Khi chuyển văn phòng, việc gửi thông báo chính thức đến khách hàng và đối tác là một nhiệm vụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ hình thức cũng như nội dung cần phải có của một thông báo chuyển văn phòng chuẩn. Thấu hiểu điều này, bài viết hôm nay của LephongMoving sẽ chia sẻ cho bạn mẫu thông báo chuyển văn phòng chi tiết và đầy đủ nhất năm 2025.
Tại sao cần thông báo chuyển văn phòng?
Tại sao cần thông báo chuyển văn phòng? Đầu tiên, việc thông báo chuyển văn phòng giúp khách hàng và đối tác kịp thời nắm bắt thông tin về địa chỉ mới của doanh nghiệp, tránh các tình huống mất liên lạc hoặc gián đoạn công việc hợp tác. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, vận tải hay chăm sóc khách hàng,…
Thứ hai, việc nhanh chóng thông báo chuyển văn phòng đến các bên liên quan còn thể hiện cả sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp, giúp khách hàng cũng như đối tác cảm giác được tôn trọng và an tâm khi làm việc với doanh nghiệp hơn. Ngược lại, nếu như bạn không thông báo chuyển văn phòng hoặc thông báo quá trễ thì có thể ảnh hưởng xấu đến danh tiếng công ty, làm mất đi sự tín nhiệm từ đối tác.
Thứ ba, việc thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh với các cơ quan như chi cục thuế cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, duy trì quyền lợi của mình khi hoạt động tại địa điểm kinh doanh mới, đồng thời tránh những rắc rối hoặc rủi ro pháp lý không đáng có về sau.
Do đó, khi di dời địa chỉ kinh doanh hoặc trụ sở hoạt động đến nơi mới, doanh nghiệp nên tiến hành thông báo về việc chuyển văn phòng này với các bên liên quan càng sớm càng tốt, ít nhất là ngày chuyển văn phòng chính thức trước 30 ngày.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng bao gồm những gì?
Như đã khẳng định ở trên, việc chuẩn bị một thông báo về việc di chuyển văn phòng là điều đặc biệt quan trọng, do đó doanh nghiệp nên tìm hiểu thật kỹ lưỡng, bao gồm cả các nội dung cần phải có, hình thức cũng như các kênh truyền thông có thể đăng tải. Sau đây, LephongMoving giải đáp thắc mắc “Mẫu thông báo chuyển văn phòng bao gồm những gì” cho quý doanh nghiệp.
Nội dung cần phải có trong mẫu thông báo chuyển văn phòng
Một mẫu thông báo chuyển văn phòng tiêu chuẩn sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin cơ bản của doanh nghiệp và logo (nếu có).
- Tiêu đề thông báo.
- Lý do chuyển văn phòng: Chẳng hạn như nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng không gian làm việc hay mở rộng hoạt động kinh doanh,…
- Thông tin chi tiết về địa chỉ mới, bao gồm địa chỉ cụ thể và thông tin liên hệ mới như email hoặc số điện thoại (nếu như có sự thay đổi).
- Thời gian bắt đầu hoạt động tại văn phòng mới. Nếu có thời gian tạm ngưng hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh, cần thông báo rõ ràng.
- Lời cảm ơn đến khách hàng và đối tác đã đồng hành, ủng hộ doanh nghiệp trong suốt thời gian vừa qua.
- Chữ ký và đóng dấu (Tùy vào đối tượng cần gửi và mức độ trang trọng mà có thể có hoặc không).
Hình thức mẫu thông báo chuyển văn phòng
Về phần hình thức của mẫu thông báo chuyển văn phòng, doanh nghiệp có thể soạn thành một văn bản đơn giản có chữ kỹ và đóng dấu. Hoặc, doanh nghiệp cũng có thể thiết kế và trang trí thêm, sử dụng màu sắc nhận diện thương hiệu nhưng vẫn phải đáp ứng được tiêu chí và rõ ràng và chính xác.
Khi trình bày, cũng nên phân chia văn bản thông báo chuyển văn phòng thành ba phần là tiêu đề, nội dung chính và kết thúc. Cách làm này sẽ giúp các bên liên quan dễ đọc, đồng thời thể hiện được tác phong chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Các kênh truyền thông có thể thông báo chuyển văn phòng
Sau đây là một số kênh truyền thông doanh nghiệp có thể sử dụng để thông báo về việc chuyển dời địa chỉ văn phòng:
- Email: Gửi trực tiếp thông báo qua email đến khách hàng, đối tác. Đảm bảo nội dung email rõ ràng và đính kèm tài liệu chi tiết về việc chuyển văn phòng.
- Website công ty: Đăng tải thông báo trên trang chủ hoặc mục tin tức của website doanh nghiệp để mọi người dễ dàng tiếp cận thông tin.
- Mạng xã hội: Sử dụng các kênh như Facebook, Zalo, LinkedIn,… để đăng tải thông báo và hình ảnh minh họa về văn phòng mới.
- Điện thoại: Có thể gọi điện thoại để thông báo về việc chuyển văn phòng đối với các đối tác và khách hàng quan trọng.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đính kèm thông tin thông báo chuyển văn phòng trên các hợp đồng, văn kiện,…
Mẫu thông báo chuyển văn phòng chi tiết và đầy đủ nhất năm 2025
Sau đây LephongMoving sẽ gợi ý cho bạn một vài mẫu thông báo chuyển văn phòng chi tiết và đầy đủ nhất năm 2025 có thể tham khảo:
1. Mẫu thông báo chuyển văn phòng mang tính trang trọng
[Tên doanh nghiệp] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO CHUYỂN VĂN PHÒNG
Kính gửi: [Tên khách hàng/đối tác/nhân viên],
Lời đầu tiên, [Tên công ty] xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý vị đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.
Để đáp ứng nhu cầu phát triển và mở rộng, chúng tôi xin trân trọng thông báo về việc chuyển văn phòng làm việc như sau:
Địa chỉ cũ: [Địa chỉ văn phòng cũ].
Địa chỉ mới: [Địa chỉ văn phòng mới].
Thời gian áp dụng: [Ngày/tháng/năm].
Trong thời gian chuyển đổi, nếu quý vị cần hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ qua:
Số điện thoại: [Số liên lạc].
Email: [Email liên hệ].
Chúng tôi cam kết tiếp tục mang đến dịch vụ tốt nhất và rất mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ từ quý vị.
Trân trọng,
[Tên công ty][Đơn vị/Doanh nghiệp ký tên và đóng dấu]
2. Mẫu gửi email thông báo
Tiêu đề email: THÔNG BÁO CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG
Nội dung email:
Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác,
Lời đầu tiên, [Tên công ty] xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý khách hàng và đối tác đã luôn tin tưởng, đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.
Để phục vụ Quý khách hàng tốt hơn và phù hợp với định hướng phát triển lâu dài, công ty chúng tôi xin trân trọng thông báo:
Địa chỉ văn phòng hiện tại: [Địa chỉ cũ].
Địa chỉ văn phòng mới: [Địa chỉ chi tiết].
Thời gian bắt đầu hoạt động tại địa chỉ mới: [Ngày/tháng/năm].
Thông tin liên hệ khác:
Điện thoại: [Số điện thoại].
Email: [Email hỗ trợ].
Chúng tôi cam kết mọi dịch vụ và hoạt động hỗ trợ Quý khách hàng sẽ được đảm bảo xuyên suốt trong thời gian chuyển đổi.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm, Quý khách hàng và đối tác vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin trên.
Rất mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ và hợp tác từ Quý khách hàng và đối tác tại địa chỉ mới.
Trân trọng,
[Chữ ký email của doanh nghiệp]
3. Mẫu thông báo chuyển văn phòng trên website hoặc mạng xã hội
Tiêu đề thông báo: THÔNG BÁO CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG
Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác,
Lời đầu tiên, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và đối tác đã luôn tin tưởng, đồng hành cùng [Tên công ty] trong thời gian qua.
Để đáp ứng nhu cầu mở rộng và cải thiện môi trường làm việc, chúng tôi xin thông báo về việc chuyển địa điểm văn phòng làm việc như sau:
Địa chỉ văn phòng cũ: [Địa chỉ cũ].
Địa chỉ văn phòng mới: [Địa chỉ chi tiết, bao gồm tầng, khu vực nếu có].
Thời gian chính thức chuyển đổi: [Ngày/tháng/năm].
Chúng tôi cam kết duy trì chất lượng dịch vụ và đảm bảo mọi hoạt động sẽ không bị gián đoạn trong thời gian này.
Thông tin cần lưu ý:
Các số điện thoại liên lạc và email hỗ trợ khách hàng vẫn được giữ nguyên.
Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Hotline: [Số điện thoại].
Email: [Địa chỉ email].
Một lần nữa, xin cảm ơn Quý khách hàng và đối tác đã luôn ủng hộ và tin tưởng. Rất mong tiếp tục nhận được sự đồng hành của Quý vị tại địa điểm mới!
Trân trọng thông báo,
[Thông tin công ty/Logo]
4. Một số mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty bạn có thể tham khảo
Dưới đây là một vài mẫu thông báo chuyển văn phòng mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
Hình 1: Mẫu thông báo 1
Hình 2: Mẫu thông báo 2
Hình 3: Mẫu thông báo 3
Hình 4: Mẫu thông báo 4
Hình 5: Mẫu thông báo 5
Một số lưu ý khi soạn thảo thông báo chuyển văn phòng
Khi soạn thảo thông báo chuyển văn phòng, bạn cũng cần lưu ý một số điều sau đây:
- Xác định đối tượng nhận thông báo: Là cơ quan chức năng, đối tác hay khách hàng? Từ đó sử dụng văn phong sao cho phù hợp.
- Xác định kênh thông báo chuyển văn phòng (email, website hay mạng xã hội). Nếu như đăng tải trên mạng xã hội, có thể đính kèm hình ảnh để thu hút hơn.
- Sử dụng giọng văn trang trọng và chuyên nghiệp, không sử dụng từ ngữ dài dòng hoặc gây khó hiểu.
- Kiểm tra kỹ nội dung thông báo trước khi gửi, đảm bảo không có sai sót về mặt chính tả hay thông tin khác như địa chỉ, số điện thoại,…
- Lựa chọn thời gian thông báo hợp lý, nên thông báo ít nhất 30 ngày trước khi chuyển văn phòng để khách hàng và đối tác có thể cập nhật được thông tin.
- Nếu thông báo chuyển văn phòng được phát hành qua nhiều kênh (email, website, mạng xã hội,…), cần đảm bảo sự đồng bộ.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết và mẫu thông báo chuyển văn phòng bạn có thể tham khảo, hy vọng chúng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn. Nếu như bạn cũng đang tìm kiếm dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp và đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay với LephongMoving thông qua hotline 1800.0068 để được báo giá chi tiết miễn phí. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển, chúng tôi chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp của bạn trải nghiệm chuyển văn phòng nhanh chóng và hài lòng nhất
