Mẫu thông báo chuyển văn phòng bao gồm những thông báo gì, bố cục như thế nào là nội dung được rất nhiều công ty quan tâm. Thông báo chuyển văn phòng một cách chuyên nghiệp, đúng thời điểm sẽ giúp đối tác, khách hàng có sự điều chỉnh, sắp xếp phù hợp trong quá trình giao dịch với doanh nghiệp.
Chính vì vậy, thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở, văn phòng cần được tiến hành trước ngày chuyển văn phòng chính thức ít nhất 1 tháng. Sau đây LefoMoving sẽ chia sẻ một số thông tin quan trọng về loại hình thông báo này giúp doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng.
1. Tại sao cần thông báo chuyển văn phòng?
Chuyển văn phòng đồng nghĩa là địa chỉ văn phòng của công ty đã thay đổi. Nếu không thực hiện việc thông báo thay đổi địa chỉ mới cho đội ngũ nhân viên, đối tác và khách hàng có thể sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động, tiến độ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Tác động lớn nhất chính là đối với các đối tác tin cậy và khách hàng lâu năm, họ sẽ không thể biết công ty đã chuyển đi đâu và không thể nào tìm được địa chỉ mới. Bên cạnh đó, họ sẽ cảm thấy mình không được doanh nghiệp tôn trọng. Từ đó làm mất đi sự tín nhiệm, thiện cảm của khách hàng, đối tác với công ty.
2. Những điều cần lưu ý về mẫu thông báo chuyển văn phòng
Thông báo chuyển cơ quan, trụ sở, văn phòng làm việc không chỉ là một đoạn thông báo đơn giản. Đối với mỗi doanh nghiệp, công việc này là hết sức quan trọng. Bởi vậy cần thực hiện hết sức kỹ lưỡng và chỉn chu, thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty một cách tốt nhất.
Mẫu thông báo chuyển địa chỉ văn phòng bao gồm những nội dung gì?
Khi quyết định chuyển văn phòng được thông qua, công ty không những chỉ cần thông báo cho đội ngũ nhân viên mà còn phải thông báo đến các đối tác, khách hàng của mình.
Một mẫu thông báo chuyển văn phòng thường có một số nội dung cơ bản như sau:
- Tùy theo đối tượng cần gửi và mức độ trang trọng của thông báo mà có thể có hoặc không quốc hiệu và tiêu ngữ, thông tin cơ bản hay logo của công ty,…
- Lý do chuyển địa chỉ văn phòng: Phục vụ cho quá trình mở rộng quy mô của doanh nghiệp, mở rộng không gian làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, giúp khách hàng dễ dàng hơn khi giao dịch,….
- Cung cấp chính xác địa chỉ văn phòng mới mà doanh nghiệp sẽ chuyển đến.
- Các thông tin liên lạc khác của doanh nghiệp. Bao gồm: website, email, đường dây nóng, số điện thoại có thay đổi không hay sẽ giữ nguyên.
- Gửi lời cảm ơn trân trọng đến những đối tác, khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ/sản phẩm của công ty.
Hình thức mẫu thông báo chuyển văn phòng
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể soạn thành công văn rồi ký tên và đóng dấu. Hay có thể thiết kế thông báo thành với hình thức đơn giản, ngắn gọn. Hoặc kết hợp đồng thời cả 2.
Trên thực tế nội dung và thiết kế mẫu thông báo chuyển địa chỉ văn phòng có thể thay đổi một cách linh hoạt và sáng tạo. Tuỳ thuộc theo mong muốn, phong cách và định hướng của công ty.
Sau khi hoàn tất việc thông báo đến toàn bộ nhân viên, khách hàng và đối tác. Doanh nghiệp cũng cần thông báo chuyển văn phòng đến Chi cục Thuế, thông báo thay đổi địa chỉ khai báo thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu thêm về mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hoá đơn.
Các kênh thông báo chuyển văn phòng
- Đăng trực tiếp trên website của công ty (có thể thông báo bằng việc thiết kế banner,…).
- Chuyển email đến từng khách hàng, đối tác
- Đính kèm với các hợp đồng, văn kiện,..
- Thông báo thông qua điện thoại.
- Đăng bài lên fanpage chính thức của công ty trên các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo,…
2. Một số mẫu thông báo chuyển đến văn phòng mới
Dưới đây là một vài mẫu thông báo chuyển văn phòng mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
Hình 1: Mẫu thông báo 1
Hình 2: Mẫu thông báo 2
Hình 3: Mẫu thông báo 3
Hình 4: Mẫu thông báo 4
Hình 5: Mẫu thông báo 5
3. Một số điều lưu ý khác khi tiến hành chuyển văn phòng
- Mẫu thông báo chuyển văn phòng cần đúng chính tả, gọn gàng, lịch sử, thể hiện được đặc trưng thương hiệu của công ty,…
- Khai báo việc chuyển văn phòng công ty theo đúng quy định của pháp luật.
- Thay đổi địa chỉ của công ty trên website và các văn bản hành chính như hợp đồng, hồ sơ,…
- Thông báo việc chuyển địa chỉ văn phòng cho các đơn vị vận chuyển mà công ty hợp tác,…
- Sắp xếp, bao gói các đồ dùng trong văn phòng một cách cẩn thận, ngăn nắp và khoa học. Tránh trường hợp hư hỏng, thất lạc đồ đạc.
- Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều trang thiết bị, máy móc với khối lượng, kích thước lớn. Bao gồm: Máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, két sắt, tủ lạnh, điều hoà,…. Biện pháp tối ưu và hiệu quả nhất đó chính là sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của các đơn vị uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo nhanh chóng và an toàn.
Nếu doanh nghiệp còn bất cứ câu hỏi nào liên quan đến mẫu thông báo chuyển văn phòng. Hay gặp quá nhiều khó khăn khi chuyển đến văn phòng mới. Liên hệ ngay với LefoMoving để được tư vấn và hỗ trợ một cách chi tiết một cách nhanh nhất.
