Trước khi tiến hành di dời văn phòng và đưa vào hoạt động kinh doanh, mọi doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục chuyển văn phòng. Tuy nhiên, thủ tục này khá sẽ khá phức tạp nếu không hiểu rõ quy trình cụ thể. Vậy thủ tục chuyển văn phòng là gì? Hãy cùng LefoMoving tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây bạn nhé!
1. Thủ tục chuyển văn phòng là gì?
Văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động kinh doanh chính thức liên quan đến hành pháp và văn thư của các doanh nghiệp. Địa chỉ văn phòng là thông tin quan trọng được công bố trên giấy phép kinh doanh và có thể linh hoạt thay đổi theo từng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi thay đổi địa chỉ văn phòng, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết để cập nhập thông tin địa chỉ mới. Vì thế, thủ tục chuyển văn phòng là hoạt động thông báo đến cơ quan thuế và đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ văn phòng từ địa điểm cũ sang địa điểm mới.
2. Vì sao cần phải làm thủ tục chuyển văn phòng?
Khi có sự thay đổi trong nội dung đăng ký hoạt động văn phòng, doanh nghiệp cần có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP ngày 01/6/2016. Mức phạt sẽ phụ thuộc vào thời gian vi phạm, cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
3. Điều kiện cần khi làm thủ tục chuyển địa chỉ văn phòng
Để thực hiện quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, mỗi doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện sau đây:
- Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, bao gồm tất cả giấy tờ liên quan đến việc thay đổi địa chỉ. Phòng đăng ký kinh doanh chỉ tiếp nhận và xử lý những hồ sơ đầy đủ thông tin và hợp lệ.
- Địa chỉ trụ sở mới của văn phòng phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các vấn đề pháp lý về sau.
4. Hồ sơ của thủ tục chuyển văn phòng gồm những gì?
Nhìn chung, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng có thành phần hồ sơ khá đơn giản, thường bao gồm những loại sau:
– Tờ đơn đề nghị thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính, chi nhánh văn phòng do Bộ Tài chính quy định; bao gồm các nội dung: tên, mã số văn phòng, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng trước đó; thông báo địa chỉ mới và chữ ký của người đại diện đăng ký.
– Hồ sơ chứng minh về quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở chính, chi nhánh văn phòng.
– Tờ đơn ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người đi nộp hồ sơ (Căn cước công dân/ chứng minh nhân dân).
5. Quy trình làm thủ tục chuyển văn phòng gồm những bước nào?
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và khai báo đến cơ quan thuế
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 48 của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, trong trường hợp thay đổi các nội dung đã đăng ký về địa chỉ văn phòng, doanh nghiệp cần gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký sớm đến cơ quan thuế quản lý thông tin công ty. Bao gồm các giấy tờ:
- Biên bản họp quyết định thay đổi địa chỉ văn phòng của công ty.
- Thông báo về sự thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Đơn điều chỉnh nội dung đăng ký thuế theo mẫu 08-ĐK-TCT.
- Bản sao của giấy đăng ký kinh doanh hiện tại của công ty.
- Bản báo cáo về việc sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ cần thiết, tiếp tục nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới của văn phòng hoặc thông qua Cổng Thông tin Điện tử Quốc gia để thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận kết quả đăng ký
Khi tiếp nhận hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ giao giấy biên nhận và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ được xác nhận hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng mới trong vòng 8 – 10 ngày. Trong trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo đến doanh nghiệp kèm lý do cụ thể.
Bước 4: Xin cấp đổi con dấu của công ty
Song song với việc di dời văn phòng và chuyển cơ sở kinh doanh, thông tin địa chỉ trên con dấu của doanh nghiệp cũng cần được cập nhật, cụ thể như sau:
- Chuyển văn phòng cùng quận, huyện: Trong trường hợp này, có thể không cần khắc dấu mới, chỉ cần thông báo cho khách hàng, đối tác về thay đổi địa chỉ, và tiếp tục sử dụng con dấu hiện tại.
- Chuyển văn phòng khác quận, huyện: Nộp hồ sơ đến cơ quan công an nơi đã cấp dấu cũ để thực hiện thay đổi. Hồ sơ này sẽ bao gồm bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa và giấy tờ chứng nhận việc đăng ký mẫu dấu (cũ).
- Chuyển văn phòng đến tỉnh, thành phố khác: Làm thủ tục trả lại dấu tại cơ quan công an nơi đã cấp dấu cũ. Sau đó, nộp hồ sơ xin cấp dấu mới tại cơ quan công an địa phương mới. Hồ sơ thường bao gồm: bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa chỉ, giấy tờ chứng nhận việc đăng ký mẫu dấu (cũ), giấy giới thiệu nhận con dấu.
6. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục chuyển văn phòng làm việc mới
Việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan là một trong những việc làm cần thiết và là một trong những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng giúp quá trình di dời trụ sở doanh nghiệp được nhanh chóng, hiệu quả. Để tránh những rắc rối pháp lý và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chuyển văn phòng chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và tuân thủ các quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Trước khi chuyển văn phòng doanh nghiệp cần hoàn trả mặt bằng cho chủ tòa nhà, hơn đơn vị cho thuê. Bên cạnh doanh nghiệp nên tham khảo 5 rủi ro khi kết thúc gia hạn hoặc nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng để quá trình diễn ra suôn sẻ nhất.
Khi thay đổi địa chỉ văn phòng, doanh nghiệp phải có mẫu thông báo chuyển văn phòng gửi đến các đối tác, khách hàng về địa điểm làm việc mới. Có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như website hoặc email,… để gửi thông báo cho khách hàng về ngày bắt đầu làm việc tại văn phòng mới.
Ngoài các thủ tục hành chính, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện các thủ tục phong thủy khi chuyển văn phòng. Xem xét ngày tốt để chuyển văn phòng, văn khấn nhập trạch chuyển văn phòng và có thể tổ chức lễ cúng nhập trạch tại văn phòng mới này nhằm tạo điều kiện thuận lợi và mang lại sự may mắn trong công việc cho địa điểm văn phòng mới.
7. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp về chuyển địa chỉ văn phòng
7.1. Chuyển địa điểm công ty khác quận có phải chốt thuế?
Việc chuyển địa điểm của công ty từ một quận này sang quận khác có thể ảnh hưởng đến các thủ tục liên quan đến thuế và các vấn đề hành chính khác. Vì thế, khi chuyển địa điểm công ty sang một quận khác, chốt thuế là điều cần làm.
Các công ty thay đổi địa chỉ trụ sở sang một quận khác hoặc tỉnh khác sẽ nộp thông báo bằng 08-MST tới cơ quan thuế đang quản lý. Thủ tục này nhằm tiến hành chốt nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế quản lý.
Cơ quan thuế quản lý sẽ tổng hợp thông tin và xác nhận việc thay đổi địa chỉ trụ sở theo mẫu số 09-MST, bao gồm tình hình kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp đến thời điểm chốt thuế. Điều này đảm bảo rằng việc chuyển địa điểm công ty diễn ra một cách liền mạch và tuân thủ quy định về thuế.
7.2. Cách thay đổi tên địa điểm kinh doanh như thế nào?
Theo quy định của Luật doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên của công ty kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”. Vì vậy, trong trường hợp thay đổi tên địa điểm kinh doanh cũng sẽ dẫn đến việc thay đổi tên cho văn phòng. Do đó, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi tên cho văn phòng đại diện để đảm bảo tuân thủ quy định.
Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện mà chỉ thực hiện các thủ tục thay đổi hồ sơ, điều này sẽ không được chấp thuận. Do đó, để tránh vi phạm pháp luật, cần tiến hành thủ tục thay đổi tên cho văn phòng đại diện trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện nào.
7.3. Có thể thực hiện đồng thời hai thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng và thủ tục khác như thay đổi người đứng đầu địa điểm kinh doanh được không?
Theo quy định, mỗi doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện một thủ tục trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc không thể thực hiện cùng lúc hai thủ tục thay đổi trên cơ sở dữ liệu. Do vậy, doanh nghiệp không thể đồng thời thực hiện hai thủ tục thay đổi cùng một lúc.
Bài viết trên đã trình bày chi tiết về thủ tục, những lưu ý quan trọng và giải đáp những thắc mắc thường gặp về thủ tục chuyển văn phòng. Hiểu rõ quy trình này, sẽ giúp mọi doanh nghiệp và công ty thực hiện việc chuyển địa điểm văn phòng một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Nếu còn bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào về thủ tục hay các vấn đề pháp lý liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với LefoMoving để nhận được sự hỗ trợ và giải đáp chi tiết. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp tại LephongMoing liên hệ ngay hotline 09.69.69.69.80, để được hỗ trợ tư vấn và báo giá cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn.
