giao thông kẹt xe, cấm xe hay các tuyến đường di chuyển đến văn phòng mới.
- Quên đóng bảo hiểm cho hàng hóa chuyển văn phòng với các tài sản giá trị và quan trọng.
- Thiếu bảo quản đúng cách hồ sơ và tài liệu quan trọng.
- Thiếu quy trình đối phó với vấn đề khẩn cấp hay xử lý các rủi ro trong quá trình vận chuyển văn phòng.
- Không tận dụng sự kiện trọng đại của công ty để làm truyền thông.
- Không xem dự báo thời tiết, hay lựa chọn ngày chuyển văn phòng cần thận.
- Thiếu kế hoạch chuẩn bị tâm lý cho nhân viên.
- Quên hướng dẫn, phân chia công việc đào tạo nhân viên trước ngày chuyển phòng (nếu doanh nghiệp tự thực hiện).
- Không tìm hiểu trước và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng không uy tín.
Những việc cần làm trước khi vận chuyển văn phòng
Đảm bảo thông tin liên lạc địa điểm văn phòng thông báo cho nhân viên, khách hàng và đối tác
Vì sao cần thông báo chuyển văn phòng? Thông báo chuyển văn phòng là quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình chuyển đổi và duy trì ổn định trong hoạt động kinh doanh. Bằng cách thông báo trước, doanh nghiệp có thể tạo điều kiện cho sự chuẩn bị của nhân viên, giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc và xây dựng lòng tin từ đối tác cũng như khách hàng.
Nhân viên cần thời gian để điều chỉnh và làm quen với môi trường mới, và thông báo trước giúp họ lên kế hoạch cá nhân một cách hiệu quả. Đối với đối tác và khách hàng, thông báo này giúp họ cập nhật thông tin liên hệ và tránh những nguy cơ gặp khó khăn khi tìm kiếm hoặc liên lạc với doanh nghiệp.
Xác định thời gian chuyển văn phòng
Vì sao cần xác định thời gian chuyển văn phòng? Việc xác định thời gian chuyển văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết và giảm thiểu gián đoạn trong hoạt động kinh doanh mà còn mang lại nhiều lợi ích khác. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể chuẩn bị tinh thần cho nhân viên và đối tác, tối ưu hóa quản lý chi phí, duy trì sự liên lạc hiệu quả và tăng cường năng suất sau chuyển văn phòng.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp thuê các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, việc xác định thời gian trở nên càng quan trọng và mang lại nhiều lợi ích đặc biệt. Dịch vụ trọn gói thường bao gồm mọi khía cạnh của quá trình chuyển văn phòng, từ đóng gói đồ đạc, vận chuyển, đến việc sắp xếp lại văn phòng mới. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của tài sản và hiệu suất công việc ngay sau khi chuyển văn phòng. Các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thường có kế hoạch thực hiện rõ ràng và đảm bảo sự hỗ trợ chi tiết, từ việc lên lịch trình đến việc kiểm soát chi phí, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản lý cho doanh nghiệp.
Xác định ngân sách chuyển văn phòng
Chi phí chuyển văn phòng gồm những gì? Việc xác định ngân sách chuyển văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuẩn bị và thực hiện sự chuyển đổi văn phòng. Ngân sách không chỉ là công cụ kiểm soát chi phí mà còn là cơ sở để lên kế hoạch chi tiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực tài chính và đặt ra ưu tiên cho các hoạt động quan trọng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tránh chi phí phát sinh và đảm bảo rằng quá trình chuyển văn phòng diễn ra hiệu quả.
Ngoài ra, việc xác định ngân sách hỗ trợ trong quá trình đàm phán với đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, đảm bảo rằng chi phí được thảo luận là hợp lý. Ngân sách cũng giúp chuẩn bị cho các chi phí không dự kiến, tạo tính linh hoạt và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Tổng cộng, xác định ngân sách là một bước quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển đổi văn phòng được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Các chi phí chuyển văn phòng cơ bản gồm:
- Chi phí dịch vụ chuyển văn phòng, nếu doanh nghiệp thuê các công ty vận tải.
- Chi phí đóng gói và vận chuyển.
- Chi phí thiết bị và vật dụng cho văn phòng mới.
- Chi phí bảo hiểm tài sản hàng hóa (nếu có).
- Chi phí cập nhật thông tin ở địa chỉ mới và thông báo quảng bá đến khách hàng.
- Chi phí lưu trữ tạm thời, nếu số lượng đồ đạc cần vận chuyển nhiều và thời gian vận chuyển lâu.
- Chi phí phát sinh khác.
Tận dụng để quảng bá thương hiệu cho công ty
Có nên tận dụng quá tình chuyển văn phòng để quảng bá cho công ty? Chuyển văn phòng là sự kiện quan trọng, và việc quảng bá sẽ giúp doanh nghiệp bạn thu hút sự chú ý. Đây là cơ hội để tạo ấn tượng về sự hiện đại và năng động của công ty, đồng thời tương tác tích cực với khách hàng và đối tác. Doanh nghiệp có thể nhân dịp này để truyền thông nội dung với thông điệp không chỉ là về sự thay đổi địa chỉ, mà còn về sự cam kết, sự đổi mới, và sự chuyên nghiệp.
Ngoài ra, sự kiện chuyển văn phòng cũng mở ra cơ hội để doanh nghiệp có thể xây dựng câu chuyện thương hiệu. Qua đó chia sẻ niềm tự hào, sự tận tâm và mối quan hệ tích cực với cộng đồng. Quảng bá hình ảnh trong giai đoạn chuyển văn phòng không chỉ là việc thông báo, mà còn là cách để thể hiện giá trị, mục tiêu, và kỳ vọng tích cực cho tương lai, cho sự phát triển bền vững của công ty.
Hoàn tất các thủ tục chuyển văn phòng
Có những thủ tục chuyển văn phòng nào cần hoàn tất? Trước khi tiến hành di dời, doanh nghiệp nên thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng như:
- Bàn giao hoàn tất các thủ tục thuê, sang nhượng mặt bằng ở văn phòng cũ để có thời gian thu dọn đồ đạc của mình,
- Kiểm tra lại hợp đồng thuê ở mặt bằng cũ.
- Tiến hành tất toán và bàn giao hợp đồng thuê văn phòng cũ. Doanh nghiệp nên tham khảo 5 rủi ro khi kết thúc gia hạn hoặc nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng để quá trình diễn ra suôn sẻ nhất.
- Tìm kiếm cho mình một mặt bằng mới thích hợp và hoàn thành xong thủ tục sang nhượng từ trước để tránh mất thời gian trong quá trình vận chuyển.
>> Xem thêm: Kinh nghiệm thuê văn phòng.
Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết
Lập kế hoạch chuyển văn phòng gồm những gì? Biết cách lập kế hoạch chuyển văn phòng giúp doanh nghiệp biết được những việc cần làm và cái nhìn tổng quát hơn về số lượng đồ đạc, thiết bị cần di dời, từ đó chuẩn bị vật liệu đóng gói, phương tiện vận chuyển và cách bố trí nhân lực thích hợp.
Ngoài ra, bản kế hoạch này nên được lên từ trước ngày di dời tối đa 1 tháng để doanh nghiệp có thời gian thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng.
Một bản kế hoạch hoàn hảo giúp việc vận chuyển văn phòng của doanh nghiệp được dễ dàng hơn chắc chắn sẽ có các hạng mục như:
- Xác định thời gian di dời từ văn phòng cụ và thời gian có mặt tại địa điểm mới cụ thể hoặc doanh nghiệp có thể xem ngày tốt chuyển văn phòng để lựa chọn thời điểm phù hợp, may mắn nhất. Nếu bạn tin và quan tâm phong thủy chuyển văn phòng có thể chuẩn bị trước văn khấn nhập trạch chuyển văn phòng trước khi sang công ty mới.
- Thanh lý các đồ đạc vật dụng còn sử dụng để tiết kiệm ngân sách chuyển văn phòng. Bạn có thể tham khảo gợi ý nơi thanh lý đồ nội thất, hàng hóa cho các công ty sắp chuyển văn phòng tại TP. HCM.
- Các loại đồ dùng cần chuyển đi và phân loại theo từng nhóm đồ dùng chi tiết.
- Các trang thiết bị cần thiết như thùng carton cũ chuyển văn phòng, giấy xốp dùng để bảo quản đồ dễ vỡ, thùng carton đựng hồ sơ, giấy tờ, các túi nhỏ để bảo quản văn phòng phẩm, túi rác,…
- Số lượng nhân công thích hợp tương ứng với các công đoạn như: tháo lắp, dọn dẹp, đóng gói, phân loại,…
- Lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp với số lượng đồ dùng của doanh nghiệp như: Xe bán tải chở hàng, xe dongben, xe tải chuyển văn phòng loại nhỏ nếu doanh nghiệp có ít đồ cần chuyển hoặc loại to, có trọng lượng lớn để chuyển được nhiều đồ và cả những vật dụng có kích thước lớn như: Bàn, ghế, thiết bị văn phòng,…
- Nếu bạn thuê dịch vụ vận chuyển nội thành có thể tham khảo giá chuyển văn phòng trọn gói TpHCM, bao gồm chi phí nhân công đóng gói, tài xế, bốc xếp, vật dụng trang thiết bị hỗ trợ, phương tiện chuyển văn phòng,… Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo mẹo chuyển văn phòng trọn gói nhanh chóng và tiện lợi nếu muốn tự chuyển văn phòng hiệu quả.
Kinh nghiệm với các doanh nghiệp tự triển khai vận chuyển văn phòng
Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể khắc phục được những sai lầm ở đầu? Đây là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra khi nhắc đến việc chuyển văn phòng. Cách giải quyết những vấn đề này không hề khó như nhiều doanh nghiệp vẫn thường nghĩ mà sẽ gói gọn trong những kinh nghiệm chuyển văn phòng đã được tổng hợp dưới đây.
Sử dụng nguồn nhân lực hỗ trợ chuyển văn phòng
Doanh nghiệp nên sử dụng nguồn lực hỗ trợ vận chuyển văn phòng như thế nào? Nếu doanh nghiệp muốn tự vận chuyển thì trước tiên, doanh nghiệp nên dự trù số lượng nhân công hỗ trợ thích hợp để tránh mất thời gian. Sau khi biết được chính xác số nhân lực mình cần, doanh nghiệp có thể lên các trang mạng để tuyển nhân sự đến hỗ trợ với mức chi phí hợp lý, thời gian và địa điểm cụ thể.
Cùng với đó, bố trí nhân sự làm những công việc tương xứng với khả năng như: Nhân công nữ có thể đảm nhận nhiệm vụ dọn dẹp văn phòng, nhân công nam có sức khỏe tốt có thể đảm nhận công việc bốc xếp và khuân vác hàng hóa, nhân công có kinh nghiệm điện máy, điện lạnh làm công việc tháo lắp các thiết bị,…
Việc doanh nghiệp bố trí trước các bộ phận cần nhân sự và phân bổ nhân công hợp lý sẽ giúp quá trình thu dọn và vận chuyển được diễn ra nhanh chóng và trơn tru hơn, cũng như giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tiến độ di dời. Tuy nhiên việc doanh nghiệp không đủ nhân sự để thực hiện cũng như không có các trang thiết bị hỗ trợ nâng hạ có thể sử dụng dịch vụ bốc xếp hay thuê xe nâng, thuê xe cẩu để hỗ trợ.
Phân loại đồ dùng kỹ càng trước khi đóng gói
Có những đồ đạc nào cần phân loại khi chuyển văn phòng? Việc phân loại đồ đạc khi chuyển văn phòng sẽ giúp cho công đoạn đóng gói diễn ra nhanh chóng, cũng như quá trình vận chuyển giúp đảm bảo an toàn. Tùy theo lĩnh vực và quy mô kinh doanh mà các đồ dùng, thiết bị sẽ cần đóng gói vận chuyển sẽ khác nhau. Dưới đây là những đồ đạc có trong một văn phòng cơ bản cần phân loại thành từng nhóm như:
- Hồ sơ, giấy tờ.
- Văn phòng phẩm.
- Thiết bị điện tử.
- Thiết bị điện lạnh.
- Bàn, ghế, kệ, tủ,…
- Các vật dụng linh tinh như đồ trang trí văn phòng, đồ dùng cá nhân của từng nhân viên….
Ngoài đồ dùng cá nhân của nhân viên, doanh nghiệp nên phân loại đồ dùng thành từng nhóm như trên để dễ dàng kiểm soát số lượng đồ dùng cần di dời và chuẩn bị đầy đủ các vật dụng bảo quản thích hợp. Ngoài ra, còn có một số đồ đạc đặc thù cho từng lĩnh vực như:
- Thời trang, may mặc: Các sản phẩm quần, áo, váy, ma-nơ-canh, máy may, kim, chỉ, các cây vải to,…
- Thể dục thể thao: Tạ, máy chạy bộ, thiết bị tập luyện thể chất, tủ đồ cá nhân,…
- Tiểu cảnh trang trí: Chậu cây, thảm cỏ nhân tạo, bàn, ghế,…
- Sản xuất: Các thiết bị, máy móc chuyên dụng,…
- Xây dựng: Vật liệu xây dựng, xi măng, gạch đá, xẻng,…
- Sinh học, hóa chất: Có loại hóa chất, sản phẩm thí nghiệm,…
Tìm hiểu cách tháo lắp và đóng gói đảm bảo vận chuyển các đồ đạc, thiết bị văn phòng an toàn
Doanh nghiệp cần tháo lắp và đóng gói các đồ đạc thiết bị văn phòng nào? Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng những vật có khả năng đóng gói và vận chuyển như: Bao rác, thùng carton, hộp giấy. Tuy nhiên, giải pháp đóng gói hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn cho đồ dùng của doanh nghiệp trong suốt quá trình di chuyển trên đường, tránh tình trạng va chạm dẫn đến hư hỏng, vỡ. Doanh nghiệp có thể tham khảo cách tháo lắp ráp và đóng gói vật dụng khi chuyển văn phòng dưới đây:
- Các loại giấy tờ: Để tránh thất lạc, mất đồ khi chuyển văn phòng, doanh nghiệp nên bảo quản trong những bì hồ sơ dày thành từng hạng mục hồ sơ khác nhau rồi để chung ở cùng một thùng giấy hay thùng carton đựng hồ sơ.
- Vật dụng văn phòng phẩm: Khi vận chuyển hàng văn phòng phẩm, doanh nghiệp nên bảo quản ở loại thùng carton có kích thước nhỏ hơn. Bút, viết nên được gói lại bằng giấy báo, giấy xốp hoặc cho vào túi để tránh thất lạc.
- Đồ dùng dễ vỡ như màn hình, ly thủy tinh, bình nước,…: Khi vận chuyển hàng dễ vỡ doanh nghiệp dùng giấy xốp cuộn qua một lần hoặc gói lại bằng giấy báo trước khi bỏ vào thùng để tránh tình trạng va đập khi đang vận chuyển. Quá trình đóng gói đồ dễ vỡ cần hết sức cẩn thận.
- Bàn ghế nội thất văn phòng: Để vận chuyển bàn ghế nội thất văn phòng hiệu quả, doanh nghiệp nên ưu tiên để trên xe tải lớn từ trước và cố định kỹ càng, tránh trường hợp nghiêng lắc khi xe đang lưu thông. Hạn chế để những vật cứng trên cao để tránh trường hợp rơi vỡ trên đường.
- Chậu cây: Khi vận chuyển cây cảnh Doanh nghiệp nên xếp chúng trong cùng một nơi, có thể là trong cùng một loại thùng carton có lót sẵn giấy báo (đối với chậu cây để bàn có kích thước nhỏ), hoặc cố định ở trong thùng xe tải để tránh trường hợp đất từ trong chậu bị rơi ra ngoài, khiến những vật dụng xung quanh bị bẩn.
- Các máy móc trang thiết bị điện tử văn phòng: Khi vận chuyển máy in, máy photocopy hay vận chuyển máy tính và các đồ dùng khác cần hết sức cẩn thận về quy cách đóng gói, cũng như cách tháo lắp chúng, để đảm bảo được vẹn toàn và có thể hoạt động bình thường sau khi di dời sang văn phòng mới.
Sử dụng các loại xe chuyển đồ phù hợp
Doanh nghiệp nên sử dụng xe chuyển đồ nào phù hợp? Khi doanh nghiệp di chuyển hàng hóa và đồ dùng của mình từ trên cao xuống, hạn chế kéo lê thùng trên sàn vì rất dễ gây ra tình trạng rách thùng giấy và va chạm các đồng dùng ở bên trong. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể mượn hoặc trang bị sẵn xe chuyển đồ chuyên dụng, hay các loại xe đẩy hàng. Những loại xe này thông thường có kích thước vừa đủ và có thể đẩy một lần từ 2 – 3 thùng hàng.
Vệ sinh, dọn dẹp và hoàn trả mặt bằng
Doanh nghiệp nên vệ sinh và dọn dẹp và hoàn trả mặt bằng như thế nào? Sau khi đã thu đồ đạc, doanh nghiệp cần vệ sinh lại mặt bằng, đảm bảo mặt bằng được hoàn trả về lại hiện trạng ban đầu khi doanh nghiệp được nhận. Trường hợp doanh nghiệp không tu sửa, thiết kế lại mặt bằng văn phòng thì điều này khá đơn giản.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp có tham gia vào việc sửa lại mặt bằng thì trước khi bắt tay vào việc vệ sinh, doanh nghiệp nên tháo dỡ vách ngăn để chia các phòng ban, gắn thêm cửa hoặc thay đổi khung cửa sổ, cửa chính, gắn thêm đèn,… Doanh nghiệp có thể làm điều này trước khi bắt tay vào việc thu dọn đồ đạc và trả lại mặt bằng. Nếu doanh nghiệp không có thời gian và chuyên môn thực hiện thì nên tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ hoàn trả mặt bằng văn phòng TpHCM để được hỗ trợ.
Tìm tuyến đường kỹ lưỡng trước khi bắt đầu di chuyển
Nên tìm hiểu kỹ lưỡng tuyến đường nào khi chuyển văn phòng? Hãy luôn chắc chắn rằng, bản thân doanh nghiệp đã biết rõ tuyến đường từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Những thông tin này không chỉ là đoạn đường di chuyển mà còn là các ngã rẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng ùn tắc giao thông như: Tuyến đường thường kẹt xe ở Sài Gòn, khung giờ cấm tải xe chở hàng vào TP.HCM…
Cụ thể, một số tuyền đường thường xuyên xuất hiện tình trạng kẹt xe như:
- Tuyến đường thuộc cửa ngõ Tây Bắc như Trường Chinh, Quang Trung, Cộng Hòa, Ngã tư An Sương, Âu Cơ,…
- Tuyến đường thuộc ngõ Nam Sài Gòn như Nguyễn Văn Linh, Nguyễn Hữu Thọ, Huỳnh Tấn Phát, Nguyễn Thị Thập…
- Tuyến đường thuộc cửa ngõ phía Đông như Bạch Đằng, Nguyễn Xí, Đinh Bộ Lĩnh, Phạm Văn Đồng,…
- Khu vực đường Tôn Đức Thắng hướng đi Nguyễn Hữu Cảnh và Nguyễn Bỉnh Khiêm.
- Giao lộ Vĩnh Lộc, Nguyễn Thị Tú đi Quách Điêu.
- Đoạn giao nhau giữa Bạch Đằng với Ngã 5 Đài Liệt Sĩ.
- Ngã tư Bốn Xã.
- Cầu Kênh Xáng, đường Dương Bá Trạc, Quận 8.
- Đường Cộng Hòa và Hoàng Hoa Thám.
Bên cạnh đó, vào một số khung giờ, xe tải được phép lưu thông tại các một số tuyến đường như sau:
- Khung giờ từ 9h – 16h: Tuyến đường Trần Xuân Soạn, Mai Chí Thọ, Phạm Thế Hiển, Quốc lộ 50, Quốc lộ 1 – Phú Châu – Kinh Dương Vương.
- Khung giờ từ 8h – 16h và 18h – 22h: Tuyến đường Quốc lộ 1 – Hồ Học Lãm – Võ Văn Kiệt – Cảng Phú Định.
- Khung giờ từ 9h – 16h và 21h – 22h: Tuyến đường Lê Trọng Tấn, Đường số 14, Khu vực cảng Lotus, Khu công nghiệp Tân Bình, Bến Nhà Rồng, Khu vực cảng Tân Thuận 2…
Kinh nghiệm chuyển văn phòng theo thời tiết
Kinh nghiệm chuyển văn phòng trong ngày nắng
Chuyển văn phòng trong ngày nắng cần lưu ý gì? Chuyển văn phòng trong ngày nắng đôi khi có thể làm tăng thách thức cho quá trình này. Để giảm bớt tác động của thời tiết nắng nóng doanh nghiệp nên lên kế hoạch chuyển văn phòng vào những khoảng thời gian mát mẻ như buổi sáng sớm hoặc buổi tối, giúp giảm căng thẳng cho đội ngũ chuyển văn phòng. Cung cấp ô dù hoặc áo khoác chống nắng để bảo vệ nhân viên khỏi tác động của tia UV, giữ cho họ khô ráo và thoải mái. Đồng thời, đảm bảo rằng đội ngũ có đủ nước uống để giữ cơ thể được giữ ẩm, tránh tình trạng mệt mỏi và căng thẳng.
Kinh nghiệm chuyển văn phòng ngày mưa
Chuyển văn phòng trong ngày mưa cần lưu ý gì? Chuyển văn phòng trong ngày mưa đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo an toàn cho đồ đạc và nhân viên. Cụ thể thì, doanh nghiệp nên sử dụng vật liệu chống nước như túi nilon hoặc thùng chống nước để đóng gói đồ đạc và giữ chúng khô ráo. Đặt đồ đạc quan trọng vào nơi chứa an toàn trên xe tải để tránh ướt. Trang bị đội ngũ vận chuyển áo mưa và giày chống nước để đảm bảo họ duy trì sự khô ráo và thoải mái. Kiểm tra đường đi trước để đảm bảo an toàn và tránh vấn đề về ngập lụt hoặc tai nạn giao thông. Nên mua các gói bảo hiểm cho các hàng hóa tài sản phẩm trọng cũng như đồ đạc và thiết bị chuyển văn phòng để ngăn chúng bị hỏng hóc do mưa.
Vì sao nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng?
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng? Có rất nhiều khó khăn khi chuyển văn phòng và việc sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Đầu tiên, các công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp thường có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu, giảm nguy cơ hỏng hóc và đảm bảo quá trình di chuyển diễn ra mượt mà. Bạn cũng tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi chuyển văn phòng, vì đội ngũ chuyên gia sẽ đảm nhận mọi công việc liên quan.
Một trong những lợi ích sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói đáng chú ý là các công ty sẽ trang thiết vận tải đầy đủ từ xe tải, xe đẩy, xe nâng, xe cẩu hay các vật dụng đóng gói và trang thiết bị chuyên dụng khác. Qua đó, đơn vị vận chuyển sẽ giúp bảo vệ đồ đạc và giảm thiểu tác động tiêu cực trong quá trình vận chuyển, như hư hỏng, thất lạc đồ đạc,…
Bên cạnh đó, việc lên kế hoạch chuyển cẩn thận được đội ngũ chuyển văn phòng thường lên lịch trình chi tiết, giúp tránh được những sự cố không mong muốn. Ngoài ra, việc thuê dịch vụ giúp giảm stress và bất tiện cho doanh nghiệp và nhân viên, vì mọi công việc liên quan đến chuyển văn phòng được chuyên gia đảm nhận.
Cuối cùng, việc thuê dịch vụ chuyển văn phòng giữ cho doanh nghiệp duy trì tính chất chuyên nghiệp và hoạt động bình thường mà không gặp phải những gián đoạn không mong muốn. Tóm lại, sự hỗ trợ từ dịch vụ chuyển văn phòng không chỉ mang lại thuận lợi mà còn đảm bảo an toàn và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: 5 lý do nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp.
Các thông tin cần tìm hiểu nếu thuê đơn vị chuyển văn phòng
Doanh nghiệp khi thuê dịch vụ chuyển văn phòng cần tìm hiểu những thông tin gì? Nếu doanh nghiệp muốn tìm đến các đơn vị vận chuyển, trước hết, phải tìm hiểu thật kỹ thông tin của đơn vị bao gồm:
- Thông tin liên hệ khi cần thiết, trụ sở làm việc, bãi xe…
- Chính sách hỗ trợ và bồi thường của đơn vị khi xảy ra sự cố phát sinh.
- Mức chi phí cụ thể của đơn vị tương ứng với các dịch vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Feedback của khách hàng trước về chất lượng dịch vụ.
- Đơn vị có hợp đồng chuyển văn phòng minh bạch rõ ràng.
- Thái độ và tác làm việc của đội ngũ công ty từ nhân viên tư vấn đến tài xế vận chuyển.
- Quy trình vận chuyển chuyên nghiệp bài bản.
Và tất nhiên doanh nghiệp nên tham khảo qua từ 2 đến hơn 3 đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển nhằm nắm rõ được các mức giá, dịch vụ để tìm được đơn vị uy tín nhất.
>> Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng TPHCM uy tín.
Đơn vị vận chuyển văn phòng nào là uy tín hàng đầu tại TP. Hồ Chí Minh?
Có những đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp nào tại HCM? Hiện nay, có không ít đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ di dời văn phòng nội thành với đa dạng các loại hình dịch vụ và mức giá khác nhau, dưới đây là top công ty chuyển văn phòng trọn gói uy tín chuyên nghiệp
- Đơn vị chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp LephongMoving.
- Đơn vị Taxi tải Thành Hưng.
- Đơn vị chuyển văn phòng Kiến Vàng.
Là một trong số những đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng TpHCM chuyên nghiệp với quy trình chuẩn Japan, LephongMoving nhận được nhiều sự tin yêu của khách hàng từ trang thiết bị vận chuyển cho đến nhân viên thực hiện quá trình di dời đồ đạc nhanh chóng, an toàn, hiệu quả. Nếu doanh nghiệp cần thêm thông tin về đơn vị, có thể tham khảo qua:
- Website: https://chuyennhalephong.vn/
- Hotline: 1800.6159 – 0969.6969.80.
- Email: chuyennhalephong@gmail.com
- Địa chỉ: 7A/9 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh.
Lời kết
Việc vận chuyển văn phòng tưởng chừng như dễ dàng nhưng thực chất lại đòi hỏi nhiều vấn đề phát sinh. Những khó khăn trong việc vận chuyển mà doanh nghiệp thường gặp chủ yếu đến từ việc doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm và chưa tìm hiểu kỹ các thông tin cần thiết. Hy vọng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng đã được chia sẻ ở trên sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng “định đô” suôn sẻ và dễ dàng hơn bao giờ hết. Để có được một người bạn đồng hành trên hành trình chuyển sang văn phòng mới, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với LephongMoving để được hỗ trợ sớm nhất.
