Chuyển nhà và chuyển văn phòng đòi hỏi những chuyên môn khác nhau. Nếu doanh nghiệp không tìm hiểu trước các việc cần làm trước khi chuyển văn phòng sẽ vướng phải nhiều khó khăn, khiến việc quá trình vận chuyển bị chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, hơn hết là những rủi ro đồ dùng, trang thiết bị công ty bị thất lạc hay hư hỏng. Hãy cùng LephongMoving tìm hiểu những kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết giúp doanh nghiệp di dời đồ đạc nhanh chóng, dễ dàng, an toàn và hiệu quả qua bài viết dưới đây.
Kinh nghiệm chuyển văn phòng dành cho những doanh nghiệp tự di dời
Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể khắc phục được những khó khăn trên? Đây là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra khi nhắc đến việc chuyển văn phòng. Cách giải quyết những vấn đề này không hề khó như nhiều doanh nghiệp vẫn thường nghĩ mà sẽ gói gọn trong những kinh nghiệm chuyển văn phòng đã được tổng hợp dưới đây.
Lên một bản kế hoạch chuyển văn phòng thật chi tiết
Biết cách lập kế hoạch chuyển văn phòng giúp doanh nghiệp biết được những việc cần làm và cái nhìn tổng quát hơn về số lượng đồ đạc, thiết bị cần di dời, từ đó chuẩn bị vật liệu đóng gói, phương tiện vận chuyển và cách bố trí nhân lực thích hợp.
Ngoài ra, bản kế hoạch này nên được lên từ trước ngày di dời tối đa 1 tháng để doanh nghiệp có thời gian thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng như: Kiểm tra lại hợp đồng thuê ở mặt bằng cũ, tiến hành tất toán và bàn giao hợp đồng cũng như tìm kiếm và sang nhượng được mặt bằng mới như ý, thực hiện các thủ tục pháp lý khi thuê mặt bằng mới,…
Một bản kế hoạch hoàn hảo giúp việc vận chuyển văn phòng của doanh nghiệp được dễ dàng hơn chắc chắn sẽ có các hạng mục như:
- Xác định thời gian di dời từ văn phòng cụ và thời gian có mặt tại địa điểm mới cụ thể hoặc doanh nghiệp có thể xem ngày tốt chuyển văn phòng để lựa chọn thời điểm phù hợp, may mắn nhất. Nếu bạn tin và quan tâm phong thủy chuyển văn phòng có thể chuẩn bị trước văn khấn nhập trạch chuyển văn phòng trước khi sang công ty mới.
- Thanh lý các đồ đạc vật dụng còn sử dụng để tiết kiệm ngân sách chuyển văn phòng. Bạn có thể tham khảo gợi ý nơi thanh lý đồ nội thất, hàng hóa cho các công ty sắp chuyển văn phòng tại TP. HCM.
- Các loại đồ dùng cần chuyển đi và phân loại theo từng nhóm đồ dùng chi tiết.
- Các trang thiết bị cần thiết như thùng carton cũ chuyển văn phòng, giấy xốp dùng để bảo quản đồ dễ vỡ, thùng carton đựng hồ sơ, giấy tờ, các túi nhỏ để bảo quản văn phòng phẩm, túi rác,…
- Số lượng nhân công thích hợp tương ứng với các công đoạn như tháo lắp, dọn dẹp, đóng gói, phân loại,…
- Phương tiện di chuyển phù hợp với số lượng đồ dùng của doanh nghiệp như: Xe bán tải, xe dongben, xe tải nhỏ nếu doanh nghiệp có ít đồ cần chuyển hoặc loại xe tải to, có trọng lượng lớn để chuyển được nhiều đồ và cả những vật dụng có kích thước lớn như: bàn, ghế, thiết bị văn phòng,…
- Nếu bạn thuê dịch vụ vận chuyển nội thành có thể tham khảo giá chuyển văn phòng trọn gói TpHCM, bao gồm chi phí nhân công đóng gói, tài xế, bốc xếp, vật dụng trang thiết bị hỗ trợ, phương tiện chuyển văn phòng,… Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo mẹo chuyển văn phòng trọn gói nhanh chóng và tiện lợi nếu muốn tự chuyển văn phòng hiệu quả.
Phân loại đồ dùng kỹ càng trước khi đóng gói
Có những đồ đạc nào cần phân loại khi chuyển văn phòng? Việc phân loại sẽ giúp cho công đoạn đóng gói diễn ra nhanh chóng cũng như quá trình vận chuyển giúp đảm bảo an toàn. Tùy theo lĩnh vực và quy mô kinh doanh mà các đồ dùng, thiết bị sẽ cần đóng gói vận chuyển sẽ khác nhau. Dưới đây là những đồ đạc có trong một văn phòng cơ bản cần phân loại thành từng nhóm như:
- Hồ sơ, giấy tờ.
- Văn phòng phẩm.
- Thiết bị điện tử.
- Thiết bị điện lạnh.
- Bàn, ghế, kệ, tủ,…
- Các vật dụng linh tinh như đồ trang trí văn phòng, đồ dùng cá nhân của từng nhân viên….
Ngoài đồ dùng cá nhân của nhân viên, doanh nghiệp nên phân loại đồ dùng thành từng nhóm như trên để dễ dàng kiểm soát số lượng đồ dùng cần di dời và chuẩn bị đầy đủ các vật dụng bảo quản thích hợp. Ngoài ra, còn có một số đồ đạc đặc thù cho từng lĩnh vực như:
- Thời trang, may mặc: Các sản phẩm quần, áo, váy, ma-nơ-canh, máy may, kim, chỉ, các cây vải to,…
- Thể dục thể thao: Tạ, máy chạy bộ, thiết bị tập luyện thể chất, tủ đồ cá nhân,…
- Tiểu cảnh trang trí: Chậu cây, thảm cỏ nhân tạo, bàn, ghế,…
- Sản xuất: Các thiết bị, máy móc chuyên dụng,…
- Xây dựng: Vật liệu xây dựng, xi măng, gạch đá, xẻng,…
- Sinh học, hóa chất: Có loại hóa chất, sản phẩm thí nghiệm,…
Hoàn tất các thủ tục chuyển văn phòng
Trước khi tiến hành di dời, doanh nghiệp nên thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng như: Bàn giao hoàn tất các thủ tục thuê, sang nhượng mặt bằng ở văn phòng cũ để có thời gian thu dọn đồ đạc của mình, gửi mẫu thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng và đối tác.
Cùng lúc đó, doanh nghiệp cũng nên tìm kiếm cho mình một mặt bằng mới thích hợp và hoàn thành xong thủ tục sang nhượng từ trước để tránh mất thời gian trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo 5 rủi ro khi kết thúc gia hạn hoặc nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng để quá trình diễn ra suôn sẻ nhất.
Thuê trước và bố trí nhân công thích hợp
Nếu doanh nghiệp muốn tự vận chuyển thì trước tiên, doanh nghiệp nên dự trù số lượng nhân công hỗ trợ thích hợp để tránh mất thời gian. Sau khi biết được chính xác số nhân lực mình cần, doanh nghiệp có thể lên các trang mạng để tuyển nhân sự đến hỗ trợ với mức chi phí hợp lý, thời gian và địa điểm cụ thể.
Cùng với đó, bố trí nhân sự làm những công việc tương xứng với khả năng như: Nhân công nữ có thể đảm nhận nhiệm vụ dọn dẹp, nhân công nam có sức khỏe tốt có thể đảm nhận công việc bốc xếp và khuân vác hàng hóa, nhân công có kinh nghiệm điện máy, điện lạnh làm công việc tháo lắp các thiết bị,…
Việc doanh nghiệp bố trí trước các bộ phận cần nhân sự và phân bổ nhân công hợp lý sẽ giúp quá trình thu dọn và vận chuyển được diễn ra nhanh chóng và trơn tru hơn, cũng như giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tiến độ di dời.
Tìm hiểu cách đóng gói đồ dùng
Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng những vật có khả năng đóng gói và vận chuyển như bao rác, thùng carton, hộp giấy. Tuy nhiên, quy cách đóng gói hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn cho đồ dùng của doanh nghiệp trong suốt quá trình di chuyển trên đường, tránh tình trạng va chạm dẫn đến hư hỏng, vỡ.
- Các loại giấy tờ: Để tránh thất lạc, doanh nghiệp nên bảo quản trong những bì hồ sơ dày thành từng hạng mục hồ sơ khác nhau rồi để chung ở cùng một thùng giấy.
- Vật dụng văn phòng phẩm: Doanh nghiệp nên bảo quản ở loại thùng carton có kích thước nhỏ hơn. Bút, viết nên được gói lại bằng giấy báo, giấy xốp hoặc cho vào túi để tránh thất lạc.
- Đồ dùng dễ vỡ như màn hình, ly thủy tinh, bình nước,…: Doanh nghiệp dùng giấy xốp cuộn qua một lần hoặc gói lại bằng giấy báo trước khi bỏ vào thùng để tránh tình trạng va đập khi đang vận chuyển.
- Bàn ghế: Doanh nghiệp nên ưu tiên để trên xe tải lớn từ trước và cố định kỹ càng, tránh trường hợp nghiêng lắc khi xe đang lưu thông. Hạn chế để những vật cứng trên cao để tránh trường hợp rơi vỡ trên đường.
- Chậu cây: Doanh nghiệp nên xếp chúng trong cùng một nơi, có thể là trong cùng một loại thùng carton có lót sẵn giấy báo (đối với chậu cây để bàn có kích thước nhỏ), hoặc cố định ở trong thùng xe tải để tránh trường hợp đất từ trong chậu bị rơi ra ngoài, khiến những vật dụng xung quanh bị bẩn.
Sử dụng các loại xe chuyển đồ phù hợp
Khi doanh nghiệp di chuyển hàng hóa và đồ dùng của mình từ trên cao xuống, hạn chế kéo lê thùng trên sàn vì rất dễ gây ra tình trạng rách thùng giấy và va chạm các đồng dùng ở bên trong. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể mượn hoặc trang bị sẵn các loại xe đẩy hàng. Những loại xe này thông thường có kích thước vừa đủ và có thể đẩy một lần từ 2 – 3 thùng hàng.
Tìm tuyến đường kỹ lưỡng trước khi bắt đầu di chuyển
Hãy luôn chắc chắn rằng, bản thân doanh nghiệp đã biết rõ tuyến đường từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Những thông tin này không chỉ là đoạn đường di chuyển mà còn là các ngã rẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng ùn tắc giao thông như: Tuyến đường thường kẹt xe ở Sài Gòn, khung giờ cấm tải xe chở hàng vào TP.HCM…
Cụ thể, một số tuyền đường thường xuyên xuất hiện tình trạng kẹt xe như:
- Tuyến đường thuộc cửa ngõ Tây Bắc như Trường Chinh, Quang Trung, Cộng Hòa, Ngã tư An Sương, Âu Cơ,…
- Tuyến đường thuộc ngõ Nam Sài Gòn như Nguyễn Văn Linh, Nguyễn Hữu Thọ, Huỳnh Tấn Phát, Nguyễn Thị Thập…
- Tuyến đường thuộc cửa ngõ phía Đông như Bạch Đằng, Nguyễn Xí, Đinh Bộ Lĩnh, Phạm Văn Đồng,…
- Khu vực đường Tôn Đức Thắng hướng đi Nguyễn Hữu Cảnh và Nguyễn Bỉnh Khiêm.
- Giao lộ Vĩnh Lộc, Nguyễn Thị Tú đi Quách Điêu.
- Đoạn giao nhau giữa Bạch Đằng với Ngã 5 Đài Liệt Sĩ.
- Ngã tư Bốn Xã.
- Cầu Kênh Xáng, đường Dương Bá Trạc, Quận 8.
- Đường Cộng Hòa và Hoàng Hoa Thám.
Bên cạnh đó, vào một số khung giờ, xe tải được phép lưu thông tại các một số tuyến đường như sau:
- Khung giờ từ 9h – 16h: Tuyến đường Trần Xuân Soạn, Mai Chí Thọ, Phạm Thế Hiển, Quốc lộ 50, Quốc lộ 1 – Phú Châu – Kinh Dương Vương.
- Khung giờ từ 8h – 16h và 18h – 22h: Tuyến đường Quốc lộ 1 – Hồ Học Lãm – Võ Văn Kiệt – Cảng Phú Định.
- Khung giờ từ 9h – 16h và 21h – 22h: Tuyến đường Lê Trọng Tấn, Đường số 14, Khu vực cảng Lotus, Khu công nghiệp Tân Bình, Bến Nhà Rồng, Khu vực cảng Tân Thuận 2…
Vệ sinh, dọn dẹp và hoàn trả mặt bằng
Sau khi đã thu đồ đạc, doanh nghiệp cần vệ sinh lại mặt bằng, đảm bảo mặt bằng được hoàn trả về lại hiện trạng ban đầu khi doanh nghiệp được nhận. Trường hợp doanh nghiệp không tu sửa, thiết kế lại mặt bằng văn phòng thì điều này khá đơn giản.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp có tham gia vào việc sửa lại mặt bằng thì trước khi bắt tay vào việc vệ sinh, doanh nghiệp nên tháo dỡ vách ngăn để chia các phòng ban, gắn thêm cửa hoặc thay đổi khung cửa sổ, cửa chính, gắn thêm đèn,… Doanh nghiệp có thể làm điều này trước khi bắt tay vào việc thu dọn đồ đạc và trả lại mặt bằng. Nếu doanh nghiệp không có thời gian và chuyên môn thực hiện thì nên tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ hoàn trả mặt bằng văn phòng TpHCM để được hỗ trợ.
Tìm hiểu thật kỹ thông tin của đơn vị vận chuyển
Nếu doanh nghiệp muốn tìm đến các đơn vị vận chuyển, trước hết, phải tìm hiểu thật kỹ thông tin của đơn vị bao gồm:
- Thông tin liên hệ khi cần thiết, trụ sở làm việc, bãi xe…
- Chính sách hỗ trợ và bồi thường của đơn vị khi xảy ra sự cố phát sinh.
- Mức chi phí cụ thể của đơn vị tương ứng với các dịch vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Feedback của khách hàng trước về chất lượng dịch vụ và thái độ làm việc của nhân viên.
Doanh nghiệp nên tham khảo qua từ 2 đến hơn 3 đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển nhằm nắm rõ được các mức giá, dịch vụ để tìm được đơn vị uy tín nhất. Qua những kinh nghiệm trên có thể thấy việc tự chuyển văn phòng không hề dễ dàng, bạn có thể tham khảo 5 lý do khiến bạn lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp LephongMoving để quá trình di dời văn phòng được nhanh chóng, an toàn, hiệu quả không ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh khác.
Đơn vị vận chuyển văn phòng nào là uy tín hàng đầu tại TP. Hồ Chí Minh?
Hiện nay, có không ít đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ di dời văn phòng nội thành với đa dạng các loại hình dịch vụ và mức giá khác nhau, dưới đây là top công ty chuyển văn phòng trọn gói uy tín chuyên nghiệp
- Đơn vị chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp LephongMoving.
- Đơn vị Taxi tải Thành Hưng.
- Đơn vị chuyển văn phòng Kiến Vàng.
Là một trong số những đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng TpHCM chuyên nghiệp với quy trình chuẩn Japan, LephongMoving nhận được nhiều sự tin yêu của khách hàng từ trang thiết bị vận chuyển cho đến nhân viên thực hiện quá trình di dời đồ đạc nhanh chóng, an toàn, hiệu quả. Nếu doanh nghiệp cần thêm thông tin về đơn vị, có thể tham khảo qua:
- Website: https://chuyennhalephong.vn/
- Hotline: 1800.6159 – 0969.6969.80.
- Email: chuyennhalephong@gmail.com
- Địa chỉ: 7A/9 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh.
Lời kết
Việc vận chuyển văn phòng tưởng chừng như dễ dàng nhưng thực chất lại đòi hỏi nhiều vấn đề phát sinh. Những khó khăn trong việc vận chuyển mà doanh nghiệp thường gặp chủ yếu đến từ việc doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm và chưa tìm hiểu kỹ các thông tin cần thiết. Hy vọng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng đã được chia sẻ ở trên sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng “định đô” suôn sẻ và dễ dàng hơn bao giờ hết. Để có được một người bạn đồng hành trên hành trình chuyển sang văn phòng mới, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với LephongMoving để được hỗ trợ sớm nhất.
