Khi kết thúc hợp đồng cho thuê, việc hoàn trả mặt bằng là một bước không thể thiếu. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và tránh các hiểu lầm hay tranh chấp, cần chuẩn bị một biên bản hoàn trả mặt bằng. Một biên bản rõ ràng, chi tiết sẽ tạo nên sự minh bạch và rõ ràng, bảo vệ quyền lợi cho các bên. Trong bài viết hôm nay, LephongMoving sẽ cung cấp mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng đầy đủ, chính xác nhất năm 2025 và một số lưu ý quan trọng khác.
Biên bản hoàn trả mặt bằng là gì?
Biên bản hoàn trả mặt bằng là gì? Biên bản hoàn trả mặt bằng cho thuê chính là là tài liệu pháp lý được sử dụng trong các giao dịch thuê mướn mặt bằng công trình, nhà đất, văn phòng,… Nó ghi nhận lại việc bên thuê đã hoàn trả lại mặt bằng cùng các thiết bị, tài sản đi kèm đúng trạng thái ban đầu cho bên chủ sở hữu.
Loại văn bản này không chỉ bảo vệ quyền lợi của hai bên mà còn là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp, mâu thuẫn liên quan đến tài sản cho thuê nếu chẳng may nảy sinh về sau. Đối với bên cho thuê, biên bản giúp xác định rõ ràng tình trạng mặt bằng tại thời điểm hoàn trả, đảm bảo rằng tài sản được bàn giao đúng như cam kết và tránh những tổn thất không đáng có. Đối với bên thuê, biên bản là minh chứng cho việc họ đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, tránh bị quy kết trách nhiệm về những thiệt hại hoặc vấn đề phát sinh sau khi trả lại mặt bằng.
Các nội dung cần phải có trong biên bản hoàn trả mặt bằng
Tùy vào loại mặt bằng (nhà ở, văn phòng, đất đai,…) mà biên bản hoàn trả có thể có những phần và chi tiết khác nhau. Tuy nhiên, một biên bản hoàn trả mặt bằng chuẩn xác và đầy đủ cần phải bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Thông tin các bên liên quan
- Bên thuê: Ghi đầy đủ thông tin của mình bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, người đại diện (nếu có). Đối với cá nhân, cần ghi rõ họ tên, địa chỉ cư trú và số CMND/CCCD. Đối với tổ chức, cần liệt kê tên công ty, mã số thuế, trụ sở, người đại diện pháp lý.
- Bên cho thuê: Tương tự như bên thuê, cần ghi rõ tên, địa chỉ và thông tin liên lạc. Trong trường hợp bên cho thuê là tổ chức, cần điền tên công ty và người đại diện pháp lý.
Thông tin về hợp đồng thuê
- Số hợp đồng: Điền rõ số hợp đồng thuê để đối chiếu.
- Thời hạn thuê: Nêu rõ thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng thuê
- Mục đích sử dụng: Nêu rõ mục đích thuê mặt bằng (kinh doanh, cư trú,…)
Thông tin về mặt bằng cho thuê
- Địa chỉ: Nêu rõ và chi tiết địa chỉ của mặt bằng cho thuê như số nhà, tên đường, quận huyện, thành phố.
- Loại mặt bằng: Nêu rõ loại mặt bằng cho thuê (nhà ở, văn phòng, đất đai, kho bãi,…) kèm diện tích.
- Các thiết bị đi kèm: Liệt kê các dụng cụ và thiết bị đi kèm khi thuê mặt bằng.
Thời gian hoàn trả mặt bằng
- Ngày tháng hoàn trả: Xác định ngày tháng mà bên thuê phải trả mặt bằng cho bên cho thuê, đồng thời có thể ghi rõ thời gian cụ thể (ví dụ: trả lại trong vòng 30 ngày sau khi hợp đồng hết hiệu lực).
- Thời gian thực tế bàn giao: Ghi rõ thời gian thực tế mà mặt bằng đã được bàn giao giữa hai bên (nếu có sự khác biệt so với thời gian dự kiến).
Hiện trạng mặt bằng khi hoàn trả
- Mô tả chi tiết hiện trạng mặt bằng khi được hoàn trả, có đạt yêu cầu ban đầu không (tình trạng vệ sinh, các hư hỏng hoặc hao mòn,…)
- Tương tự, nêu rõ tình trạng của các dụng cụ, thiết bị máy móc đi kèm (ví dụ như hệ thống điện, đèn chiếu sáng, điều hòa,…)
- Đính kèm hình ảnh minh chứng cho tình trạng thực tế của mặt bằng và trang thiết bị để tăng sự minh bạch.
Các khoản chi phí
- Tiền thuê mặt bằng chưa thanh toán: Ghi rõ tiền thuê mặt bằng còn nợ tại thời điểm bàn giao (nếu có).
- Chi phí sửa chữa: Liệt kê chi phí để sửa chữa các khu vực hoặc thiết bị, máy móc hoặc đồ dùng bị hỏng (nếu có).
- Chi phí phát sinh: Điền các chi phí phát sinh trong quá trình hoàn trả mặt bằng như phí vận chuyển, dọn dẹp,… (nếu có).
- Phương thức thanh toán: Ghi rõ cách thức thanh toán các khoản chi phí trên (tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng…)
Cam kết của hai bên
- Cam kết của bên thuê: Bên thuê cam kết trả lại mặt bằng đúng tình trạng, đồng thời thanh toán các khoản chi phí phát sinh (nếu có). Nếu có yêu cầu sửa chữa, bên thuê cam kết thực hiện đúng theo hợp đồng và biên bản này.
- Cam kết của bên cho thuê: Bên cho thuê xác nhận nhận mặt bằng hoàn trả cũng như đã kiểm tra tình trạng của các thiết bị, cơ sở vật chất,…
Một số thỏa thuận khác
- Ghi rõ các điều khoản khác như thời hạn trả lại chìa khóa, yêu cầu bảo mật thông tin trong quá trình hoàn trả mặt bằng và giao dịch, phương thức giải quyết tranh chấp về sau,…
Chữ ký của hai bên
- Chữ ký của bên thuê, nêu rõ họ và tên.
- Chữ ký của bên cho thuê, nêu rõ họ và tên.
Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng đầy đủ và mới nhất năm 2025
Một biên bản hoàn trả mặt bằng đầy đủ và chính xác phải được soạn thảo theo đúng quy chuẩn pháp luật, đồng thời đảm bảo các tin quan trọng như tình trạng mặt bằng, các tài sản đi kèm,.. đều được liệt kê rõ ràng. Sau đây LephongMoving sẽ cung cấp 2 mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng mới nhất năm 2025 mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng dành cho công ty đi thuê
Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
–o0o–
BIÊN BẢN HOÀN TRẢ MẶT BẰNG
SỐ:
Ngày……tháng……năm 20….
– Căn cứ theo Hợp đồng số…….. ngày……/ ……./ 201… về việc cho thuê nhà giữa Ông/ Bà … và Công ty ……………
Hôm nay, ngày…tháng…năm 20… tại địa chỉ …………,chúng tôi gồm:
BÊN NHẬN HOÀN TRẢ (BÊN A): CÔNG TY …………………………….
– Đại diện: …………………………………………………………….
– Chức vụ: …………………………………………………………….
– Địa chỉ:…………………………………………………………………
– Mã số thuế: ………………………………………………………………….
– Số điện thoại:………………………………….Fax:……………………
– Tài khoản số: …………………………………………………………………
– Tại ngân hàng: …………………………………………………………….
BÊN HOÀN TRẢ (BÊN B):
– Ông (bà):……………………………………………………. .
– Số CMND:………………..cấp ngày…………….tại……………………
– Địa chỉ:………………………………………………………………………..
– Mã số thuế:……………………………………………………………………
– Điện thoại:…………………………………………………………………….
– Tài khoản: …………………………………………………………………….
– Tại Ngân hàng:…………………………………………………………
Hai bên cùng nhau lập Biên bản bàn giao hoàn trả Căn nhà số: ….. tại…với nội dung như sau:
– Tổng diện tích căn nhà:…………………………..
– Tổng số phòng:………………………………
– Khu phụ:………………………………………..
– Tài sản thiết bị:…………………………………………..
+ ………………………………………………………………………………………
+ ………………………………………………………………………………………
Bên thuê đã bàn giao hoàn trả đầy đủ cho bên cho thuê các trang thiết bị đã liệt kê ở trên.
Bên cho thuê đã nhận bàn giao đầy đủ từ bên thuê.
Hai bên thống nhất các nội dung như trên và ký vào biên bản.
Biên bản được lập làm 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản.
Việc bàn giao hoàn trả kết thúc vào lúc …. h cùng ngày.
| ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) | ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên) |
Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng dành cho cá nhân đi thuê
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
⃰⃰⃰⃰⃰ ⃰⃰ ⃰ ⃰ ⃰
BIÊN BẢN HOÀN TRẢ NHÀ CHO THUÊ
Hôm nay, ngày….. /…../….., chúng tôi gồm có:
Đại diện bên thuê nhà (Bên A):
Họ và tên:
CMND số:…… cấp ngày: …… tại: ……
Đại diện bên cho thuê nhà (Bên B):
Họ và tên: ……
CMND số: …… cấp ngày: …… tại: ……
Đã cùng nhau tiến hành việc bàn giao hoàn trả căn nhà cho thuê tại số ……, đường ……, Phường ……, Quận ……, TP …… với các nội dung như sau:
- Về diện tích sử dụng:
- Về trang thiết bị trong nhà:
Bên A đã bàn giao đầy đủ cho Bên B các trang thiết bị như liệt kê ở trên.
Bên B đã nhận bàn giao đầy đủ từ Bên A, toàn bộ các trang thiết bị vẫn đang trong tình trạng hoạt động tốt.
Biên bản bàn giao này được lập làm 02 bản gốc, có giá trị pháp lý tương đương, mỗi bên giữ một bản.
Việc bàn giao kết thúc vào lúc … cùng ngày.
……, ngày……, tháng……, năm……
| Bên cho thuê nhà (Bên A) | Bên thuê nhà (Bên B) |
Một số lưu ý khi soạn thảo biên bản hoàn trả mặt bằng
Khi soạn thảo biên bản hoàn trả mặt bằng, bạn cần thật cẩn thận và tỉ mỉ để tránh các sai sót không đáng có, dẫn đến biên bản không có hiệu lực hoặc gây tranh cãi sau này. Hơn nữa, một biên bản hoàn trả mặt bằng không chính xác có thể làm mất giá trị pháp lý, gây khó khăn trong việc chứng minh quyền lợi của các bên liên quan. Để tránh điều này, khi chuẩn bị biên bản hoàn trả mặt bằng, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Sắp xếp nội dung và trình bày bố cục hợp lý, logic.
- Biên bản cần được viết bằng ngôn ngữ phổ thông rõ ràng, chuẩn xác, tránh các thuật ngữ gây khó hiểu hoặc đa nghĩa, mơ hồ.
- Biên bản hoàn trả phải được ghi một cách đầy đủ và chính xác thông tin của các bên liên quan. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi của cả hai mà còn là yếu tố quan trọng khiến văn bản có giá trị pháp lý. Các thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện (nếu là tổ chức) và các giấy tờ chứng minh cần được xác minh rõ ràng để tránh sai sót.
- Cần mô tả kỹ lưỡng tình trạng của mặt bằng khi hoàn trả, sử dụng từ ngữ chính xác và cô đọng. Nếu có thiệt hại hoặc hư hỏng, cần kèm theo hình ảnh minh họa hoặc tài liệu chứng minh, và nêu rõ trách nhiệm sửa chữa hoặc bồi thường.
- Xác định rõ cam kết và nghĩa vụ của hai bên, tránh những điều khoản mơ hồ dẫn đến nhầm nhẫn.
- Đảm bảo biên bản có đầy đủ chữ ký và xác nhận của hai bên, đây cũng là yếu tố khiến biên bản hoàn trả mặt bằng có giá trị pháp lý.
Việc chuẩn bị một biên bản hoàn trả mặt bằng chính xác và đầy đủ không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn. Nếu như bạn cũng đang tìm kiếm dịch vụ hoàn trả mặt bằng tận tâm và nhanh chóng thì hãy liên hệ ngay với LephongMoving thông qua hotline 1800.0068 để được báo giá chi tiết!
