Để tiết kiệm chi phí và tự chủ trong quá trình chuyển dọn, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường lựa chọn tự chuyển văn phòng. Tuy nhiên, để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như tuân thủ quy trình cụ thể. Trong bài viết này, LephongMoving sẽ chia sẻ kinh nghiệm tự chuyển văn phòng chi tiết từ A đến Z chi tiết.
Khi nào nên tự chuyển văn phòng?
Thông thường, khi có nhu cầu chuyển văn phòng, đa số doanh nghiệp sẽ sử dụng dịch vụ vận chuyển trọn gói để tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, tự chuyển văn phòng vẫn là một lựa chọn hợp lý trong một số trường hợp sau đây:
- Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nhân viên và khối lượng đồ đạc, thiết bị không quá nhiều, chẳng hạn như chỉ có vài bàn làm việc, ghế hay máy tính. Với khối lượng công việc ít, bạn không cần phải thuê đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp mà chỉ cần sự hỗ trợ từ các nhân viên trong công ty.
- Nếu doanh nghiệp của bạn không gặp áp lực về thời gian, không yêu cầu vận hành liên tục hoặc có thể làm việc trực tuyến thì có thể tự chuyển văn phòng để tiết kiệm chi phí.
- Nếu như văn phòng mới chỉ cách văn phòng cũ một quãng đường ngắn thì việc tự chuyển sẽ dễ dàng và ít tốn kém thời gian. Đối với trường hợp này, bạn có thể cân nhắc thuê một xe tải nhỏ hoặc sử dụng phương tiện cá nhân để di chuyển đồ đạc.
- Nếu như doanh nghiệp không có nhiều tài sản giá trị cao, chủ yếu là những vật dụng văn phòng thông thường không cần tháo lắp phức tạp như máy tính cá nhân, bàn ghế đơn giản thì việc tự đóng gói và di chuyển đồ đạc sẽ khả thi hơn.
- Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn hoặc nhân viên đã có sẵn phương tiện vận chuyển như xe tải nhỏ, thùng carton và các vận dụng đóng gói khác thì cũng có thể chọn tự chuyển văn phòng thay vì thuê ngoài để tiết kiệm chi phí.
Trình tự các bước cần thực hiện khi tự chuyển văn phòng
Bước 1: Xác định địa điểm văn phòng mới
Việc đầu tiên cần làm khi có ý định chuyển văn phòng là xác định vị trí văn phòng mới. Nên nhớ văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp, do đó bạn nên chọn những văn phòng sạch sẽ, thoáng mát, có an ninh và cơ sở vật chất tốt. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn những văn phòng có vị trí tương đối thuận lợi, tránh chọn những nơi nằm trong hẻm quá nhỏ và chật chội.
Bước 2: Lập kế hoạch chuyển văn phòng
Sau khi đã chọn được địa điểm làm việc mới, cần lập kế hoạch chuyển văn phòng cẩn thận và kỹ lưỡng. Đây là bước quan trọng để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng tiến độ và giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
Điều đầu tiên bạn nên làm là xác định thời gian chuyển văn phòng trước. Nên chọn chuyển vào cuối tuần hoặc những ngày không có quá nhiều việc để tránh ảnh hưởng đến hoạt động vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến từ nhân viên xem ngày nào hợp lý nhất vì quá trình tự chuyển văn phòng yêu cầu sự giúp đỡ từ mọi người trong công ty.
Tiếp sau đó, bạn nên suy nghĩ và liệt kê các đầu việc cần làm như sau:
| Đầu việc | Mô tả |
| Lên danh sách đồ đạc và thiết bị cần chuyển | Liệt kê chi tiết các đồ đạc, thiết bị cần vận chuyển như bàn ghế, máy tính, laptop, máy in, tivi, máy chiếu, giấy tờ, hồ sơ. Nếu công ty có tủ lạnh, lò vi sóng thì cũng nên liệt kê để tránh thiếu sót sau này. |
| Lên danh sách đồ dùng và thiết bị hỗ trợ cần chuẩn bị | Mua hoặc mượn các dụng cụ cần thiết như thùng carton, bọc chống sốc, băng keo để đóng gói đồ đạc một cách an toàn, tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. |
| Chuẩn bị phương tiện vận chuyển | Sau khi đã thống kê số lượng và kích thước đồ đạc, chọn phương tiện vận chuyển phù hợp như xe máy, xe ba gác, xe tải, taxi tải,… |
| Phân loại và đóng gói đồ đạc | Phân loại các loại đồ đạc, tài liệu theo từng phòng ban hoặc mục đích sử dụng, sau đó đóng gói cẩn thận vào các thùng carton. Nên sử dụng bút lông để làm dấu hoặc dán nhãn rõ ràng để dễ dàng sắp xếp lại khi đến văn phòng mới. Đối với những loại máy móc, thiết bị điện tử hoặc đồ dễ vỡ, nên sử dụng bọc chống sốc và đánh dấu rõ ràng trên các thùng hàng. |
Bên cạnh đó, bạn cũng nên tiến hành chuẩn bị và sắp xếp, phân bổ nhân sự cho các đầu việc trên. Bạn nên thông báo trước cho toàn bộ nhân viên về kế hoạch chuyển dọn để họ có thời gian chuẩn bị. Bạn cũng nên hỏi ý kiến nhân viên trước để phân chia công việc hợp lý hơn, đồng thời tạo cơ hội cho mọi người tham gia tích cực, đảm bảo các đầu việc trên được thực hiện hiệu quả.
Hơn nữa, bạn nên chú trọng dự trù các tình huống bất ngờ có thể phát sinh, chẳng hạn như thiếu nhân lực trong ngày chuyển văn phòng do nhân viên nghỉ đột xuất. Quan trọng hơn, bạn cũng nên lập cả kế hoạch dự phòng về thời gian, dành thêm 1-2 ngày để tránh việc chuyển văn phòng chậm tiến độ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Bước 3: Tháo dỡ các thiết bị và máy móc
Trong quá trình chuyển văn phòng, đặc biệt là khi tự chuyển, cần đặc biệt lưu ý bước tháo dỡ máy móc và thiết bị điện tử như máy tính, máy in, ti vi bởi chúng rất dễ hư hỏng. Để đảm bảo an toàn, bạn nên nhờ đến những nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc tháo dỡ loại đồ đạc này. Trong trường hợp không có, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của LephongMoving.
Bước 4: Chuẩn bị đồ đạc và dụng cụ cần thiết khi tự chuyển văn phòng
Nếu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng thì bên đơn vị vận chuyển sẽ thay bạn chuẩn bị tất cả dụng cụ và thiết bị hỗ trợ cần thiết. Ngược lại, nếu như tự vận chuyển thì bạn sẽ phải làm điều này.
Sau khi đã liệt kê các loại thiết bị, máy móc như thùng carton, băng keo, giấy bọc, xốp, giấy báo cũ, màng PE ở khâu kế hoạch, bạn nên tìm mua và chuẩn bị đầy đủ. Bạn có thể tìm mua chúng ở các cửa hàng chuyên dụng hoặc các nền tảng mua sắm trực tuyến để tiết kiệm thời gian.
Về khâu phân loại đồ đạc và tài sản, một mẹo hữu ích mà LephongMoving muốn chia sẻ là nên chia theo mục đích sử dụng hoặc phòng ban để hạn chế tình trạng bị thất lạc. Nếu như bên trong là đồ dễ vỡ hoặc có giá trị cao thì nên làm dấu thật lớn ở bên ngoài thùng hàng để nhân viên cẩn thận hơn trong lúc vận chuyển. Đối với các giấy tờ và hồ sơ quan trọng, bạn cũng nên chuẩn bị thùng riêng để tránh thất thoát, ảnh hưởng đến tính bảo mật của doanh nghiệp.
Bước 5: Thanh lý đồ đạc cũ và thông báo cho khách hàng
Sau khi đã phân loại và đóng gói đồ đạc và thiết bị cần thiết xong, bạn có thể cân nhắc thanh lý hoặc quyên góp những loại đồ đạc đã cũ không còn sử dụng để tiết kiệm thời gian và công sức vận chuyển. Sau khi xong, đừng quên rà soát lại văn phòng một lần nữa để chắc chắn không bỏ sót thiết bị hay đồ dùng quan trọng nào.
Một điều quan trọng khác mà bạn cần làm là thông báo cho các đối tác và khách hàng về việc thay đổi địa điểm làm việc. Hơn nữa, đừng quên cập nhật địa chỉ văn phòng mới cũng như phương thức liên lạc trong trường hợp khẩn cấp.
Bước 6: Thực hiện chuyển văn phòng
Vào ngày chuyển văn phòng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng lại các đồ dùng, thiết bị hỗ trợ và phương tiện vận chuyển để chắc chắn mọi thứ đã sẵn sàng. Trong trường hợp vào ngày chuyển văn phòng mới phát hiện có quá nhiều đồ đạc, bạn nên liên hệ với các bên cho thuê xe tải, taxi tải để đảm bảo an toàn tối đa cho đồ đạc, tài sản công ty.
Bước 7: Sắp xếp đồ đạc và thiết bị tại văn phòng mới
Khi đến văn phòng mới, việc đầu tiên bạn cần làm là sắp xếp lại các đồ dùng, thiết bị sao cho hợp lý và tiết kiệm không gian. Bên cạnh đó, bạn cũng nên dọn dẹp và trang trí lại để khiến văn phòng mới sạch sẽ, thoáng mát. Cuối cùng, cần kiểm tra kết nối điện, đường truyền Internet để đảm bảo quá quá trình làm việc không bị gián đoạn.
Những sai lầm thường gặp khi tự chuyển văn phòng
Tuy việc tự chuyển văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không có kinh nghiệm trong việc vận chuyển những đồ đạc, thiết bị cồng kềnh. Sau đây LephongMoving sẽ liệt kê một số sai lầm phổ biến mà nhiều người gặp phải để giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn, đảm bảo việc chuyển dọn diễn ra suôn sẻ, thuận lợi:
- Không lập kế hoạch chi tiết và kỹ càng: Đây là sai lầm mà nhiều người mắc phải nhất khi không dành đủ thời gian để lập nên một bản kế hoạch chi tiết cho từng khâu chuyển văn phòng cũng như phân công cụ thể. Điều này dẫn đến việc quá trình chuyển văn phòng bị kéo dài và mất nhiều thời gian hơn dự kiến, phát sinh thêm các khoản chi phí không lường trước được như phải thêm dụng cụ đóng gói, băng keo,…
- Phân loại đồ đạc không rõ ràng: Đây là một bước vô cùng quan trọng nhưng thường bị bỏ qua hoặc chỉ thực hiện qua loa. Việc này không chỉ gây nên tình trạng hư hỏng, thất lạc đồ đạc mà còn gây lãng phí thời gian khi phải tốn nhiều thời gian tìm kiếm, sắp xếp tại văn phòng mới.
- Không chuẩn bị kỹ lưỡng phương tiện vận chuyển: Nhiều doanh nghiệp không dự toán được số lượng hàng hóa và đồ đạc cần vận chuyển, do đó không chọn được phương tiện vận chuyển phù hợp. Nhiều khi số lượng đồ đạc lớn mà không có xe tải, doanh nghiệp có thể phải đi lại nhiều lần, gây lãng phí thời gian.
- Thiếu nhân lực hoặc không phân công nhiệm vụ rõ ràng: Nếu không có sự phân chia nhân lực cho các đầu việc hợp lý, một số nhân viên có thể bị quá tải trong khi những người khác không biết cần làm gì. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu hiệu quả, gây chậm trễ quá trình chuyển văn phòng và thấm chí là có thể dẫn đến xích mích nội bộ.
- Không chú trọng bảo vệ đồ đạc: Nếu như chỉ đóng gói sơ sài, không sử dụng màng bọc chống sốc hay bọc giấy báo thì có thể khiến tài sản bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển trên đường, đặc biệt là đối với thiết bị điện tử hoặc đồ dùng dễ vỡ.
Cách tiết kiệm chi phí khi tự chuyển văn phòng
Một trong số tiêu chí quyết định quá trình tự chuyển văn phòng có hiệu quả hay không là yếu tố tiết kiệm chi phí. Sau đây LephongMoving sẽ gợi ý cho bạn một số cách giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo quá trình tự chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi, nhanh chóng:
- Tự chuẩn bị dụng cụ đóng gói: Thay vì mua các dụng cụ như thùng carton, bọc chống sốc, băng keo,… thì bạn có thể tận dụng và tái sử dụng những vật dụng có sẵn từ những đơn hàng đã mua trước đây (nếu có) hoặc hỏi mượn từ các nhân viên. Đối với các vật liệu chống sốc, có thể dùng giấy báo cũ hay màng bọc nilon.
- Tận dụng sự giúp đỡ từ nhân viên: Thay vì thuê đội ngũ nhân công bên ngoài, bạn có thể nhờ đến sự giúp đỡ từ các nhân viên trong công ty trong quá trình đóng gói và vận chuyển. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn kiểm soát quá trình chuyển dọn tốt hơn, đảm bảo rằng các giấy tờ quan trọng và tài sản giá trị được bảo quản an toàn.
- Tự tháo lắp thiết bị: Nếu như doanh nghiệp của bạn chỉ sử dụng các thiết bị điện tử, máy móc đơn giản như bàn ghế văn phòng, máy tính cá nhân thì nên tự tháo lắp. Đối với những thiết bị phức tạp hoặc cồng kềnh, có giá trị cao thì tốt hơn hết bạn nên sử dụng dịch vụ tháo lắp riêng lẻ từ các đơn vị vận chuyển.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ và kinh nghiệm tự chuyển văn phòng của LephongMoving, hy vọng rằng chúng sẽ giúp ích cho bạn. Nếu như bạn có nhu cầu thuê dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp trọn gói để tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn tuyệt đối, có thể liên lạc với chúng tôi thông qua hotline 1800.0068 để được tư vấn và báo giá miễn phí.
