Khó khăn khi chuyển văn phòng là điều mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Tùy vào từng hoạt động của doanh nghiệp mà sẽ có những khó khăn khác nhau. Vậy những khó khăn này là gì? Và nguyên nhân do đâu? Hãy cùng LefoMoving tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Những khó khăn chung thường gặp khi vận chuyển văn phòng
Việc thiếu sự chuẩn bị trước khiến doanh nghiệp gặp phải những khó khăn khi chuyển văn phòng sau.
- Lộn xộn trong việc di dời: Điển hình là việc doanh nghiệp không biết nên ưu tiên dọn dẹp phần nào trước và chuẩn bị thùng carton, thiết bị di dời sao cho hợp lý.
- Thiếu nhân công hỗ trợ: Một số doanh nghiệp thường bị thiếu nhân công, do không có đủ nhân viên có kinh nghiệm chuyển văn phòng, dẫn đến tình trạng hư hỏng đồ đạc và tốn nhiều sức lực khi phải chuyển đồ từ trên cao xuống.
- Thiếu công cụ và thiết bị hỗ trợ: Doanh nghiệp thường gặp phải các trường hợp như không có đầy đủ các vật liệu đóng gói như: Giấy xốp, làm đồ đạc trong thùng bị va đập khi di chuyển, gây ra tình trạng hư hỏng, đổ vỡ. Ngoài ra, đối với các văn phòng ở trên cao nhưng lại không trang bị thiết bị hỗ trợ vận chuyển như: Xe đẩy hàng, khiến đồ đạc trong thùng không được an toàn. Hoặc không có phương tiện di chuyển hàng hóa thích hợp, khiến quá trình vận chuyển gặp nguy hiểm, trì trệ.
- Tháo lắp thiết bị điện tử bị sai cách: Nếu doanh nghiệp không có nhân sự chuyên môn trong việc tháo lắp các thiết bị văn phòng rất dễ gặp phải trường hợp chập điện, lạc mất phụ tùng, phụ kiện của thiết bị, nhất là đối với những thiết bị điện lạnh, khiến thiết bị hư hỏng và không thể sử dụng ở văn phòng mới.
- Lạc mất đồ dùng, hồ sơ: Song song với các vấn đề chuyên môn, các doanh nghiệp thường bị thất thoát đồ khi sang văn phòng mới, do không biết cách chống thất lạc đồ khi chuyển văn phòng, cũng như không phân loại đồ đạc khi chuyển văn phòng theo từng nhóm cụ thể, nhất là với hồ sơ, giấy tờ quan trọng. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở văn phòng mới.
- Không thể tìm được mặt bằng thích hợp: Trong giai đoạn giá trị bất động sản đang tăng giảm liên tục như hiện nay, nếu doanh nghiệp không lên trước kế hoạch chuyển văn phòng để tìm mặt bằng thích hợp sẽ rất dễ rơi vào tình trạng không biết dời văn phòng đi đâu hoặc phải thuê một văn phòng có mức giá cao, không được như ý.
- Các vấn đề liên quan đến giấy tờ: Đến ngày cần chuyển văn phòng, phía doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để hoàn thiện các thủ tục chuyển văn phòng, vấn đề pháp lý với chủ mặt bằng để có thể thu dọn đồ đạc của mình. Mặt khác, doanh nghiệp khi chưa hoàn tất thủ tục và hồ sơ thuê mặt bằng ở chỗ mới thì việc chuyển văn phòng sẽ phát sinh thêm trường hợp phải làm việc với chủ mặt bằng, tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp. Bên cạnh doanh nghiệp có thể tham khảo 5 rủi ro khi kết thúc, gia hạn hoặc nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng.
- Gặp tình trạng ùn tắc giao thông, lạc đường: Một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ thông tin về các tuyến đường thường kẹt xe ở Sài Gòn sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thì giờ và khiến nhân lực cảm thấy kiệt sức, chậm trễ tiến độ chuyển văn phòng. Ngoài ra, ở một số tuyến đường trên địa bàn có quy định cấm xe tải vào TpHCM, nếu biết được vấn đề này, doanh nghiệp sẽ bị bắt vì vi phạm quy định về an toàn giao thông, khiến doanh nghiệp mất chi phí đóng phạt và thời gian làm thủ tục hành chính. Cùng với đó, một số khu vực còn có đường tắt thông với nhau nhưng những con đường này không phải ai cũng biết. Nếu doanh nghiệp không tìm hiểu trước, rất dễ xảy ra tình trạng lạc đường trong quá trình di chuyển.
Những khó khăn khi chuyển văn phòng của từng lĩnh vực, cơ sở kinh doanh
Như đã nói ở trên, mỗi doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực sẽ gặp những khó khăn khác nhau.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho cơ sở kinh doanh Spa, nha khoa, thẩm mỹ viện
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực làm đẹp như: Spa, nha khoa, thẩm mỹ viện,… khi vận chuyển cơ sở kinh doanh làm đẹp thường gặp khó khăn trong việc di dời các vật dụng hành nghề như: Ghế, quầy, tủ, bàn, những vật có kích thước lớn, số lượng nhiều.
Song song đó, việc bảo quản và đóng gói các loại mỹ phẩm khi vận chuyển không đúng cách cũng khiến cho mỹ phẩm bị đổ, vỡ trong quá trình di dời, gây thất thoát cho doanh nghiệp. Mặt khác, một số doanh nghiệp cũng không đủ nhân lực do hầu hết nhân viên đều là nữ, không thể làm các việc nặng như: Khiêng vác hàng hóa, khiến việc di dời mất nhiều thời gian.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho phòng GYM, cơ sở kinh doanh dụng cụ thể thao·
Việc vận chuyển phòng GYM hoặc các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thể hình gặp khó khăn nhiều vì hầu hết trang thiết bị luyện tập đều cồng kềnh và nặng. Quan trọng nhất là các loại tạ tập luyện sẽ có những kích thước và cân nặng khác nhau, nếu doanh nghiệp không biết cách đóng gói vật cồng kềnh và nặng hợp lý sẽ xảy ra tình trạng va đập khi vận chuyển, gây hư hỏng những đồ vật khác.
Ngoài ra, các dụng cụ tập luyện như: Máy chạy bộ, thiết bị nâng tạ, ghế, bàn,… cũng thường là những vật có kích thước lớn không thể sử dụng sức người để mang vác, hoặc nếu cố quá sẽ tốn rất nhiều sức lực thậm chí xảy ra tình trạng chấn thương. Vì vậy cần có phương tiện vận chuyển đồ nặng và cồng kềnh phù hợp như: xe nâng, xe đẩy, xe cẩu,..
Bên cạnh đó, một số phòng tập cao cấp còn trang bị thêm sữa tắm dạng gói, khăn tắm, một số vật dụng chuyên dụng để tập luyện có giá trị khác,… Nếu doanh nghiệp không phân loại những đồ đạc này từ trước và đóng gói hợp lý sẽ rất dễ xảy ra tình trạng thất thoát hoặc làm bẩn, hư hỏng khiến chúng không thể sử dụng ở phòng gym mới.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho nhà hàng, khách sạn, hầm rượu
Nhiều người cho rằng, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn sẽ vận chuyển đồ đạc dễ dàng hơn, nhưng sự thật lại đòi hỏi quá trình di dời này cần rất nhiều sự cẩn thận và tỉ mỉ. Cụ thể là trong việc đóng gói đồ dễ vỡ và phân loại đồ dùng, rất dễ xảy ra tình trạng nứt, sứt mẻ bát, dĩa, ly, tách, hay sản phẩm kinh doanh gồm: bia, chai rượu vang,… cũng như: Thất lạc dao, nĩa, thìa,… và các vật dụng cung cấp dịch vụ khác trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra, quá trình chuyển nhà hàng khách sạn nếu không cẩn thận trong quá trình di dời sẽ rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc giấy tờ, hóa đơn, ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp sau này.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thời trang như tiệm vải, cửa hàng giày dép, quần áo
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực thời trang khi vận chuyển văn phòng, nếu không đóng gói đồ dùng kỹ lưỡng sẽ rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc đồ đạc, nhất là những vật dụng có kích thước nhỏ như: Kim may, chỉ, vải, phụ kiện,…
Cùng với đó, các manocanh (Ma nơ canh) nếu không sắp xếp vị trí trên xe vận chuyển hợp lý sẽ rất dễ hư hỏng do va đập trong quá trình xe di chuyển trên đường. Nếu doanh nghiệp có thêm các cuộn vải lớn, các thùng hàng quần áo, giày dép mà không có phương tiện vận chuyển phù hợp mà lựa chọn tự vận chuyển bằng xe máy hay thuê xe ba gác sẽ khiến đồ chở cồng kềnh gây nguy hiểm. Bên cạnh đó việc không vệ sinh xe vận chuyển từ trước sẽ khiến cho các cuộn vải này bị vấy bẩn, hư hỏng. Bạn có thể cách đóng gói quần áo, dịch vụ vận chuyển quần áo vải vóc hay vận chuyển cửa hàng kinh doanh thời trang, để quá trình di dời diễn ra nhanh chóng thuận tiện hơn.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm
Khi vận chuyển văn phòng, các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này cần lưu ý cách đóng gói phù hợp. Vì nếu sách hoặc sổ tay, vở không được đóng gói đúng cách và cẩn thận sẽ rất dễ bị gãy góc, nhăn, vấy bẩn, mất đi vẻ ban đầu của sản phẩm.
Ngoài ra, các sản phẩm văn phòng phẩm như: Bút, thước, quà lưu niệm,… và một số loại văn phòng phẩm khác cũng cần được phân loại từ trước để tránh tình trạng bị thất lạc, đổ vỡ, hư hỏng khi di dời. Cùng với đó, các doanh nghiệp nếu không có đủ nhân lực cũng sẽ gặp khó khăn khi khiêng vác đồ đạc. Vì vậy doanh nghiệp có thể tham khảo các dịch vụ vận chuyển hàng văn phòng phẩm, hoặc cách phân loại, đóng gói và vận chuyển sách để đảm bảo quá trình di dời được an toàn hiệu quả.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho với bệnh viện hay nhà thuốc
Những doanh nghiệp, cơ sở hoạt động trong lĩnh vực y dược, hóa dược nếu không tìm hiểu trước quy cách đóng gói thuốc và dược phẩm hay bảo quản khi vận chuyển dược phẩm sẽ rất dễ xảy ra tình trạng hư hỏng. Ngoài ra, các sản phẩm này nếu không được phân loại thành từng nhóm cụ thể sẽ rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc thuốc hoặc các loại hóa dược bị hư hỏng trong quá trình di dời.
Không chỉ vậy, những doanh nghiệp này nếu không có nhân công có kinh nghiệm và chuyên môn trong việc đóng gói và di dời sẽ rất khó trong việc di dời những loại tủ kính trưng bày, khiến các loại tủ này bị hư hỏng, vỡ. Ngoài ra với bệnh viện thì số lượng lớn vật dụng như: Bàn, ghế,… cũng là một thử thách lớn cho việc vận chuyển.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho cửa hàng kinh doanh điện thoại, máy vi tính, thiết bị điện tử hay tiệm Net
Những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử, điện thoại máy vi tính hay thậm chí các phòng gaming sẽ gặp khó khăn khi không biết biết cách tháo lắp các thiết bị điện tử sẽ rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc các phụ tùng, phụ kiện thiết bị. Với các thiết bị không cần tháo lắp cần biết cách phân loại hoặc đóng gói, bao bọc cẩn thận để chúng được an toàn, không mất đi giá trị khi chuyển đến địa điểm kinh doanh mới. Bên cạnh đó để quá trình di dời an toàn bạn có thể tham khảo đóng gói và vận chuyển máy tính an toàn.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nội thất
Những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nội thất nếu không có đủ nhân công sẽ gặp nhiều khó khăn khi khiêng vác vì hầu hết, đồ nội thất có kích thước lớn và khá nặng. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp không bảo quản, bao bọc, đóng gói, vận chuyển nội thất đúng cách sẽ khiến cho chúng bị hư hỏng, trầy xước, mất đi tính thẩm mỹ khi di chuyển trên đường. Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm cách đóng gói và vận chuyển đồ gỗ, cách đóng gói nội thất hay dịch vụ vận chuyển nội thất để quá trình di dời được an toàn và nhanh chóng.
Khó khăn khi chuyển văn phòng cho các Studio
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực studio như: Chụp ảnh, quay phim, kinh doanh váy cưới,… nếu không có kinh nghiệm vận chuyển và đóng gói sẽ khiến cho các loại hàng hóa, thiết bị, đồ đạc dễ bị hư hỏng mất đi giá trị khi vận chuyển. Đặc biệt, là những studio cưới, nếu quá trình vận chuyển không cẩn thận hoặc xe không được bảo trì vệ sinh trước đó sẽ khiến cho váy cưới bị mất dáng, váy bẩn, hư hỏng, tốn kinh phí và thời gian sửa chữa lại, thậm chí không thể sử dụng.
Đối với văn phòng làm việc tại các tòa nhà, cao ốc, chung cư, nhà nguyên căn
Doanh nghiệp khi muốn vận chuyển văn phòng nếu không lên trước một bản kế hoạch chuyển văn phòng sẽ khiến việc di dời bị lộn xộn do không biết phải bắt đầu từ đâu. Ngoài ra, việc thiếu kiến thức và kinh nghiệm sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian trong việc tìm đường di chuyển, đóng gói bị sai cách khiến cho đồ đạc bị hư hỏng.
Hơn hết, việc di dời văn phòng cũng khiến cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc hoàn tất thủ tục chuyển văn phòng, bàn giao mặt bằng cũ và tìm văn phòng mới. Bên cạnh đó, việc dọn dẹp văn phòng ở mặt bằng cũ nếu doanh nghiệp không đủ nhân công thực hiện sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp do không tìm hiểu kỹ thông tin của các đơn vị vận chuyển khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, “tiền mất tật mang” do làm việc với những đơn vị không uy tín.
Những khó khăn nào khi chọn đơn vị chuyển văn phòng kém chất lượng?
Hiện nay, trên thị trường có không ít đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển văn phòng với nhiều hình thức khác nhau như: chuyển văn phòng trọn gói, vận chuyển văn phòng không bao gồm bốc xếp, cho thuê xe tải chuyển văn phòng, dịch vụ taxi tải chuyển văn phòng,…
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án thuê đơn vị vận chuyển để hỗ trợ nhưng nếu không tìm hiểu kỹ thông tin của các đơn vị này, doanh nghiệp rất dễ trở thành “con mồi” cho những kẻ gian trục lợi khi thuê phải những đơn vị kém chất lượng, đội ngũ nhân viên không có chuyên môn, thiếu dụng cụ và phương tiện thích hợp nhưng giá thành lại rất cao.
Việc hợp tác với các đơn vị vận chuyển văn phòng thiếu chuyên môn và không uy tín sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải các vấn đề như:
- Thất thoát đồ đạc trong quá trình vận chuyển văn phòng.
- Hư hỏng đồ đạc do đóng gói và bảo quản sai cách.
- Tốn kém chi phí thuê phương tiện do sắp xếp đồ đạc bị sai vị trí.
- Mất nhiều thời gian di dời do thiếu đồ dùng hỗ trợ, phương tiện, nhân công.
- Mất thời gian do không có quy trình hoạt động rõ ràng.
- Mất thời gian di chuyển, tốn kém chi phí đóng phạt do tìm sai tuyến đường.
- Tốn kém chi phí do mức giá cao và có phí dịch vụ phát sinh không cần thiết.
- Khắc phục những hư hỏng trong quá trình vận chuyển do đơn vị không có chính sách hỗ trợ khách hàng.
Hiện nay, LefoMoving là một trong số ít những đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói với mức giá cực tốt cùng nhiều chính sách hỗ trợ, cam kết bồi thường khi thất thoát, hư hỏng đồ đạc.
Không chỉ vậy, làm việc cùng LefoMoving, doanh nghiệp sẽ được làm việc cùng một quy trình chuyên nghiệp và nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên tỉ mỉ, chuyên nghiệp của đơn vị.
Tính đến hiện tại, LefoMoving đang sở hữu bãi xe phủ sóng ở nhiều khu vực trên địa bàn cả nước. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm được chi phí vận chuyển văn phòng.
Cách khắc phục khó khăn cho doanh nghiệp khi vận chuyển văn phòng
Để những khó khăn trên không xảy ra khi vận chuyển văn phòng, doanh nghiệp cần làm gì?
- Lên trước kế hoạch di dời.
- Dự trù kinh phí và số lượng nhân công.
- Tìm hiểu các tuyến đường di chuyển.
- Tìm hiểu cách đóng gói, sắp xếp và phân loại đồ đạc.
- Tìm hiểu thông tin của các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp.
Tốt hơn hết, doanh nghiệp nên tham khảo qua kinh nghiệm chuyển văn phòng trước khi di dời để tránh gặp phải những khó khăn kể trên.
Lời kết
Những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình vận chuyển vận chuyển có thể mang đến nhiều trục trặc trong việc di dời văn phòng của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ về quy trình chuyển văn phòng. Cùng với đó, hãy liên hệ hợp tác cùng những đơn vị uy tín, chuyên nghiệp như LefoMoving để quá trình vận chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn.
