Việc thuê văn phòng tưởng chừng như dễ dàng nhưng thực chất lại đòi hỏi nhiều vấn đề phát sinh. Những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp chủ yếu đến từ việc thiếu kinh nghiệm và chưa tìm hiểu kỹ các thông tin cần thiết. Bài viết này sẽ chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng cho từng doanh nghiệp chi tiết. Hãy cùng LephongMoving khám phá nhé!
1. Nên thuê chung cư, nhà nguyên căn hay văn phòng trong các tòa nhà?
Đây là một câu hỏi khá phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi muốn thuê một không gian làm việc. Mỗi lựa chọn đều có những ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp. Dưới đây là một vài so sánh giữa ưu – nhược điểm của ba loại hình văn phòng này:
| Thuê chung cư | Thuê nhà nguyên căn | Thuê văn phòng trong tòa nhà | |
| Ưu điểm |
|
|
|
| Nhược điểm |
|
|
|
Rõ ràng mỗi phương án lựa chọn thuê văn phòng có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng đối tượng khách thuê. Để xác định lựa chọn phương án nào, doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên yếu tố như: Ngân sách doanh nghiệp, cơ sở vật chất, quy mô doanh nghiệp, v.v.
2. Kinh nghiệm thuê văn phòng chung cho từng doanh nghiệp
2.1 Xác định nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp
Thiết lập ngân sách là bước quan trọng đầu tiên để xác định nhu cầu thuê văn phòng của doanh nghiệp. Cần tính toán tổng các chi phí bao gồm: Tiền thuê, chi phí tiện ích và dịch vụ khác có thể kể đến như: Tiền điện nước, tiền setup văn phòng, tiền cọc,… Doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo có thể chi trả chi phí thuê văn phòng trong thời gian dài.
2.2 Lựa chọn vị trí phù hợp
Vị trí của văn phòng có ảnh hưởng lớn đến sự tiện lợi, uy tín trong việc tiếp cận và giao dịch với khách hàng, đối tác và nhân viên. Những vị trí gần trung tâm kinh doanh, giao thông công cộng và các tiện ích khác như: Nhà hàng, cửa hàng giúp tạo thuận lợi trong việc di chuyển của nhân viên hay giao dịch với đối tác và khách hàng.
2.3 Diện tích văn phòng & mức tiêu chuẩn
Diện tích văn phòng phải đủ để phục vụ nhu cầu làm việc của doanh nghiệp, nhưng cũng không quá lớn để không cần thiết. Xem xét số lượng nhân viên, không gian làm việc cần thiết và cách bố trí sao cho hiệu quả. Ngoài ra,cần cân nhắc xem xét về mức tiêu chuẩn của văn phòng chung, bao gồm: Thiết bị, nội thất và các tiện ích cơ bản,… Bạn có thể tham khảo cách bố trí diện tích trung bình dành cho một nhân sự sau đây:
- Mức diện tích văn phòng trung bình và vừa đủ: 5 – 6m2/người. Đây là mức phổ biến nhất ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
- Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: 3 – 4m2/người. Mức này phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn kinh phí thuê văn phòng thấp hoặc mục đích sử dụng ngắn hạn.
- Mức tiêu chuẩn: 7 – 10m2/người. Mức diện tích này cho phép mỗi nhân sự đều có chỗ ngồi thoải mái, thoáng mát, dễ di chuyển trao đổi, hội họp.
2.4 Cơ sở vật chất của văn phòng và tiện ích xung quanh
Đảm bảo rằng văn phòng chung có đủ cơ sở vật chất như: Hệ thống điều hòa không khí, internet ổn định, phòng họp và không gian tiếp khách. Đồng thời nên ưu tiên lựa chọn vị trí gần có các tiện ích xung quanh như: Nhà hàng, quầy ăn uống, trung tâm thể dục,… có thể tạo ra môi trường làm việc thoải mái và đáp ứng các nhu cầu cần thiết cho nhân viên và khách hàng.
- Tiện ích nội khu: Xem xét chất lượng sử dụng của hệ thống điện, điều hòa, hệ thống camera, khu vực để xe,…
- Tiện ích ngoại khu: Xem xét môi trường xung quanh có đảm bảo vệ sinh sạch sẽ không, có tình trạng ngập úng không,…
2.5 An ninh, chất lượng vận hành tòa nhà văn phòng
Vệ sinh, an ninh và chất lượng vận hành tòa nhà văn phòng là yếu tố quan trọng. Vì vậy khi chọn thuê văn phòng cần đảm bảo tòa nhà có hệ thống an ninh, camera giám sát, và các biện pháp bảo mật khác để bảo vệ tài sản và thông tin quan trọng. Bên cạnh đó, bạn nên chọn một tòa nhà được quản lý chất lượng giúp đảm bảo việc duy trì và sửa chữa được thực hiện kịp thời.
2.6 Pháp lý & hợp đồng thuê văn phòng
Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê văn phòng, đảm bảo rằng các điều khoản rõ ràng về giá thuê, thời hạn hợp đồng, điều kiện hủy và các cam kết khác. Nếu cần, tư vấn với chuyên gia pháp lý để đảm bảo rằng bạn hiểu rõ và đồng ý với mọi điều khoản. Ngoài ra, trước khi chuyển văn phòng doanh nghiệp cần hoàn trả mặt bằng cho chủ tòa nhà, hơn đơn vị cho thuê. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tham khảo thủ tục chuyển văn phòng để quá trình diễn này ra suôn sẻ nhất.
2.7 Yếu tố phong thủy của văn phòng làm việc
Để tạo ra phong thủy tốt cho văn phòng làm việc, các doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố như: Hướng, vị trí, không gian, màu sắc, ánh sáng, cây cảnh, đồ trang trí và bố trí bàn ghế của văn phòng làm việc. Như vậy, có thể mang đến một không gian làm việc thoải mái và tạo ra năng lượng tích cực cho nhân viên.
Bên cạnh đó, theo phong thủy, vị trí văn phòng nên tránh mặt trước/sau lưng là chợ búa, nơi đổ rác, ao tù nước đọng… Vì những khu vực này dễ sinh ra uế khí, khiến công ty khó thành công về danh tiếng và hiệu quả kinh doanh.
2.8 Lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng uy tín
Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro không cần thiết khi không có kinh nghiệm chuyển văn phòng, ngoài ra còn giúp tiết kiệm thời gian và rất nhiều chi phí. Nếu bạn đang có nhu cầu di dời văn phòng hay mặt bằng kinh doanh có thể tham khảo ngay LephongMoving, đơn vị uy tín hàng đầu với dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp thực hiện theo quy trình chuẩn Japan. Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên tận tâm và giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp bạn đóng gói, vận chuyển và bố trí đồ đạc một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm.
3. Kinh nghiệm thuê văn phòng theo quy mô công ty
3.1 Quy mô startup
Với nguồn tài chính hạn chế, các công ty startup cần tập trung vào các nhu cầu cơ bản như: Vị trí thuận lợi, giá cả hợp lý và không gian linh hoạt để mở rộng sau này. Có thể lựa chọn thuê không gian làm việc chia sẻ hoặc văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí ban đầu nhưng vẫn sở hữu môi trường làm việc chuyên nghiệp.
3.2 Quy mô SME
Đối với quy mô SME, vị trí của văn phòng có thể quyết định tới khả năng tiếp cận khách hàng và đối tác. Chọn vị trí thuận lợi nằm trên các tuyến đường lớn gần các trung tâm kinh doanh hoặc giao thông công cộng. Lựa chọn một văn phòng có thể mở rộng khi cần để đảm bảo rằng bạn không bị hạn chế trong quá trình phát triển kinh doanh.
3.3 Quy mô lớn
Các công ty lớn cần chú trọng đến chất lượng văn phòng và dịch vụ đi kèm như: An ninh, hệ thống IT, và tiện nghi phục vụ nhân viên. Tùy chỉnh thiết kế văn phòng dựa trên nhu cầu làm việc cụ thể của công ty. Có thể là không gian làm việc mở, phòng họp tiện ích, khu vực nghỉ ngơi, v.v.
4. Kinh nghiệm theo văn phòng theo từng lĩnh vực kinh doanh
4.1 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực logistics
Văn phòng logistics cần có không gian rộng rãi để lưu trữ và quản lý hàng hóa, thiết bị và phương tiện vận chuyển. Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tiếp khách, làm việc nhóm và hỗ trợ khách hàng. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng logistics là:
- Chọn vị trí gần các tuyến đường chính, cảng biển, sân bay hoặc ga tàu để thuận tiện cho việc giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra điều kiện an ninh, phòng cháy chữa cháy và hệ thống điện nước của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế phù hợp cho các hoạt động logistics.
4.2 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực bất động sản
Văn phòng bất động sản cần có không gian sang trọng, ấm cúng và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy in, máy fax, điện thoại,… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tiếp khách, trưng bày sản phẩm và tư vấn khách hàng. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng bất động sản là:
- Chọn vị trí gần các khu vực có nhu cầu mua bán nhà đất cao, như trung tâm thành phố, khu đô thị mới hoặc khu du lịch.
- Kiểm tra pháp lý, giấy tờ và hợp đồng thuê của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế hài hòa với phong cách và thương hiệu của công ty.
4.3 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực sản xuất may mặc
Văn phòng sản xuất may mặc cần có không gian rộng rãi để lắp đặt và vận hành các máy móc, thiết bị và nguyên liệu sản xuất. Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Thiết kế, kiểm tra chất lượng và giao dịch với khách hàng. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng sản xuất may mặc là:
- Chọn vị trí gần các khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc khu thương mại để thuận tiện cho việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa.
- Kiểm tra điều kiện an toàn lao động, môi trường và hệ thống điện nước của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế phù hợp cho các quy trình sản xuất may mặc.
4.4 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực kiến trúc nội thất
Văn phòng công ty kiến trúc nội thất cần có không gian sáng tạo, năng động và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy scan… Ngoài ra, văn phòng văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tiếp khách, trưng bày mẫu thiết kế và tư vấn dự án. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty kiến trúc nội thất là:
- Chọn vị trí gần các khu vực có nhu cầu thiết kế kiến trúc nội thất cao, như: Các tòa nhà cao tầng, biệt thự hoặc khách sạn.
- Kiểm tra chất lượng và bảo hành của các thiết bị làm việc và dịch vụ internet của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế thể hiện được phong cách và chuyên môn của công ty.
4.5 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực dược & y tế
Văn phòng dược & y tế cần có không gian sạch sẽ, an toàn và trang bị đầy đủ các thiết bị y tế như: Máy xét nghiệm, máy siêu âm, máy chụp X-quang,… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tiếp nhận, khám chữa và hỗ trợ bệnh nhân. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng dược & y tế là:
- Chọn vị trí gần các bệnh viện, phòng khám hoặc trung tâm y tế để thuận tiện cho việc liên kết và chuyển giao bệnh nhân.
- Kiểm tra giấy phép hoạt động, chứng chỉ và hợp đồng thuê của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế đảm bảo được tiêu chuẩn y tế và thoải mái cho bệnh nhân.
4.6 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực thời trang
Văn phòng công ty thời trang cần có không gian thời thượng, cá tính và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy may, máy cắt, máy ủi,… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Thiết kế, may mẫu và trưng bày sản phẩm. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty thời trang là:
- Chọn vị trí gần các khu mua sắm, làm đẹp hoặc giải trí để thu hút khách hàng và đối tác.
- Kiểm tra chất lượng và bảo hành của các thiết bị làm việc và dịch vụ internet của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế phù hợp cho các hoạt động của công ty thời trang.
4.7 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực du lịch
Văn phòng công ty du lịch cần có không gian mở, thoáng mát và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, điện thoại,… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tiếp khách, trưng bày tour du lịch và tư vấn dịch vụ. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty du lịch là:
- Chọn vị trí gần các điểm du lịch nổi tiếng, sân bay hoặc ga tàu để thuận tiện cho việc quảng bá và điều hành tour du lịch.
- Kiểm tra uy tín, chứng nhận và hợp đồng thuê của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế mang lại cảm giác thân thiện và tin cậy cho khách hàng.
4.8 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực công nghệ
Văn phòng công ty công nghệ cần có không gian hiện đại, thông minh và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy scan… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Thiết kế, lập trình và kiểm thử phần mềm. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty công nghệ là:
- Chọn vị trí gần các khu công nghệ, trường đại học hoặc trung tâm nghiên cứu để thuận tiện cho việc tuyển dụng, hợp tác và học hỏi.
- Kiểm tra chất lượng và bảo hành của các thiết bị làm việc và dịch vụ internet của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế mang lại cảm giác thoải mái và sáng tạo cho nhân viên.
4.9 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực luật pháp
Văn phòng công ty luật cần có không gian trang nhã, lịch sự và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, điện thoại… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tiếp khách, hội thảo và lưu trữ hồ sơ. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty luật là:
- Chọn vị trí gần các tòa án, cơ quan nhà nước hoặc trung tâm thương mại để thuận tiện cho việc giải quyết các vụ kiện và giao dịch.
- Kiểm tra uy tín, chứng chỉ và hợp đồng thuê của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế mang lại cảm giác uy tín và chuyên nghiệp cho khách hàng.
4.10 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực giáo dục
Văn phòng công ty giáo dục cần có không gian rộng rãi, sáng sủa và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy chiếu,… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Giảng dạy, học tập và thư viện. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty giáo dục là:
- Chọn vị trí gần các trường học, trung tâm học thuật hoặc khu dân cư để thuận tiện cho việc tuyển sinh và quảng bá.
- Kiểm tra giấy phép hoạt động, chứng chỉ và hợp đồng thuê của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế thể hiện được sự nhiệt tình và chất lượng của công ty.
4.11 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực cơ khí công nghiệp
Văn phòng công ty cơ khí công nghiệp cần có không gian rộng, an toàn và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy cắt, máy móc cơ khí,… Ngoài ra,văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Thiết kế, sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty cơ khí công nghiệp là:
- Chọn vị trí gần các khu công nghiệp, cảng hoặc đường sắt để thuận tiện cho việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra quy định phòng cháy chữa cháy, điều kiện an toàn lao động của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế thể hiện được sự uy tín và chuyên môn của công ty.
4.12 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực xây dựng
Văn phòng công ty xây dựng cần có không gian hiện đại, bền bỉ và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy đo… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Thiết kế, lập dự án và giám sát các quy trình thực hiện. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty xây dựng là:
- Chọn vị trí gần các khu đô thị, công viên hoặc đường cao tốc để thuận tiện cho việc tiếp cận và quản lý các công trình.
- Kiểm tra về quy định và chất lượng các thiết bị phòng cháy chữa cháy của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế mang lại cảm giác sang trọng và hiệu quả cho khách hàng.
4.13 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực bảo hiểm
Văn phòng công ty bảo hiểm cần có không gian chuyên nghiệp, uy tín và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy fax,… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tư vấn, bán hàng và giải quyết khiếu nại. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty bảo hiểm là:
- Chọn vị trí gần các khu dân cư, trung tâm thương mại hoặc bệnh viện để thuận tiện cho việc tiếp thị và phục vụ khách hàng.
- Kiểm tra giấy phép hoạt động, uy tín của văn phòng trong lĩnh vực bảo hiểm.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế thể hiện được sự chuyên nghiệp và tin cậy của công ty.
4.14 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực marketing – quảng cáo
Văn phòng công ty marketing quảng cáo cần có không gian sáng tạo, năng động và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy chụp ảnh… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Thiết kế, sản xuất và phát triển chiến dịch quảng cáo. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty marketing quảng cáo là:
- Chọn vị trí gần các khu vực sầm uất, trung tâm mua sắm hoặc địa điểm du lịch để thuận tiện cho việc nghiên cứu và khai thác thị trường.
- Kiểm tra danh tiếng và chất lượng của các dự án đã thực hiện của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế mang lại cảm giác thoải mái và sáng tạo cho nhân viên.
4.15 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực tài chính
Văn phòng công ty tài chính cần có không gian sang trọng, đẳng cấp và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy fax… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Tư vấn, giao dịch và quản lý tài chính. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty tài chính là:
- Chọn vị trí gần các khu tài chính, ngân hàng hoặc trụ sở chính của các công ty lớn để thuận tiện cho việc hợp tác và mở rộng thị trường.
- Kiểm tra uy tín và kinh nghiệm của văn phòng trong lĩnh vực tài chính.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế thể hiện được sự sang trọng và đẳng cấp của công ty.
4.16 Kinh nghiệm thuê văn phòng lĩnh vực giải trí
Văn phòng công ty giải trí cần có không gian thân thiện, vui nhộn, sáng tạo và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như: Máy tính, máy in, máy quay phim… Ngoài ra, văn phòng cũng cần đủ diện tích để phân các khu vực: Sản xuất, biên tập và phát hành các sản phẩm giải trí. Một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng công ty giải trí là:
- Chọn vị trí gần các khu vực nổi tiếng, sân khấu hoặc đài truyền hình để thuận tiện cho việc quảng bá và phát triển thương hiệu.
- Kiểm tra chất lượng và sự đa dạng của các sản phẩm giải trí đã sản xuất của văn phòng.
- Đảm bảo văn phòng có đủ diện tích và thiết kế mang lại cảm giác thân thiện và vui nhộn cho nhân viên.
LephongMoving vừa chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm thuê văn phòng chi tiết cho từng doanh nghiệp, hy vọng thông tin bổ ích trên sẽ giúp doanh nghiệp “định đô” suôn sẻ và dễ dàng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó, để có thể tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc và tập trung vào các hoạt động kinh doanh nhằm phát triển công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn LephongMoving như một người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp chuyển đồ đạc tới văn phòng mới an toàn, nhanh chóng, với giá cả phải chăng.
