Bạn đang chuyển văn phòng nhưng lo lắng về vấn đề vận chuyển đồ đạc sao cho nhanh gọn, không làm hư tổn đồ đạc. Hiểu được vấn đề trên, trong bài viết dưới đây LephongMoving sẽ cùng bạn tìm hiểu về những lưu ý khi vận chuyển đồ đạc văn phòng từ A-Z để quá trình vận chuyển diễn ra an toàn, hiệu quả và tối ưu nhất.
Lưu ý khi vận chuyển từng loại đồ đạc khi chuyển văn phòng
Rủi ro lớn nhất và gây thiệt hại trực tiếp nhất trong mọi cuộc chuyển văn phòng chính là sự an toàn của tài sản. Mỗi loại tài sản, từ thiết bị IT nhạy cảm đến hồ sơ bảo mật, đều đòi hỏi một phương pháp đóng gói và vận chuyển chuyên biệt.
Lưu ý khi vận chuyển thiết bị IT và máy chủ
Đây là “trái tim” của mọi doanh nghiệp hiện đại, và một sai sót nhỏ có thể gây ra tổn thất dữ liệu với chi phí khổng lồ. Để vận chuyển thiết bị IT và máy chủ bạn cần lưu ý những điều sau:
- Cần sao lưu toàn bộ dữ liệu hệ thống lên đám mây hoặc ổ cứng ngoài trước khi di dời.
- Sử dụng các vật liệu chuyên dụng như túi chống tĩnh điện và xốp nổ để bọc lót kỹ lưỡng cho các thiết bị IT (mainboard, card mạng, card đồ họa, ổ cứng) tránh làm rơi vỡ, dính nước gây hư hỏng không đáng có.
- Dùng mút xốp định hình hoặc foam PE để cố định server, tránh rung lắc.
- Thùng đựng cần có lớp lót chống sốc và dán nhãn “Thiết bị điện tử – Không va đập”.
- Nên ưu tiên để đội ngũ IT hoặc kỹ thuật viên chuyên nghiệp thực hiện việc tháo lắp và di dời các hệ thống máy chủ, mạng phức tạp.
Lưu ý khi vận chuyển hồ sơ, tài liệu quan trọng và bảo mật
Thất lạc hồ sơ, hợp đồng hay tài liệu kế toán có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ khi vận chuyển nhóm đồ vật này:
- Hồ sơ cần được đóng vào thùng carton chắc chắn, dán băng keo niêm phong cẩn thận và ghi chú rõ ràng “Tài liệu quan trọng/Bảo mật”.
- Nên lập một danh sách kiểm kê chi tiết số lượng thùng hồ sơ của từng phòng ban để dễ dàng đối chiếu khi bàn giao.
- Cần cân nhắc bố trí một chuyến xe riêng hoặc cử người tin cậy đi áp tải đối với các tài liệu đặc biệt quan trọng.
Ngoài việc bảo quản hồ sơ giấy, bảo mật dữ liệu điện tử cũng là ưu tiên hàng đầu trong quá trình chuyển văn phòng:
- Xóa dữ liệu trên máy tính cũ trước khi thanh lý hoặc bàn giao nhằm ngăn rò rỉ thông tin nội bộ và dữ liệu khách hàng.
- Đặt mật khẩu cho thiết bị lưu trữ (ổ cứng di động, USB, NAS…) trước khi di chuyển để ngăn truy cập trái phép.
- Niêm phong các thiết bị chứa dữ liệu nhạy cảm và giao cho nhân sự có trách nhiệm trực tiếp giám sát trong suốt quá trình vận chuyển.
Lưu ý khi vận chuyển đồ nội thất và các đồ cồng kềnh, dễ vỡ
Các món đồ nội thất cồng kềnh như bàn ghế, tủ kệ, vách ngăn kính… rất dễ bị trầy xước, nứt vỡ, gãy cạnh nếu không được xử lý đúng cách khi chuyển văn phòng. Vì thế bạn cần lưu ý:
- Tháo rời các loại bàn ghế, tủ kệ cồng kềnh để giúp việc vận chuyển trở nên dễ dàng và an toàn hơn, nhất là vận chuyển qua thang máy, lên xuống cầu thang bộ hay trong hành lang hẹp.
- Cần sử dụng màng co PE, chăn mềm hoặc bìa carton dày để bọc lót kỹ lưỡng các góc cạnh và bề mặt của nội thất. Khi vận chuyển sẽ tránh va đập vào tường, lan can gây hư hỏng, ảnh hưởng đến giá trị món đồ.
- Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe đẩy, xe nâng, xe kéo chuyên dụng đối với các vật nặng để giảm thiểu sức người và nguy cơ rơi vỡ.
Lưu ý khi vận chuyển trang thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
Các loại thiết bị văn phòng phổ thông như máy photocopy, máy in, máy fax,… nếu không được vận chuyển an toàn sẽ gây ra các vấn đề như hư hỏng linh kiện bên trong, nứt vỡ, hư hại phần vỏ bên ngoài,… Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi vận chuyển các thiết bị này:
- Đầu tiên, cần tiến hành ngắt kết nối máy photocopy, máy in,… với các thiết bị khác.
- Tháo rời phụ kiện như khay giấy, hộp mực, cáp nguồn, dây kết nối để tránh hư hỏng.
- Đóng gói hộp mực trong túi niêm phong hoặc túi nhựa chống tràn mực.
- Sử dụng các vật liệu đóng gói như màng xốp hơi, màng PE, băng keo, bìa carton để đóng gói chúng một cách cẩn thận, chống va đập.
- Dán nhãn cảnh báo “Hàng dễ vỡ” và “Đặt đúng chiều” bên ngoài thùng.
- Trong quá trình di chuyển, nên sử dụng xe đẩy có bánh cao su để hạn chế rung lắc, không đặt chồng máy nặng khác lên trên.
- Khi đến nơi mới, bạn cần đặt máy ở nơi khô ráo, kiểm tra lại phụ kiện và lắp đặt theo đúng hướng dẫn, sau đó cho máy chạy thử để đảm bảo máy hoạt động bình thường.
>> Xem thêm: Vận chuyển máy in, máy photocopy.
Lưu ý về kế hoạch vận chuyển văn phòng để không gián đoạn kinh doanh
Trong kinh doanh, thời gian là tiền bạc. Mọi sự chậm trễ trong quá trình chuyển văn phòng đều có thể gây ra những tổn thất vô hình cho hoạt động kinh doanh. Để tối ưu hóa thời gian chuyển dọn bạn cần lưu ý những điều sau:
Lập kế hoạch chi tiết và phân công nhiệm vụ rõ ràng
Một kế hoạch chi tiết là “xương sống” của toàn bộ dự án. Hãy lập một file kế hoạch bao gồm tất cả các đầu mục công việc, timeline thực hiện và phân công người phụ trách cụ thể cho từng bộ phận (Hành chính, IT, Nhân sự…).
>> Xem thêm: Lập kế hoạch chuyển văn phòng.
Hoàn tất các thủ tục hành chính với hai tòa nhà
Trước khi chuyển văn phòng, hãy làm việc trước với ban quản lý của cả tòa nhà văn phòng cũ và mới để hoàn tất các thủ tục cần thiết như: đăng ký lịch chuyển, đăng ký sử dụng thang máy và nắm các quy định về việc thi công, lắp đặt. Điều này sẽ giúp đơn vị chuyển văn phòng làm việc suôn sẻ mà không bị cản trở từ phía bên quản lý tòa nhà.
Lựa chọn thời điểm chuyển dọn thông minh
Để giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, thời điểm lý tưởng nhất để thực hiện việc chuyển văn phòng là vào cuối tuần (chiều thứ Bảy và ngày Chủ Nhật) hoặc vào buổi tối sau giờ làm việc. Ngoài ra bạn cũng có thể chuyển dọn văn phòng vào ngày lễ – những ngày công ty tạm nghỉ.
Cách tối ưu hóa ngân sách khi chuyển văn phòng
Một cuộc chuyển văn phòng hiệu quả không chỉ là an toàn và đúng tiến độ, mà còn phải nằm trong ngân sách dự kiến. Sự minh bạch và một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn tránh được những “cạm bẫy” về chi phí thường gặp.
Thanh lý đồ đạc không cần thiết trước khi chuyển
Hãy xem đây là một cơ hội để “dọn dẹp” văn phòng của bạn. Việc thanh lý những bàn ghế, tủ kệ, thiết bị cũ không còn sử dụng không chỉ giúp giảm khối lượng đồ đạc cần vận chuyển (từ đó giảm chi phí) mà còn có thể mang lại một khoản thu hồi vốn.
>> Xem thêm: Kinh nghiệm thanh lý chuyển văn phòng.
Yêu cầu báo giá trọn gói và cam kết không phát sinh
Khi làm việc với các đơn vị vận chuyển, hãy luôn yêu cầu một bản báo giá chi tiết, liệt kê rõ ràng các hạng mục. Ưu tiên những đơn vị cung cấp báo giá trọn gói và có điều khoản cam kết không phát sinh chi phí trong hợp đồng.
>> Xem thêm: Chi phí dịch vụ chuyển văn phòng.
Hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng vận chuyển
Khi thuê đơn vị vận chuyển, bạn cần phải đọc kỹ hợp đồng chuyển văn phòng trước khi ký, đặc biệt chú ý đến các điều khoản về phạm vi công việc, chính sách bảo hiểm và mức đền bù nếu xảy ra sự cố hư hỏng hoặc mất mát tài sản. Điều này sẽ hạn chế những rủi ro không đáng có khi lần đầu sử dụng dịch vụ.
Checklist toàn diện các lưu ý khi vận chuyển đồ đạc văn phòng
Để giúp bạn quản lý dự án một cách chuyên nghiệp và không bỏ sót bất kỳ đầu việc quan trọng nào, LephongMoving đã tổng hợp tất cả các lưu ý trên vào một checklist chi tiết duy nhất.
GIAI ĐOẠN 1: KHỞI ĐỘNG (2-3 THÁNG TRƯỚC NGÀY CHUYỂN)
| Hạng mục | Công việc cụ thể | Trạng thái |
| Lập kế hoạch tổng thể | Họp ban lãnh đạo, quyết định chủ trương chuyển văn phòng. | ☐ |
| Thành lập ban dự án, chỉ định người phụ trách chính. | ☐ | |
| Xác định các tiêu chí cho văn phòng mới (vị trí, diện tích, ngân sách). | ☐ | |
| Lên ngân sách dự trù chi tiết cho toàn bộ dự án. | ☐ | |
| Pháp lý & hợp Đồng | Rà soát lại hợp đồng thuê văn phòng cũ (điều khoản chấm dứt, bàn giao). | ☐ |
| Bắt đầu tìm kiếm và liên hệ các đơn vị cho thuê văn phòng mới. | ☐ | |
| Nhân sự | Lên kế hoạch truyền thông nội bộ về việc chuyển văn phòng. | ☐ |
GIAI ĐOẠN 2: TĂNG TỐC (1 THÁNG TRƯỚC NGÀY CHUYỂN)
| Hạng mục | Công việc cụ thể | Trạng thái |
| Lựa chọn đối tác | Chốt phương án văn phòng mới. | ☐ |
| Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê văn phòng mới. | ☐ | |
| Tìm kiếm và lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín. | ☐ | |
| Ký hợp đồng dịch vụ vận chuyển. | ☐ | |
| Thiết kế & thi công | Lên sơ đồ bố trí (layout) chi tiết cho văn phòng mới. | ☐ |
| Bắt đầu thi công, sửa chữa, trang trí văn phòng mới. | ☐ | |
| Hành Chính & IT | Gửi thông báo chính thức về việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cũ. | ☐ |
| Lập kế hoạch di dời hệ thống IT (máy chủ, mạng, tổng đài). | ☐ |
GIAI ĐOẠN 3: VỀ ĐÍCH (1-2 TUẦN TRƯỚC NGÀY CHUYỂN)
| Hạng mục | Công việc cụ thể | Trạng thái |
| Chuẩn bị vận chuyển | Thông báo lịch chuyển chính thức cho toàn thể nhân viên. | ☐ |
| Phát thùng carton, nhãn dán và hướng dẫn nhân viên tự đóng gói đồ đạc cá nhân. | ☐ | |
| Lập danh sách kiểm kê (inventory list) tài sản của từng phòng ban. | ☐ | |
| Bắt đầu phân loại và thanh lý các đồ đạc, hồ sơ không cần thiết. | ☐ | |
| IT & Viễn Thông | Đăng ký lắp đặt internet, điện thoại tại văn phòng mới. | ☐ |
| Lên kế hoạch sao lưu (backup) toàn bộ dữ liệu hệ thống. | ☐ | |
| Hành chính | Hoàn tất các thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng (nếu có). | ☐ |
| Làm việc với ban quản lý hai tòa nhà về lịch chuyển và các quy định. | ☐ |
GIAI ĐOẠN 4: NGÀY CHUYỂN VÀ HOÀN TẤT
| Hạng mục | Công việc cụ thể | Trạng thái |
| Trong ngày chuyển | Cử người giám sát tại cả văn phòng cũ và mới. | ☐ |
| Giám sát quá trình đóng gói, bốc xếp của đơn vị vận chuyển. | ☐ | |
| Đối chiếu tài sản theo danh sách kiểm kê khi bốc xếp lên và xuống xe. | ☐ | |
| Sau khi chuyển | Dọn dẹp vệ sinh và bàn giao mặt bằng văn phòng cũ. | ☐ |
| Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với đơn vị vận chuyển. | ☐ | |
| Lắp đặt và kiểm tra lại toàn bộ hệ thống IT, mạng tại văn phòng mới. | ☐ | |
| Nhân viên sắp xếp lại khu vực làm việc cá nhân. | ☐ | |
| Cập nhật địa chỉ mới trên website, danh thiếp và các kênh truyền thông. | ☐ | |
| Gửi thông báo chính thức về địa chỉ mới cho khách hàng và đối tác. | ☐ | |
| Tổ chức một buổi họp mặt nhỏ để chào mừng văn phòng mới. | ☐ |
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói LephongMoving an toàn, nhanh chóng
Chuyển văn phòng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro về an toàn tài sản, tiến độ và cả chi phí. Thay vì tự mình đối mặt, hãy để LephongMoving đồng hành cùng bạn. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, LephongMoving đã phục vụ hàng ngàn khách hàng doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực như: tài chính, giáo dục, sản xuất, công nghệ,…
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói LephongMoving cam kết mang đến một giải pháp vận chuyển toàn diện từ A đến Z, cụ thể như:
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, tháo lắp và đóng gói đồ đạc cẩn thận, tỉ mỉ, ghi chú rõ ràng, đảm bảo an toàn tuyệt đối khi vận chuyển.
- Hệ thống xe tải hiện đại, chất lượng cao, có dòng xe tải Van Gaz có thể lưu thông trong nội thành 24/7 mà không lo về thời gian cấm tải, do đó có thể phục vụ chuyển văn phòng vào bất cứ thời điểm nào khách hàng yêu cầu.
- Quy trình vận chuyển chuyên nghiệp, khoa học, đảm bảo quá trình chuyển dọn diễn ra nhanh chóng, đúng timeline, hạn chế làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp.
- Báo giá nhanh chóng, hợp đồng rõ ràng, cam kết không phát sinh bất kì chi phí nào ngoài hợp đồng đã kí mà không có thỏa thuận trước.
Liên hệ LephongMoving qua Hotline 1800 00 68 để nhận tư vấn, khảo sát miễn phí và trải nghiệm một giải pháp chuyển văn phòng an toàn, chuyên nghiệp ngay hôm nay!
Kết luận
Qua bài viết “Những lưu ý khi vận chuyển đồ đạc văn phòng bạn nhất định phải biết”, hy vọng bạn đã nắm rõ những thông tin cần thiết khi vận chuyển đồ đạc văn phòng, cũng như các công việc cần thực hiện mỗi khi phải di dời văn phòng, trụ sở của công ty. Nếu bạn có bất kì thắc mắc nào hoặc cần tư vấn sâu hơn về dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của LephongMoving, đừng ngần ngại liên hệ cho chúng tôi, tổng đài 1800 00 68 luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7.
