Thiếu kế hoạch chuyển văn phòng có thể mang đến nhiều rủi ro như gián đoạn hoạt động kinh doanh, thất thoát và hư hại tài sản, không thuận tiện cho nhân viên và đối tác, tai nạn cho nhân viên, tăng chi phí không đáng có, mất mát khách hàng và danh tiếng doanh nghiệp. Lập kế hoạch chuyển văn phòng là quan trọng để giảm thiểu những vấn đề này và đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Hãy cùng LefoMoving tìm hiểu 8 bước lên kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và hiệu quả qua bài viết dưới đây.
Vì sao cần lập kế hoạch chuyển văn phòng?
Những lý do lập kế hoạch chuyển văn phòng là gì? Việc lập kế hoạch chuyển văn phòng là quan trọng vì nó mang lại nhiều lợi ích và giải quyết một số thách thức có thể phát sinh trong quá trình di chuyển. Dưới đây là một số lý do vì sao phải lập kế hoạch chuyển văn phòng:
- Minimizing Disruption (Giảm Thiểu Gián Đoạn): Lập kế hoạch giúp giảm thiểu sự gián đoạn đáng kể cho hoạt động kinh doanh. Quá trình di chuyển được thực hiện theo lịch trình, giảm nguy cơ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của nhân viên và mối quan hệ với đối tác.
- Organization and Efficiency (Tổ Chức và Hiệu Quả): Kế hoạch cung cấp một kịch bản cụ thể về cách tổ chức văn phòng mới và thiết lập nó sao cho hiệu quả nhất. Điều này bao gồm cả việc xác định kích thước văn phòng, thiết kế nội thất, và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Communication (Giao Tiếp): Thông báo trước cho nhân viên và đối tác về kế hoạch chuyển văn phòng giúp họ chuẩn bị tinh thần và thích ứng dễ dàng với thay đổi. Sự giao tiếp hiệu quả giảm thiểu sự bất tiện cho tất cả các bên liên quan.
- Cost Management (Quản lý Chi Phí): Lập kế hoạch cho phép doanh nghiệp ước tính và quản lý chi phí chuyển văn phòng một cách chính xác hơn. Điều này bao gồm cả việc xác định ngân sách và tìm cách giảm thiểu chi phí không cần thiết.
- Risk Mitigation (Giảm Thiểu Rủi Ro): Kế hoạch giúp xác định và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trong quá trình chuyển văn phòng, bao gồm các vấn đề như mất mát, hỏng hóc hoặc trục trặc về thiết bị.
- Time Management (Quản lý Thời Gian): Xác định thời gian chuyển văn phòng giúp đảm bảo rằng quá trình di chuyển diễn ra suôn sẻ và không làm gián đoạn quá mức hoạt động kinh doanh. Thời gian chính xác cũng giúp mọi người chuẩn bị tinh thần cho thay đổi.
8 Bước lập kế hoạch chuyển văn phòng
Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng gồm những bước nào? Nếu không có kinh nghiệm chuyển văn phòng thì việc lập kế hoạch sẽ vô cùng khó khăn, tuy nhiên hãy để LephongMong chia sẻ đến doanh nghiệp bạn các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết dưới đây:
Bước 1: Lập kế hoạch chuẩn bị chuyển văn phòng
Các công việc chuẩn bị chuyển văn phòng gồm những gì? Chuyển văn phòng là một sự kiện mang tính chất quan trọng và có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lập kế hoạch chuyển văn phòng thường được các nhà kinh doanh dự tính trước từ khoảng vài tháng đến 1 năm. Kế hoạch này thường bao gồm các vấn đề như:
- Hệ thống các công việc cần thiết liên quan đến việc di dời hay checklist chuyển văn phòng.
- Phân phối công việc cho từng cá nhân, bộ phận cụ thể chịu trách nhiệm về từng khâu.
- Xác định người chịu trách nhiệm chính cho mỗi nhiệm vụ.
- Đặt ra các tiêu chí, thời hạn cho công việc cần hoàn thành để mọi việc đúng tiến độ.
Bước 2: Quyết định người phụ trách từng hạng mục chuyển văn phòng
Quyết định người phụ trách từng hạng mục chuyển văn phòng như thế nào? Doanh nghiệp nên giao nhiệm vụ cho một người chịu trách nhiệm chính trong kế hoạch di chuyển văn phòng. Nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm giám sát và đốc thúc mọi khía cạnh của việc di chuyển. Nên chọn người có kỹ năng tổ chức, sắp xếp, có thể đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề phát sinh về việc chuyển trụ sở.
Bước 3: Thành lập một nhóm phụ trách chính
Nhóm phụ trách chuyển văn phòng nên thành lập như thế nào? Nhóm này sẽ do nhân sự đảm nhận chính việc chuyển văn phòng quản lý và chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ. Dưới sự quản lý của điều phối viên, nhóm phụ trách phải hoàn thành các nhiệm vụ:
- Hệ thống công việc cho việc di dời.
- Xác định trình tự xử lý (dọn dẹp, đóng gói,…).
- Phân công trách nhiệm cho bộ phận liên quan.
- Lên kế hoạch thời gian hợp lý.
Những cá nhân thuộc nhóm phụ trách phải là những người có kiến thức chung về luồng công việc tại doanh nghiệp. Và trách nhiệm của các nhân viên ở các phòng ban khác nhau. Điều này giúp nhóm phụ trách lên kế hoạch hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Bước 4: Thiết lập thời gian biểu cho từng giai đoạn
Doanh nghiệp cần thiết lập thời gian biểu cho từng giai đoạn như thế nào? Trước tiên, phụ trách cần chú ý thời điểm hợp đồng thuê văn phòng hiện tại chấm dứt khi nào, và lên thời gian biểu chọn ngày thích hợp để di dời trụ sở. Doanh nghiệp có thể chọn ngày tốt chuyển văn phòng bằng nhiều cách như: Thông qua chọn ngày hoàng đạo, tử vi, phong thủy,…
Đồng thời trong thời gian này, người phụ trách lên kế hoạch cho từng giai đoạn: kiểm kê tài sản, sắp xếp, phân loại đồ đạc khi chuyển văn phòng, tháo lắp ráp và đóng gói vật dụng khi chuyển văn phòng,… Doanh nghiệp nên thông báo cho nhân viên về việc di chuyển địa điểm càng sớm càng tốt để mọi bộ phận đều nắm bắt được thông tin. Doanh nghiệp có thể xem danh sách công việc cần làm khi chuyển văn phòng và thời gian chi tiết ở phần dưới của bài này.
Bước 5: Xác định ngân sách chuyển văn phòng
Ngân sách chuyển văn phòng và thuê văn phòng mới gồm những gì? Chi phí chuyển văn phòng hay ngân sách tái định cư của văn phòng bạn bao gồm: kích thước văn phòng mới, các gói dịch vụ bắt buộc phải thuê, ngân sách nâng cấp các thiết bị, đồ dùng văn phòng mới (nếu có). Doanh nghiệp cần có một khoản dự trù “bảo hiểm” cho việc di dời vì trong quá trình chuyển văn phòng. Có thể nhiều văn phẩm sẽ bị hư hỏng và không còn phù hợp ở văn phòng mới. Các chi phí chuyển văn phòng cơ bản gồm:
- Tiền thuê văn phòng (đã bao gồm thuế VAT): Xác định giá thuê văn phòng hàng tháng, kèm theo bất kỳ chi phí bổ sung nào như chi phí quản lý và dịch vụ cộng thêm so với chi phí thuê văn phòng cũ.
- Tiền đặt cọc và các phí khác trong hợp đồng: Đánh giá mức đặt cọc và các khoản phí khác như phí dịch vụ, chi phí bảo trì tòa nhà, và các chi phí kết nối dịch vụ.
- Chi phí bồi thường hợp đồng nếu có: Mô tả chi tiết về điều kiện và chi phí bồi thường nếu doanh nghiệp vi phạm điều khoản hợp đồng.
- Chi phí hàng tồn kho: Liệt kê chi phí liên quan đến việc di chuyển và lưu trữ hàng tồn kho, bao gồm cả chi phí đóng gói, vận chuyển và bảo quản.
- Chi phí các dịch vụ hỗ trợ: bảo vệ, an ninh, vệ sinh, kỹ thuật: Xác định giá các dịch vụ hỗ trợ như bảo vệ, an ninh, vệ sinh, kỹ thuật, và liệt kê các chi phí bảo trì liên quan.
- Chi phí phải trả cho dịch vụ di chuyển: Bao gồm chi phí thuê dịch vụ chuyển văn phòng, đóng gói và giữ vận chuyển, cũng như bất kỳ chi phí bổ sung nào.
- Chi phí bảo hiểm: Mô tả chi tiết về chi phí bảo hiểm cho tài sản và rủi ro trong quá trình chuyển văn phòng.
- Chi phí thiết kế và thi công mặt bằng: Xác định chi phí thiết kế và thi công với các chi phí xây dựng, trang trí nội thất và bất kỳ chi phí khác liên quan.
- Chi phí mua sắm mới trang thiết bị, nội thất văn phòng: Liệt kê danh sách trang thiết bị và nội thất cần mua mới và ước tính chi phí liên quan.
- Chi phí nhà cung cấp dịch vụ điện, mạng, internet: Xác định chi phí các dịch vụ điện, mạng, và internet, bao gồm cả chi phí chuyển đổi và cập nhật.
- Chi phí dịch vụ quản lý của BQL tòa nhà: Liệt kê chi tiết chi phí quản lý và bảo trì từ bộ phận quản lý tòa nhà.
- Các chi phí tiện ích phát sinh khác: Mô tả các chi phí tiện ích phát sinh khác có thể xuất hiện, như chi phí rác, nước uống, và các chi phí khác không dự kiến.
- Chi phí dịch vụ chuyển văn phòng: Có thể nói khó khăn khi chuyển văn phòng là rất nhiều, vì vậy đây cũng là giải pháp vô cùng hiệu quả, đặc biệt có rất lợi ích chuyển văn phòng trọn gói doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm. Xem thêm báo giá chuyển văn phòng chi tiết.
Bước 6: Đảm bảo rằng doanh nghiệp đã chọn thuê văn phòng mới phù hợp
Các yếu tố nào đảm bảo rằng bạn đã thuê văn phòng mới phù hợp? Đối với việc chọn một văn phòng mới, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thuê văn phòng có thể tham khảo và xác định các yếu tố sau. Liệu rằng chúng có phù hợp với tình trạng hiện tại:
- Các yếu tố cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê.
- Đặc điểm của bất động sản: Tình hình giao thông, nơi đỗ xe (cho khách hàng và nhân viên), mức độ hoàn thiện cơ sở vật chất, hệ thống thông gió, liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy,…
- Các yêu cầu khác như: Phong thủy văn phòng, tiện ích xung quanh khu vực,…
- Doanh nghiệp phải có một kế hoạch chi tiết dựa trên các yêu cầu sử dụng. Để tránh được những phí phát sinh trong quá trình chuyển văn phòng.
Bước 7: Lên kế hoạch sắp xếp bố trí văn phòng mới
Cách sắp xếp bố trí văn phòng mới như thế nào? Kế hoạch sắp xếp, bố trí văn phòng làm việc mới bao gồm nhiều vấn đề như: Sơ đồ vị trí nội thất văn phòng, không gian làm việc, không gian chung, các thiết bị điện tử,… Doanh nghiệp có thể cải thiện các vấn đề về không gian ở văn phòng mới như: vị trí máy photocopy chưa hợp lý, đường đi hẹp, hướng ngồi chưa đúng,…
Không phải tất cả mọi vật phẩm ở văn phòng cũ đều được di chuyển sang văn phòng mới. Người phụ trách có thể làm việc cùng đơn vị thiết kế văn phòng để nơi làm việc được gọn gàng và thông thoáng hơn.
Có thể thấy lập kế hoạch chuyển văn phòng không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp trọn gói tại đơn vị uy tín LefoMoving. Mọi công đoạn chuyển văn phòng đều sẽ có đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp một cách hoàn thiện nhất.
Bước 8: Thông báo đến các đối tác, nhà cung cấp về việc chuyển văn phòng
Cách thông báo đến các đối tác nhà cung cấp về việc chuyển văn phòng? Sau khi đã lên kế hoạch và định ra ngày chuyển văn phòng, bạn nên thông báo sớm đến các nhà cung cấp, và đối tác hiện tại biết thời gian cụ thể mà công ty chuyển đến địa chỉ mới. Bao gồm:
- Các dịch vụ chuyển phát nhanh, bưu điện, báo chí,…
- Các phòng ban nhà nước có liên quan như thuế, công an khu vực,…
- Đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, dữ liệu khác.
- Đặc biệt, doanh nghiệp phải thông báo đến khách hàng để họ luôn nắm bắt được thông tin. Để tránh sự chậm trễ trong dịch vụ hoặc liên lạc. Hãy gửi mail, thông báo trên các phương tiện đại chúng cụ thể đến đối tác và khách hàng của doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch chuyển văn phòng sao cho hợp lý, đạt hiệu quả tốt là vấn đề không hề dễ dàng. Chúng luôn là nỗi lo lắng của các nhà kinh doanh.
Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng & checklist excel full từ A đến Z
Kế hoạch chuyển văn phòng bao gồm các bước quan trọng để tổ chức quá trình di chuyển một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần xác định lý do chuyển văn phòng và đề ra lợi ích kỳ vọng. Việc phân tích vị trí mới, thiết kế nội thất, và xác định thời gian chuyển là quan trọng để chọn địa điểm phù hợp và đảm bảo quá trình di chuyển diễn ra suôn sẻ.
Liên lạc trước với nhân viên và đối tác để thông báo địa điểm mới, và xác định ngân sách là các bước quan trọng khác trong kế hoạch. Một team chuyển văn phòng được tổ chức để chịu trách nhiệm cho quá trình di chuyển, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu suất của mọi hoạt động. Tóm lại, kế hoạch chuyển văn phòng là công cụ quan trọng để đảm bảo sự thành công và không gây gián đoạn đáng kể cho hoạt động kinh doanh. Để biết thêm các công việc cần làm và thời gian cụ thể bạn có thể tham khảo thêm phần dưới đây
Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng và thời gian
Những việc cần làm sáu tháng trước khi chuyển văn phòng
- Xem lại hợp đồng thuê văn phòng hiện tại của bạn.
- Nhận báo giá từ các công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.
- Cân nhắc có nên mua bảo hiểm hàng hóa, tài sản quan trọng không?
- Thiết lập ngân sách, chi phí vận chuyển văn phòng.
- Tạo một nhóm tham gia việc lên kế hoạch và chuyển văn phòng.
Ba đến bốn tháng trước khi di dời văn phòng
- Lập kế hoạch hậu cần: Chọn ngày tốt chuyển văn phòng phù hợp, thông báo với đơn vị cho thuê văn phòng/mặt bằng hiện tại.
- Truyền thông nội bộ: Thông báo nhân viên về việc chuyển văn phòng, phân công trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân sự hỗ trợ quá trình chuyển văn phòng.
- Các công việc cần ưu tiên trước: Xem xét đồ nội thất hoặc thiết bị văn phòng cũ để có phương án vận chuyển tháo lắp ráp và đóng gói vật dụng khi chuyển văn phòng phù hợp hoặc thanh lý, đồng xem các trang thiết bị ở văn phòng mới có thiếu không để mua thêm hay nâng cấp. Thuê nhà thiết kế nội thất để trang trí văn phòng và bố trí văn phòng làm việc mới. Xem thêm kinh nghiệm thuê văn phòng để lựa chọn nơi làm việc mới lý tưởng phù hợp.
Hai tháng trước khi bạn chuyển đi
- Các công việc cần ưu tiên trước: Thiết kế sơ đồ mặt bằng, sắp xếp lắp đặt điện thoại và internet, lập kế hoạch thiết lập máy tính và hệ thống CNTT.
- Truyền thông nội bộ: Kiểm tra chìa khóa, thẻ đổ xe.
- Truyền thông bên ngoài: Ngừng cung cấp các dịch vụ đặc biệt, tốn nhiều thời gian để ưu tiên cho việc dọn dẹp, đồng thời hoàn tất các thủ tục chuyển văn phòng, cũng như làm việc với đơn vị cho thuê văn phòng để chấm dứt hợp đồng sớm. Xem thêm rủi ro khi kết thúc, gia hạn, chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng.
- Những công việc cân nhắc khác: Mua nội thất, đồ dùng, dụng cụ và trang thiết bị văn phòng mới, thuê kho tạm lưu trữ đồ đạc nếu doanh nghiệp lớn cần thời gian vận chuyển lâu.
Một tháng trước khi bạn chuyển đi
- Các công việc cần ưu tiên trước: Kiểm kê, phân loại đồ đạc khi chuyển văn phòng và gán nhãn đóng gói cho các nội thất, thiết bị và đồ dùng văn phòng, mua các vật liệu đóng gói và thiết bị hỗ trợ vận chuyển và nâng đỡ. Ngoài ra cần chuyển giao các tiện ích hiện tại.
- Truyền thông bên ngoài: Gửi mail thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng đối tác, cập nhật địa chỉ công ty trên các nền tảng mạng xã hội và công ty.
Hai tuần trước khi bạn chuyển đi
- Các công việc cần ưu tiên: Hoàn thiện kế hoạch vận chuyển, đặt làm chìa khóa thẻ truy cập văn phòng mới, lắp đặt internet và điện thoại văn phòng mới, trang bị máy tính hoặc các dịch vụ CNTT, thanh lý đồ đạc văn phòng cũ không cần thiết. Xem thêm gợi ý nơi thanh lý đồ nội thất.
- Truyền thông nội bộ: Sao lưu các tài liệu và dữ liệu quan trọng.
Một tuần trước khi bạn chuyển đi
- Các công việc cần ưu tiên: Khảo sát văn phòng mới của bạn trước ngày chuyển văn phòng.
- Truyền thông nội bộ: Xem lịch trình ngày chuyển văn phòng, nhắc nhở nhân viên đóng gói đồ đạc cá nhân.
- Những công việc cần cân nhắc: Kiểm tra đã đủ các vật dụng đóng gói đã đủ chưa và tìm hiểu giải pháp đóng gói phù hợp.
Một ngày trước khi bạn chuyển đi
- Các công việc cần ưu tiên: Hoàn tất đóng gói và dán nhãn phân loại.
- Truyền thông nội bộ: Thu thập thẻ đậu xe, thẻ an ninh, chìa khóa của văn phòng cũ và đảm bảo đã vô hiệu quả, xử lý chúng.
Vào ngày chuyển văn phòng
- Bật tất cả đèn văn phòng mới.
- Thiết lập văn phòng mới sắp xếp đồ dụng vật dụng vào chỗ phù hợp.
- Cắm điện thoại, internet, hệ thống CNTT.
- Kiểm tra lại văn phòng cũ và ghi lại các thiệt hại.
Sau khi chuyển văn phòng
- Kiểm tra điện thoại, máy tính, wifi, kết nối cáp và hệ thống CNTT.
- Xác nhận việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cũ và cập nhật thay đổi địa chỉ.
- Nếu bạn chỉ thuê dịch vụ vận chuyển như thuê xe tải chuyển văn phòng, taxi tải chuyển văn phòng thì cần nói nhân viên mở các đóng gói đã được đặt trong văn phòng. Ngược lại nếu thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì nhân viên vận chuyển sẽ thay bạn làm việc này.
- Làm lễ khai trương văn phòng mới cũng như cúng chuyển văn phòng. Xem thêm bài cúng chuyển văn phòng mới.
Các lưu ý và câu hỏi thường gặp khi lập kế hoạch chuyển văn phòng?
- Xác định lại lý do doanh nghiệp quyết định chuyển văn phòng có thật sự cần thiết? Lý do có
thể bao gồm nhu cầu mở rộng doanh nghiệp, cần thiết do môi trường làm việc không phù hợp, hoặc muốn giảm chi phí thuê mặt bằng. - Làm thế nào doanh nghiệp chọn vị trí mới phù hợp cho văn phòng? Đánh giá tiện ích xung
quanh, độ an ninh khu vực, giao thông vận tải, và độ thuận tiện cho nhân viên và đối tác. - Làm thế nào để xác định kích thước và thiết kế văn phòng mới? Đánh giá nhu cầu làm việc, tối ưu hóa không gian, và chọn thiết kế nội thất phù hợp.
- Làm thế nào để xác định thời gian chuyển văn phòng? Xác định thời điểm thích hợp dựa trên các yếu tố như thời tiết, mùa vụ, hoạt động kinh doanh, và sự sẵn có của đội ngũ chuyển động.
- Làm thế nào để thông báo cho nhân viên và đối tác về chuyển văn phòng? Tổ chức cuộc họp thông tin, cung cấp thông báo trước, và tạo kênh giao tiếp mở để nhận phản hồi.
- Làm thế nào để quản lý ngân sách chuyển văn phòng? Xác định chi phí thuê dịch vụ chuyển văn phòng, chi phí di chuyển, chi phí nội thất mới, và chi phí các dịch vụ hỗ trợ khác.
- Làm thế nào để tổ chức team chuyển văn phòng nếu tự vận chuyển? Chọn nhóm chuyển động có kỹ năng đa dạng, chỉ định trưởng nhóm, và xác định trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên.
- Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro khi chuyển văn phòng? Xác định và đánh giá rủi ro, thiết lập kế hoạch dự phòng, và có bảo hiểm phù hợp.
- Làm thế nào để đảm bảo truyền thông hiệu quả trong quá trình chuyển văn phòng? Sử dụng nhiều kênh giao tiếp như email, cuộc họp trực tuyến, và bảng thông báo nội bộ để đảm bảo mọi thông tin được chia sẻ đầy đủ và kịp thời.
- Làm sao để lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp uy tín? Xem thêm tiêu chí lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng.
Doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với những chuyên viên của LefoMoving. Đơn vị uy tín và chuyên nghiệp – chuyên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. LefoMoving chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn di dời văn phòng hiệu quả. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức, lẫn chi phí. Hãy liên hệ với LefoMoving ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn.
